Л. Дорофеева - Менеджмент: конспект лекций
Чтобы процесс изменений был успешным, ему должны предшествовать и сопутствовать определенные действия, мероприятия по организационному развитию. К наиболее распространенным мероприятиям по ОР относятся:
1) диагностика – систематический сбор информации о состоянии организации при помощи интервью, анкетирования, совещаний, наблюдений, работы с документами организации. На основе этой информации разрабатываются планы будущих изменений, обновления организации;
2) обучение и повышение квалификации. Эти процессы касаются как профессиональных навыков, умений, так и навыков социального взаимодействия. Крупные организации осуществляют непрерывный процесс обучения персонала, чтобы подготовить его к возможным переменам;
3) создание команд и специальных групп, которые способствуют активному взаимодействию, сотрудничеству и сплоченности ее членов и повышению эффективности организации в целом. Создание команд совершенствует навыки коммуникаций, группового принятия решений и разрешения конфликтных ситуаций;
4) межгрупповое взаимодействие. Речь идет о неформальных встречах и семинарах по эффективному взаимодействию групп и отделов, призванных выполнять совместные рабочие задания. Акцент делается на умении разрешать конфликты, улучшать координацию и совершенствовать методы совместной деятельности;
5) меры по изменению организационной и производственной структуры. Они направлены на повышение гибкости, адаптивности организации и на рационализацию операций и процедур;
6) консультирование. Консультанты по ОР призваны оказать помощь руководству компании в осознании особенностей человеческих взаимоотношений внутри организации и управления ими, оценивать их с позиций культурных ценностей, лидерства, коммуникаций, внутригруппового и межгруппового сотрудничества.
ЛЕКЦИЯ № 14. Самоменеджмент
1. Необходимость, природа и преимущества самоменеджмента
Менеджер в своей повседневной работе много сил и времени тратит на выполнение рутинных обязанностей: участие в совещаниях, инструктаж подчиненных, подготовка и чтение отчетов, ответы на телефонные звонки, просмотр электронной почты и текущей корреспонденции, контроль и оценка результатов работы подчиненных и т. д. Эти дела, многие из которых не были заранее запланированы, заполняют рабочий день, и управляющему приходится только реагировать на них, а не опережать события. В таких условиях высока вероятность возникновения ошибок: неправильно выбираются приоритеты, второстепенные дела не делегируются, происходит ориентация на процесс деятельности, а не на результат.
Ко всем текущим, рутинным обязанностям руководителя можно применить рациональные процедуры, отработанные и испытанные методы, позволяющие устранить причины непроизводительного расхода времени, и помочь руководителю быстрее и с меньшими затратами достичь целей компании.
Самоменеджмент – это применение рациональных процедур, эффективных методов работы в повседневной, текущей деятельности, чтобы оптимально использовать свое время. Основная цель самоменеджмента – максимально реализовать свои возможности как на работе, так и в личной жизни, преодолевая неблагоприятные обстоятельства и сознательно управляя своей жизнью.
Самоменеджмент позволяет добиться следующих преимуществ:
1) выполнения работы с меньшими затратами времени и усилий;
2) лучшей организации труда и более высоких результатов;
3) меньшей спешки и стресса;
4) большей удовлетворенности от выполненной работы;
5) большей мотивации труда руководителя и работников;
6) меньшей загруженности работой;
7) роста квалификации руководителя и персонала;
8) достижения профессиональных и личных целей кратчайшим путем.
Начинать самоменеджмент необходимо с анализа практикуемого стиля работы, с инвентаризации своего времени. Она проводится за несколько рабочих дней (обычно за неделю) с целью определения причин возникающих дефицитов времени.
На первом этапе составляется инвентарная опись всех видов деятельности, в которых участвует руководитель:
1) анализ видов деятельности и расхода времени;
2) листок «дневных помех», перерывов в работе.
Второй этап – анализ инвентарной описи времени с позиций сильных и слабых сторон руководителя. Для этого необходимо проанализировать выполненную в течение недели работу по следующим критериям:
А – была ли работа необходима? (да; нет. Ответ «нет» занести также в графы «Б» и «В»).
Б – были ли оправданы затраты времени? (да; нет). В – был ли сознательно определен временной интервал для выполнения работы? (да; нет).
Дальше необходимо подсчитать:
1) общую продолжительность работы соответствующего дня (ОПД);
2) продолжительность работ, по которым руководитель дал ответ «нет» (ПА, ПБ, ПВ);
3) соотношения:
а) ПА / ОПД х 100 %;
б) ПБ / ОПД х 100 %;
в) ПВ / ОПД х 100 %.
Если окажется, что более чем на 10 % деятельность руководителя была необязательной, то это значит, что у руководителя имеются проблемы с делегированием дел и с установлением приоритетов.
Если более чем в 10 % случаев расход времени был слишком велик, то руководитель должен проанализировать причины этого перерасхода (может быть, слабая самодисциплина, нерациональные технические приемы и т. д.)
Если более чем в10 % случаев момент исполнения работы был определен спонтанно, то у руководителя проблемы с планированием рабочего времени (составление планов дня, подготовка к работе и т. д.).
Третий этап – обработка данных таблицы «Листок дневных помех» с целью выявления их причин.
2. Симптомы и причины нерациональной организации труда руководителей
Определите пять основных причин временных потерь, которые повторяются. Отметим наиболее существенные «поглотители» времени:
1) нечеткая постановка цели;
2) отсутствие приоритетов в делах;
3) попытка слишком много сделать за один раз;
4) плохое планирование трудового дня;
5) личная неорганизованность, «заваленный» письменный стол;
6) недостаток мотивации (индифферентное отношение к работе);
7) отрывающие от дел телефонные звонки;
8) незапланированные посетители;
9) неполная, запоздалая информация;
10) неспособность сказать «нет»;
11) отсутствие самодисциплины;
12) затяжные заседания;
13) спешка, нетерпение;
14) отсутствие связи (коммуникации) или плохая обратная связь;
15) болтовня на частные темы;
16) неумение делегировать дела и т. д.
3. Инструменты самоменеджмента: «кривая жизни», временной ряд для ранжирования жизненных целей, анализ своих сильных и слабых сторон, установление приоритетов с помощью анализа АБВ и принципа Эйзенхауэра
