Владислав Гагарский - Хватит платить за все! Снижение издержек в компании
Резюме
Общий алгоритм сокращения издержек в компании представляет собой такую последовательность работ:
1) постановка (уточнение) целей и задач проекта;
2) диагностика издержек и определение перспективных направлений их снижения;
3) диагностика деятельности (бизнес-процессы, потери, организационная структура, персонал);
4) анализ деятельности по перспективным направлениям снижения издержек;
5) формирование программы мероприятий по снижению издержек;
6) внедрение (реализация) программы мероприятий по снижению издержек;
7) оценка результатов внедрения и/или корректировка программы.
Программа мероприятий оформляется в виде таблицы, включающей следующие данные:
• краткое наименование мероприятия;
• краткое описание (суть) мероприятия;
• вид мероприятия (беззатратный, малозатратный, высокозатратный);
• срок реализации;
• экономический эффект (экономия ресурсов в течение периода, обычно в течение года);
• затраты на реализацию.
Таблицу с программой мероприятий следует дополнить пояснительной запиской, в которой по каждому мероприятию должны быть обоснованы экономический эффект (экономия ресурсов) и затраты, а также описан порядок действий по реализации мероприятия. Последнее является хорошим заделом по формированию плана проекта по сокращению издержек.
С одной стороны, на проект сокращения издержек влияют силы, направленные на его осуществление, а именно:
• объективная ситуация на рынке (кризис, конкурентная борьба и т. п.), прямо вызывающая необходимость сокращения издержек;
• желание собственника и/или руководства сократить издержки;
• влияние технологического прогресса (появление новых малозатратных технологий).
С другой стороны, есть силы, которые оказывают сопротивление данному проекту, а именно:
• личные интересы сотрудников, направленные на сохранение прежних доходов и влияния;
• недоверие (неполное доверие) со стороны сотрудников;
• различия в оценке текущей ситуации у инициаторов проекта и у рядовых сотрудников.
Приложения
Приложение I. Распределение бюджетов по уровням ответственности (к главе 1)
Приложение II. Пример карты процессов (к главе 3)
Приложение III. Обзор нотаций моделирования бизнес-процессов (к главе 3)
Стандарты графического описания бизнес-процессов (БП)
В настоящее время широко используются и очень популярны несколько стандартов описания бизнес-процессов:
• семейство стандартов IDEF (в частности, IDEFo, DFD, IDEF3);
• семейство стандартов ARIS (в частности, нотация eEPC);
• семейство стандартов UML (Usecase diagram, activity diagram);
• кроссфункциональная нотация.
Каждое из этих семейств стандартов представляет собой определенную методологию и реализовано рядом программных продуктов (CASE-средств). Наиболее популярное программное обеспечение (ПО), реализующее ту или иную методологию, представлено в табл. III.1.
Таблица III.1Разумеется, в таблице представлены далеко не все программные продукты, которые реализуют ту или иную нотацию описания. На самом деле их значительно больше. Также нотации описания бизнес-процессов заложены в функциональные возможности программ семейства «1С: Предприятия 8».
Семейство стандартов IDEF
Стандарт моделирования бизнес-процессов IDEFo был принят в качестве такового в 1981 г. Исторически он возник из стандарта SADT (Structured Analysis and Design Teqnique), активно применявшегося с конца 1960-х гг., в частности Министерством обороны США. IDEF является аббревиатурой от ICAM DEFinition. ICAM – Integrated Computer Aided Manufacturing.
Семейство стандартов IDEF включает в себя ряд графических нотаций, которые могут быть использованы для моделирования БП:
• IDEFo – стандарт описания бизнес-процессов;
• DFD – диаграмма потока данных (DataFlow Diagram);
• IDEF3 – стандарт моделирования потока работ (workflow).
Более подробное описание данных нотаций моделирования приведено далее.
Семейство стандартов ARIS
ARIS расшифровывается как Arhitecture of Integrated Information Systems – архитектура интегрированных информационных систем. В методологию ARIS входит пять типов представлений моделей:
• организационные модели, описывающие иерархическую структуру системы: иерархию организационных подразделений, должностей, полномочий конкретных лиц и т. д.;
• функциональные модели, описывающие функции (процессы, операции), выполняемые в организации;
• информационные модели (модели данных), отражающие структуру информации, необходимой для реализации всей совокупности функций системы;
• модели процессов/управления, представляющие комплексный взгляд на реализацию деловых процессов в рамках системы и объединяющие вместе другие модели;
• модели входов и выходов, описывающие потоки материальных и нематериальных входов и выходов процедур, включая, в частности, потоки денежных средств.
В каждом из этих типов моделей есть ряд нотаций, отличающихся методами моделирования, и число этих нотаций довольно велико. В частности, ARIS Toolset поддерживает ряд нотаций языка моделирования UML – Unified Modeling Language.
Число поддерживаемых ARIS нотаций довольно велико, и описывать каждую из них нецелесообразно. Имеет смысл дать основы нотации eEPC как наиболее, на наш взгляд, применимой для моделирования бизнес-процессов.
Нотация ARIS eEPC расшифровывается следующим образом: Extended Event Driven Process Chain – расширенная нотация описания цепочки процесса, управляемого событиями. Нотация разработана специалистами компании IDS Scheer AG (Германия), в частности профессором Шеером. В табл. III.2 приводятся основные используемые в рамках нотации графические объекты.
Таблица III.2В таблице указаны лишь основные виды пиктограмм, применяемые в данной нотации. Использование большего числа элементов допустимо, но делает модель плохо читаемой.
На рис. III.1 представлена простейшая модель eEPC, описывающая фрагмент бизнес-процесса предприятия.
Рис. III.1
На рис. III.1 видно, что связи между объектами имеют определенный смысл и отражают последовательность выполнения функций в рамках процесса. Стрелка, соединяющая Событие 1 и Функцию 1, «активирует» или инициирует выполнение Функции 1. Функция 1 «создает» Событие 2, за которым следует символ логического «И», «запускающий» выполнение Функций 2 и 3. Нотация eEPC построена на определенных семантических правилах описания:
