Евгений Панасенко - Логистика. Персонал, технологии, практика
Утвержденные планы поставок передаются начальникам ОП, ОПр и техническому директору в электронном виде в течение одного рабочего дня с даты утверждения.
3.1.15. Начальник ОП предоставляет согласованный план транспортного обеспечения поставок на утверждение Генеральному директору в срок до. Проекты планов предоставляются в бумажной копии с дубликатом в электронной форме.
3.2. Принятие решения о заказе товара (управление заказами).
3.2.1. Действие выполняет начальник ОЗ на основании:
– утвержденных планов поставок;
– информации о фактическом наличии товара на КС и ЦС на момент заказа;
– анализа продаж товаров за истекший квартал (месяц) или установленный период.
Расчет необходимого объема заказа изложен в методике по п.1.3.1.
3.2.2. Начальник ОЗ организует выполнение следующих действий:
– производит запросы поставщикам по ценам, возможностям и срокам поставки товара в необходимом количестве (согласование проформы заказа);
– согласует изменение цен по сравнению с базовыми – с __________;
– согласует изменения ассортимента и сроков поставки товара (по сравнению с полученным проектом проформы) – с ___________;
– форматирует заказы по ВГХ в соответствии с нормой отгрузки;
– определяет наличие товара на КС и соответствие его количества норме отгрузке;
– направляет поставщику согласованную проформу для принятии ее в производство;
– вносит в мониторинг выполнения планов поставок фактические параметры заказа.
3.2.3. Результатом действий начальника ОЗ является:
– график поставок на плановый месяц.
График готовится в электронном виде не позднее ______числа месяца, предшествующего плановому периоду.
Форма графика поставок приведена в приложении 6.
График поставок отправляется начальником ОЗ:
– финансовому директору – для уточнения платежного календаря и обоснования корректировок бюджета закупок на предстоящий месяц;
Примечание: корректировка бюджета закупок в сторону увеличения допускается только после утверждения Генеральным директором.
– начальнику ОП – для подготовки графика транспортного обеспечения поставок на текущий месяц;
– техническому директору – для подготовки к таможенному оформлению поступающих грузов.
Регламент выполнения операции – до числа месяца, предшествующего планируемому.
3.3. Управление логистикой поставок.
3.3.1. Действия выполняет специалист ОЗ на основании:
– графика поставок СТ;
– графика поставок ОТ;
– графика поставок сырья и материалов;
– графика транспортного обеспечения поставок.
3.3.2. Специалист ОЗ производит следующие действия:
– заранее, в срок не менее чем за _____дня до планируемой даты по соответствующему графику, уточняет у поставщика степень готовности товара к отгрузке;
– в случае отклонений от графиков поставок, направляет оповещения об изменениях начальников ОЗ и ОП в электронном виде или по телефону. Получает указания по дальнейшим действиям;
– еженедельно направляет начальнику склада график прибытия грузов на предстоящую неделю с указанием вида товара, количества позиций и объема поставки. В случае текущих отклонений от данного графика незамедлительно информирует об этом начальника склада;
– запрашивает у начальника склада информацию о прибытии груза на участок приемки склада и плановое время на его разгрузку, приемку по количеству, качеству и оприходование по базе данных;
– заполняет мониторинг исполнения плана и графика поставок – ежедневно.
Форма мониторинга исполнения графика поставок – см. приложение 7.
4. Отчетность.
4.1.Начальник ОЗ предоставляет Генеральному директору следующую отчетность:
– отчет о выполнении плана поставок – ежемесячно, до _____ числа месяца, следующего за отчетным.
Содержание отчета – анализ отклонений плана продаж (план-факт по ассортименту и количеству по наименованиям товара); анализ отклонений по планам поставок (план-факт по ассортименту и количеству по наименованиям товара); анализ состояния ТЗ по сегментам и суммарно; прогноз и предложения на предстоящий период;
– отчет о выполнении графика поставок – ежемесячно, до _____ числа месяца, следующего за отчетным.
Содержание отчета – анализ отклонений план-факт по поставщикам. Предложения по корректировке страхового ТЗ на предстоящий период.
4.2. Начальник ОП предоставляет генеральному директору отчет о выполнении графика транспортного обеспечения с указанием причин отклонений от плановых показателей.
Срок предоставления – до ____числа месяца, следующе го за отчетным.
4.3. Технический директор предоставляет Генеральному директору мониторинг нарушений требований к таможенной обработке грузов с указанием причин и предложениями по их устранению.
Срок предоставления – до числа месяца, следующего за отчетным.
5. Контроль и ответственность за организацию испол нения плана и графика поставок.
5.1. Контроль за выполнением требований данной процедуры возлагается на ____________.
5.2. Контроль исполнения плана и графика поставок производится по форме, приведенной в приложении 6.
5.3. Внесение данных в мониторинги производится исполнителем-получателем информации. Временные критерии исполнения требований процедуры в мониторинг вносятся по факту получения информации в электронном виде.
5.4. Ответственность за отклонения от регламента, установленного в разделе 3, предусматривается в виде индивидуальных мотивационных показателей для менеджеров и специалистов, применяемых по итогам отчетного периода.
6. Приложения, формы.
Приложение 1. Форма плана по продажам (отгрузкам).
Приложение 2. Форма файла "Характеристики товара".
Приложение 3. Форма файла "Характеристики сырья и материалов".
Приложение 4. Форма плана поставок сырья и материалов.
Приложение 5. Форма плана поставок товаров.
Приложение 6. Форма графика поставок.
Приложение 7. Форма мониторинга исполнения плана и графика поставок.
Приложение 8. Схема бизнес-процесса управления поставками.
Приложение 6
ЗАКЛЮЧЕНИЕ ПО ПРЕТЕНЗИИ
Приложение 7
Мониторинг претензий клиентов
Приложение 8
Показатели и нормативы качества работы центрального склада
Приложение 9
ИНСТРУКЦИЯ ДЛЯ ЧЛЕНОВ СЧЕТНЫХ ГРУПП
