Софья Тимофеева - Детский клуб. Совершенствуем систему управления
Работник: _________________/_______________/
Приложение 2
Пример должностной инструкции администратора детского клуба
УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор
ООО «Детский клуб»
______________/____________/
Должностная инструкция администратора
ООО «Детский клуб»
1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
Настоящая должностная инструкция определяет должностные обязанности, права и ответственность администратора.
Администратор назначается на должность и освобождается от должности в установленном действующим трудовым законодательством порядке приказом генерального директора ООО «Детский клуб» (далее – директор клуба).
Администратор должен знать:
✓ виды оказываемых услуг;
✓ правила внутреннего трудового распорядка;
✓ правила и нормы охраны труда.
Администратор подчиняется непосредственно директору клуба/управляющему клубом.
2. ДОЛЖНОСТНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ
Администратор обязан:
соблюдать условия Трудового договора, Правила внутреннего трудового распорядка, Положение об охране конфиденциальности информации;
исполнять должностные обязанности по охране труда и обеспечению безопасности детей;
разделять интересы детского клуба;
нести полную материальную ответственность за вверенные денежные средства;
строго соблюдать кассовую дисциплину;
приходить на рабочее место своевременно до начала смены и быть полностью готовым к встрече детей;
проверять готовность центра к новому рабочему дню. Обо всех выявленных недостатках сообщать директору клуба;
не приходить на работу в нездоровом состоянии, предупреждая о своей болезни заранее;
на работе всегда носить бедж с именем и должностью;
приходить на работу в аккуратной, чистой одежде, предпочтительно делового стиля, не слишком открывающей части тела, с прической или аккуратно убранными волосами, не пользоваться парфюмерией с резким или сильным запахом;
прилагать усилия к эффективному и культурному обслуживанию посетителей, создавать для них комфортные условия;
встречать с улыбкой детей, клиентов, посетителей и сотрудников центра. Использовать в разговоре дружелюбную интонацию, говорить четко и внятно;
приветствовать входящего в центр в течение 20 секунд после его прихода;
не принимать расслабленные позы, не опираться на мебель и оборудование, не держать руки в замке, в карманах, скрещенными на груди в присутствии клиента и тем более при общении с ним;
не ставить детям какие-либо клинические или медико-педагогические диагнозы;
не вести личную беседу при клиентах и посетителях;
всегда благодарить за звонок и приглашать собеседника посетить детский клуб;
консультировать посетителей по вопросам, касающимся оказываемых услуг;
хорошо ориентироваться в структуре, содержании и графике проведения занятий клуба. При изменении графика доводить новый график до сведения работников;
принимать меры по предотвращению и разрешению конфликтных ситуаций;
рассматривать претензии, связанные с неудовлетворительным обслуживанием посетителей, и докладывать о них руководителю. Вести журнал посещаемости детского клуба;
не рекомендовать специалистов, не работающих в детском клубе;
следить за днями рождения детей, поздравлять их с праздником в клубе или отправлять поздравительное сообщение. Отвечать за вручение подарка. Ненавязчиво предлагать родителям провести день рождения ребенка в клубе;
информировать руководство об имеющихся недостатках в обслуживании посетителей, принимаемых мерах по их ликвидации;
осуществлять выдачу информационных и рекламных материалов (визитки, буклеты, флажки, расписание и т. д.) посетителям;
обеспечивать контроль за сохранностью материальных ценностей;
обеспечивать выдачу материальных ценностей сотрудникам клуба и контроль за рациональным расходованием материалов и средств;
вести учет в рамках своей компетенции и представлять директору информацию в соответствии с установленными формами отчетности;
принимать звонки и вести их учет. Предупреждать телефонным звонком клиентов, записавшихся на пробное занятие;
в случае отмены занятий по какой-либо причине осуществлять корректировку расписания, немедленно предупреждая об этом руководителя и не менее чем за два часа до занятия – родителей;
осуществлять контроль за состоянием рекламы внутри помещения и на здании;
обеспечивать чистоту и порядок в помещении (при необходимости вытирать пол, стены, сиденье унитаза и т. д.) и на прилегающей к нему или зданию территории;
обеспечивать надлежащее содержание и эксплуатацию помещений в соответствии с правилами и нормами производственной санитарии и противопожарной защиты;
следить за хранением и наличием медикаментов в аптечке. При необходимости покупать лекарственные средства, согласовав перечень с директором клуба. Нести ответственность за отсутствие необходимых лекарственных средств и за сроки их годности;
проводить опрос родителей о состоянии здоровья детей, составляя списки детей-аллергиков, и доводить эту информацию до сведения сотрудников, которые работают с детьми;
участвовать в подготовке и проведении праздников;
не обсуждать детей и их семьи, не поддерживать подобные разговоры с нянями и водителями, доставляющими детей на занятия в клуб;
не разглашать размеры заработной платы и другие сведения, составляющие коммерческую тайну. Обсуждать вопрос заработной платы только с руководством компании;
способствовать поддержанию доброжелательных отношений между коллегами;
присутствовать на общих собраниях. Отсутствие разрешается только по уважительной причине и по предварительному согласованию с директором;
принимать участие в корпоративных тренингах и семинарах, днях открытых дверей, корпоративных праздниках и прочих запланированных мероприятиях, которые проходят в нерабочее время. Совместно с коллегами участвовать в подготовке мероприятий;
подготавливать офис к закрытию (отключать освещение и оргтехнику, активизировать системы охранной сигнализации и пр.);
составлять список и информировать руководство о днях рождения сотрудников;
в случае обращения представителей любой конкурирующей организации или государственных органов по каким бы то ни было вопросам проводить посетителей к директору клуба, не вступая с ними в разговор. На все вопросы следует отвечать: «Этот вопрос находится в компетенции директора клуба».
Должностные обязанности администратора определены на основе и в объеме квалификационной характеристики по должности администратора и могут быть дополнены и уточнены исходя из конкретных обстоятельств.
