Джуди Джеймс - Как находить два лишних часа каждый день
• Вы должны быть уверены, что письмо адресовано тому, кому следует.
• Вы должны быть уверены, что письмо не вызовет у получателя нежелательную реакцию.
• Не рассылайте копии письма большему количеству людей, чем нужно, просто потому, что это легко можно сделать.
• Если вы получили и отправили одному человеку больше трех-четырех писем, то вам уже самое время встретиться лично. Электронная почта не дает возможности общаться при помощи голоса и языка телодвижений. Она мало чем сможет оказаться полезной в случае, если вы хотите изменить стиль общения.
Вот вопросы, которые вы обязательно должны себе задать перед тем, как отправить сообщение:
• Проверил ли я орфографию?
• Подобает ли ситуации тон моего письма?
• Не придется ли мне пожалеть о том, что я его отправил?
• Кто прочитает его?
• Достаточно ли оно информативно?
• Не слишком ли длинным получилось название темы?
• Не примет ли получатель мое письмо за спам, прочтя его тему? Ведь в таком случае он может никогда не прочитать его содержание.
Запомните:
• Электронная почта предназначена для отправки и получения данных. Она не может заменить живое общение.
• Разберитесь с аббревиатурами, встретившимися вам во время работы в Интернете. Если вы не будете знать, что они означают, ваша работа может пропасть даром.
• В вашем письме должно быть не более трех абзацев.
• Получив письмо, спросите себя, когда его можно или нужно было отправить: срочно? Позже? Никогда? А теперь представьте себе, что тот же вопрос будут задавать себе получатели ваших писем.
• Получив несрочное сообщение, на которое вы не собираетесь отвечать немедленно, пошлите уведомление о том, что вы его получили.
Коммуникация: советы• Деловые письма должны быть написаны ясно и лаконично, на простом и понятном языке.
• Прежде чем начнете писать письмо, продумайте его план.
• Держите у себя на столе орфографический словарь. Компьютерные программы проверки орфографии могут вас подвести.
• Не употребляйте расхожих фраз. Они мало что говорят, но очень раздражают.
• Употребляйте активный, а не пассивный залог. Это заинтересует вашего собеседника и поможет ему лучше понять, что вы хотите сказать. К примеру, вместо «Было принято решение последовать первоначальному плану» употребите «Мы решили последовать первоначальному плану».
• Сначала слушайте.
• Потом думайте.
• И только потом говорите.
• «Озаглавливайте» свои сообщения, чтобы предупредить людей, о чем они, прежде чем они смогут услышать или прочитать их. Например: «Алан, по поводу совещания в пятницу, посвященного обсуждению конференции по экологии».
• Говорите на языке других людей. Обратите внимание на их походку, стиль и излюбленные выражения. Какой тип мышления у них лучше развит: логический или эмоциональный? Что они предпочитают: скорость или обстоятельность? Как они воспринимают мир: чувственно, зрительно или логически? Что для них важнее: факты или их собственные переживания? Чтобы лучше понять других людей, попробуйте скопировать их стиль общения.
• Прежде чем начете говорить, выдержите паузу. Вы уверены, что ваши слова имеют вес и структуру?
• Не болтайте попусту.
• Чтобы придать вес своим словам, используйте паузы.
• Чтобы создать дружескую атмосферу, выразите уважение к точке зрения своего собеседника.
• Если вы с чем-то не согласны, не говорите то, что может оскорбить собеседника. Выдвигая свои контраргументы, будьте предельно конкретны. Ссора может разгореться, если вы будете:
подозревать своего собеседника во лжи,
рассуждать стереотипно,
решать за других,
предполагать, что скажут другие,
использовать эмоционально окрашенную лексику,
разговаривать в покровительственном тоне,
оспаривать чужую веру и ценности.
Вот какими способами можно разрядить накаляющуюся обстановку:
• Расскажите собеседнику о том, что вы чувствуете, но не выражайте своих эмоций.
• Избавьтесь от того, что мешает вам услышать, а значит, понять друг друга:
языковые барьеры (в том числе и вызванные акцентом),
неблагоприятная обстановка (слишком жаркое помещение и так далее),
психологические барьеры (слушающий нервничает или испытывает стресс и так далее),
содержание (слушающему ваш рассказ неинтересен; он его уже слышал; рассказ слишком противоречив и так далее),
физиологические барьеры (усталость, проблемы со слухом, голод и так далее).
Глава двенадцатая
Лидерство и менеджмент
«У лидера не бывает рабочего времени».
Кардинал Джеймс Гиббонс
Согласно опросу, проведенному популярным британским вебсайтом по трудоустройству «Оффис Энжелс» («Офисные ангелы»), служащие утверждают, что в период летних отпусков, когда разъезжаются начальники, коллеги и клиенты, и количество «отвлекающих раздражителей» сокращается втрое, людям удается работать гораздо продуктивнее. Итак, чем же занимаются служащие в отсутствие начальства?
• Девяносто шесть процентов служащих тратит на обед целый час, заявляя, что это придает им бодрость и нацеливает на продуктивную работу в течение второй половины дня.
• Тридцать пять процентов — читают газеты и журналы после трех часов дня.
• Сорок четыре процента — разговаривают сами с собой.
• Четыре процента — спят на рабочем месте.
Советы
• Научитесь быть лидером и организатором.
• Поймите, что настоящий лидер это тот, кто правильно организует время своих подчиненных. Именно вы должны научить их работать быстро и рационально.
• Обучайте, поручайте, мотивируйте и уполномочивайте.
• Будьте коммуникабельны. Помните, что другим также необходимо знать и понимать то, что происходит в вашем офисе.
• Организуйте работу своего коллектива самым современным образом.
Если вы лидер или менеджер или стремитесь стать тем или другим, вы должны помнить, что живете в век информации. Для корпоративного выживания необходима скорость, а ей, в свою очередь, требуются способность к быстрой мобилизации и переменам. Из всех служащих компании именно менеджер должен уметь работать и думать быстро. Быстро — значит все быстрее и быстрее. Чтобы создать и поддерживать хорошую репутацию, компания должна быть готова к:
1. Внутренней коммуникации,
2. Внешней коммуникации,
3. Выполнению просьб и оправданию ожиданий клиентов,
4. Фактору «удовлетворения» клиента,
