Новые принципы делового общения. Как сфокусироваться на главном в эпоху коммуникативной перегрузки - Ньюпорт Кэл

Если вы начнете общаться с помощью карточек, то сможете работать спокойнее и меньше напрягаться. Отпадет необходимость сражаться с вечно переполненным почтовым ящиком — а это существенное преимущество.

Джим Бенсон много думал о том, как оптимизировать работу в интеллектуальной сфере. Его консалтинговая фирма Modus Cooperandi специализируется на разработке уникальных процедур, позволяющих белым воротничкам более плодотворно трудиться вместе. Раньше Бенсон работал в сфере разработки программного обеспечения, и он хорошо знаком с техниками гибкого управления. Вероятно, поэтому он часто использует доски задач в своей работе. На сайте компании Modus Cooperandi вы увидите фотографии, где яркие самоклеящиеся листочки распределены по сложной системе из колонок [137].

Но если говорить о личной продуктивности, Джим Бенсон стал известен благодаря тоненькой книжечке, которую самостоятельно опубликовал в 2011 году. Она называется Personal Kanban («Персональный Канбан») и предлагает соблазнительную перспективу: вы можете использовать техники гибкого управления, которые помогают командам сотрудников реализовывать сложные проекты, чтобы разобраться с запутанным клубком обязанностей в своей индивидуальной профессиональной жизни.

Идеи, которые легли в основу книги, достаточно просты. И Бенсон кратко описал их в пятиминутном видео, которое разместил на сайте книги [138]. Автор стоит рядом с большим блокнотом, размещенным на мольберте. Центр листа он заполняет разноцветными самоклеящимися бумажками. Они представляют собой наши собственные ожидания, а также ожидания родственников, друзей, коллег и начальников. «Все эти задачи слипаются в один ком в нашем сознании, и каждый раз, когда мы думаем, за что взяться, то отрываем кусочек от этого кома», — объясняет Джим. Для этого нам надо продраться через это нагромождение задач и тщательно их проанализировать, чтобы решить, что делать дальше. «Задачка не из приятных», — подводит итог Бенсон.

Персональный Kanban предлагает решение: структурировать этот набор информации с помощью личной доски задач. Бенсон считает, что следует сделать три колонки. Первая называется «Возможности». В нее с помощью самоклеящихся листочков вы заносите информацию о своих обязанностях. На каждом листочке содержится информация только об одной задаче. «И вот кошмарный массив работы превращается в приятную на вид упорядоченную структуру». Вторая колонка называется «В процессе». Туда вы перемещаете листочки, отражающие задачи, над которыми вы начали работать. Ключевой момент, связанный с этой колонкой (и это секретный ингредиент системы Kanban в целом), — вы можете трудиться над строго определенным количеством задач одновременно. Если говорить языком этой системы, это «ограничение количества незавершенных работ». В своем видео Бенсон говорит, что нужно работать не более чем над тремя задачами одновременно. Как он объясняет, если вы вместо этого решите взяться за дюжину разных поручений сразу, то все закончится «полным беспорядком». Он убедительно доказывает, что не стоит хвататься за все одновременно: полностью посвятите внимание двум-трем вещам и беритесь за новую задачу, лишь закончив предыдущую.

И вот мы логично подошли к колонке «Сделано». Когда работа выполнена, листочек перемещается туда. Теоретически эта колонка вообще не нужна, но Бенсон предполагает, что психологический подъем, который испытывает человек, перемещая листочек из колонки «В процессе» в колонку «Сделано», становится мощным стимулирующим фактором. За годы, прошедшие после публикации Бенсоном своей книги, эта система приобрела толпы поклонников. На YouTube можно найти множество непрофессиональных видео, где фанаты рассказывают о том, как предложенный Бенсоном подход повлиял на их личную продуктивность. Если вы полагаете, что все эти многочисленные поклонники Бенсона придерживались предложенного им шаблона с тремя колонками, то вы почти ничего не знаете о сообществе личной продуктивности. Посмотрев видео фанатов, вы обнаружите множество намного более сложных вариантов, разработанных с учетом персональных потребностей.

Один из авторов таких видео заменил колонку «В процессе» на колонку «Готово», разделенную еще на три колонки: «Холодно», «Тепло» и «Горячо», расширив таким образом диапазон статусов незавершенных задач [139]. В видеоролике профессора, который преподает управление логистическими цепочками, предстает настолько сложно оформленная доска задач, что, похоже, нужно получить диплом по этой специальности, чтобы хотя бы понять, о чем речь. Профессор разделил колонку «Варианты» на разноцветные ряды, которые он называет «потоками создания ценностей». Каждый ряд посвящен конкретному виду задач, и в него наклеиваются листочки того же цвета. Эти ряды далее тоже делятся на колонки. Одна из колонок — своеобразный «резервуар» для задач, которые профессор не сможет выполнить в текущем семестре. В другой колонке — сведения о работе, которую он надеется выполнить. В каждом ряду есть «зона ожидания», когда нельзя перемещать в следующую колонку новую задачу из этой же категории. Затем из зон ожидания задачи попадают в небольшое количество ячеек под названием «В работе». Общее количество задач — не более трех. В колонке «В работе» профессор сделал точно такие же разноцветные ряды, как и в колонке «Варианты». Таким образом, взглянув на эту доску, преподаватель понимает, как он управляет своим временем [140].

Популярность персональных досок Kanban среди любителей продуктивного труда подчеркивает еще один момент, который важен для тех, кто хочет избавиться от гиперактивного коллективного разума. Доска задач — это невероятно эффективное средство не только для координации работы разных команд, но и для структурирования труда отдельных сотрудников, даже тех, кто не получил диплом по специальности «Управление логистическими цепочками».

Я уже говорил о том, что и сам использовал эту идею, будучи профессором. Заведуя аспирантурой факультета информатики в Джорджтауне, я организовывал свою работу с помощью досок Trello. Моя таблица напоминала стандартный шаблон Бенсона с колонками «В работе» и «Сделано». Как и многие поклонники персональных Kanban-систем, я создал собственные колонки для тех задач, которые хочу выполнить, но в настоящий момент активно ими не занимаюсь (далее я расскажу об этом подробнее). Каждый понедельник я изучал информацию на доске, перемещал карточки и решал, над чем буду работать на этой неделе. В последующие дни я часто сверялся с доской, чтобы понять, чем заняться в то время, которое я отводил для выполнения обязанностей заведующего аспирантурой. Как только поступали новые запросы — в форме электронных писем, телефонных звонков или, как это часто бывает, вопросов проходивших мимо моего кабинета студентов, — я сразу же записывал информацию на карточки и размещал на доске, чтобы заняться этими моментами позже.

Без доски задач в своей университетской работе я зависел бы от коммуникации в стиле гиперактивного коллективного разума. В результате я увяз бы в вялотекущей переписке со множеством людей — изо дня в день. Я стал бы типичной жертвой гиперактивного коллективного разума: тем, кто не расстается с ноутбуком ни на одном совещании и не выпускает из рук телефон, идя по кампусу и стараясь сделать тысячу дел одновременно. Другими словами, без этой системы моя работа превратилась бы в сущий ад. С помощью доски задач мне удалось существенно сократить потребление ресурсов. Информация о предстоящей работе размещается на доске, структурируется, и я методично выполняю задачи в специально отведенное для этого время. Именно поэтому, как вы, наверное, догадались, я стал ярым сторонником использования досок задач не только для организации работы команды, но и для упорядочивания профессиональной жизни отдельно взятых сотрудников, занимающихся умственным трудом.