Стэнли Портни - Управление проектами для "чайников"
• очень заинтересован в успехе вашего проекта;
• желает, чтобы его имя было связано с этим проектом.
Часто распорядители выступают и в роли соисполнителей. Если упомянутый заместитель президента компании распорядился финансировать проект из бюджета отдела сбыта, то он еще и соисполнитель.
Когда привлекать их к проекту
Напоминаю пять стадий выполнения проекта, которые были подробно описаны в главе 5.
• Замысел.
• Разработка.
• Начало.
• Исполнение.
• Завершение.
Теперь следует составить план привлечения лиц аудитории проекта по стадиям и группам.
Привлечение распорядителейОни входят в аудиторию проекта с самого начала до полного завершения.
• Замысел. Сильное привлечение. Постарайтесь обсудить со всеми распорядителями задачи, которые они ставят перед проектом, и возможности их реализации. Если в дальнейшем обнаружатся другие распорядители, проинформируйте их о причинах возникновения проекта и узнайте, каких результатов ожидают они.
• Разработка. Умеренное и сильное привлечение. Еще раз уточните, насколько проект соответствует их замыслам. Перед началом работ обязательно добейтесь утверждения.
• Начало. Умеренное привлечение. Представьте их участникам проекта. Личный рассказ распорядителей о целях проекта повысит его значимость в глазах исполнителей. К тому же после общения с исполнителями они будут чувствовать большую уверенность в успехе.
• Исполнение. Умеренное привлечение. Информируйте о прогрессе и достигнутых в ходе выполнения работ результатах для поддержания интереса к проекту.
• Завершение. Сильное привлечение. Выясните, как они оценивают результаты и полноту выполнения поставленных задач. Примите во внимание замечания и рекомендации.
Привлечение соисполнителейКак и распорядители, они участвуют в проекте от начала до конца.
• Замысел. Умеренное привлечение. По возможности дайте понять основным соисполнителям, что проект реализуем. Если они появятся позже, то расскажите, что именно позволило сделать вывод о реализуемости проекта.
• Разработка. Значительное участие. Поскольку выполнять работы проекта или обеспечивать материалами будут соисполнители, то от них требуется максимальное участие в определении методов и графиков работ, необходимых затрат. Требуйте формального подтверждения обязательств по достигнутым соглашениям.
• Начало. Значительное участие. Ознакомьте всех соисполнителей с планом намеченных работ и методами взаимодействия.
• Исполнение. Значительное участие. Это их основная работа по определению. Организуйте взаимный обмен информацией о ходе работ, достигнутых результатах и затруднениях. Разрешайте вместе возникшие проблемы.
• Завершение. Значительное участие. Объявите соисполнителям об окончании работ проекта и дайте оценку его результатам в целом и работе каждого в частности. Выслушайте их замечания и предложения на будущее.
Привлечение наблюдателейПривлекайте их по вашему выбору. Уровень их участия на всех стадиях проекта незначительный.
• Замысел. Проинформируйте о существовании и назначении проекта.
• Разработка. Сообщите о планируемых результатах и сроках выполнения.
• Начало. Сообщите о начале работ и сроках достижения промежуточных и конечного этапов.
• Исполнение. Информируйте о достижении поставленных задач.
• Завершение. Сообщите о полученных результатах и итогах.
Методы привлечения представителей аудитории
Нужно найти возможность постоянно поддерживать интерес к своему проекту как у распорядителей и соисполнителей, так и у наблюдателей. Вот некоторые методы.
• Личные беседы. Формальное и неформальное обсуждение вопросов проекта вдвоем, втроем. Некоторые темы требуют конфиденциальности.
• Совещания. Проводятся как в составе всего коллектива, так и отдельных групп для переназначений, мозгового штурма, обсуждений или просто объявлений.
• Переписка. Записки, заметки, письма (обычные и электронные). Она предназначена для распространения важной информации и служит в некотором роде документированием неформальных обсуждений.
• Письменная документация. Формальные письменные соглашения о планируемых результатах, выделении ресурсов, различных технических вопросах.
Советы по привлечению аудитории
То, как вы это сделаете, будет одним из факторов эффективности их вклада в проект.
• Привлекайте людей к проекту на этапе планирования, чтобы они смогли провести необходимую подготовку, зарезервировать время и ресурсы и высказать свои соображения. Даже те, кто вам в дальнейшем не понадобятся, могут поделиться своим ценным опытом.
• Обсудите в юридическом, отделе все соответствующие вопросы. Скажем, планируя возможную покупку оборудования, вы опасаетесь недобросовестных поставщиков, которые после подписания контракта могут затянуть сроки поставки.
Не забывайте:
• при разработке плана советоваться с каждым ключевым лицом аудитории проекта. Обязательно выясните все взаимные вопросы в доступной для всех форме;
• выяснять, какие интересы видит в проекте каждый представитель аудитории. Каждому из них будет приятно услышать о их реализации в ходе и по завершении проекта (об этом подробнее в главе 12).
Как привлечь Влиятельных людей
Полномочия — это право принимать решения, которые другие будут воплощать в жизнь. Ошибочно воспринятое мнение участника как полномочное указание ведет к потере сил, средств и разладу в работе.
При подборе участников проекта следует четко знать их полномочия, чтобы на ответственные позиции привлечь соответствующих лиц.
Однажды мой клиент участвовал в продолжительном заседании по поводу выбора цвета офиса. Присутствовавшие в полном составе участники ремонтных работ после интенсивных дебатов единогласно выбрали светло-серый.
Через неделю работник службы материального обеспечения сообщил, что босс забраковал этот вариант как дорогостоящий и дал указание найти другой. Заседавшие неделю назад потеряли время, потому что не пригласили достаточно полномочного человека. Им следовало:
