Джуди Джеймс - Как находить два лишних часа каждый день
• Может ли собрание быть проведено посредством видеоконференции?
Как организовывать мероприятия: советыЧтобы организовать мероприятие, вам потребуется сохранять ясность мысли даже в критических ситуациях. Вот советы, которые помогут вам в этом.
Как подготовить место проведения мероприятия
• Убедитесь, что вы достаточно хорошо понимаете, с какой целью проводится мероприятие, и вкратце объясните эту цель своей команде.
• Когда вы будете осматривать предполагаемое место проведения мероприятия, пообщайтесь с его персоналом. Сотрудники, принимающие заказы, всегда дружелюбны и готовы помочь, однако не стоит думать, что такими же окажутся те, кто будет обслуживать ваше мероприятие.
• Убедитесь, что автостоянка сможет вместить достаточное количество автомобилей.
• Не просто заказывайте оборудование (например, столовые приборы, мебель и так далее), а попросите позволить вам осмотреть его. Гостиницы печально известны тем, что предлагают старое, сломанное оборудование, которое смотрится просто ужасно.
• Убедитесь в том, что в помещении имеется достаточное количество туалетов и они содержатся в чистоте.
• Осмотрите общие помещения, например холл. Можно ли будет их украсить?
• Смогут ли ваши гости найти дорогу из холла к тому помещению, в котором проходит мероприятие, с помощью бросающихся в глаза указателей?
• Хорошо ли работает система отопления/кондиционер? Не просто убедитесь, что работа этих систем вас удовлетворяет в настоящий момент, но и подумайте о том, насколько она будет удовлетворять вас в день проведения мероприятия. Возможно, что сейчас февраль, а вы заказываете помещение для конференции, которая будет проходить в июле.
• Попросите, чтобы в договоре была оговорена возможность отмены заказа.
• Обратите внимание на высоту потолков и освещение. Свет должен быть мягким и не слишком ярким. У некоторых людей низкие потолки вызывают клаустрофобию.
Как спланировать детали
• Используйте ежедневник. Оптимальным вариантом являются различные компьютерные программы для планирования, например предлагаемые компанией «Майкрософт».
• Вступите в Ассоциацию организаторов выставок.
• С самого начала ведите журнал, куда вносите имена всех людей, с которыми вы контактировали, их адреса и номера телефонов. Записывайте их все в одну тетрадь, в том числе и те, которые, как вам кажется, уже никогда вам больше не понадобятся. Всегда носите эту тетрадь с собой. Перепишите туда все номера телефонов из своей директории. Пусть этот журнал станет вашей настольной книгой.
• Назначьте ответственного за мелкие подготовительные дела, вроде рассылки по факсу схем проезда и уточнения времени. Снабдите его ответами на все обычные в таких ситуациях вопросы: какое будет меню, можно ли привести с собой гостей, как добраться до места проведения конференции, в котором часу она закончится, можно ли будет уйти оттуда раньше, будут ли напечатаны тексты докладов, можно ли будет не прийти на нее и так далее. Доверьте этому человеку выполнение всей подобной работы, иначе вам придется постоянно отвлекаться на нее.
• Бюджет. Этот вопрос встает особенно остро в ситуациях, когда времени до проведения мероприятия остается совсем мало. Когда вы и без того испытываете стресс от организации мероприятия, становится почти невозможно следить за состоянием кассы, квитанциями и мелкими расходами. Лучше поручите подобные дела кому-нибудь другому, имеющему опыт ведения финансовых операций и способному обращать внимание на мелочи, быть аккуратным и хладнокровным. Если этот человек еще и умеет торговаться, он для вас настоящая находка. Тем не менее следите за тем, чтобы он постоянно поддерживал с вами контакт. Обсуждайте с ним состояние вашего бюджета.
• Прежде чем приступите к организации мероприятия, составьте список расходов: сколько вам придется потратить на страховку, оборудование, гонорары докладчикам, аренду помещения и так далее.
• Не забудьте о налогах. Они могут весьма значительно сказаться на вашем бюджете.
• Планируя будущие расходы, учитывайте инфляцию.
• Убедитесь, что в приглашении указана вся необходимая информация. Одна компания, организующая конференцию, забыла указать в приглашении время ее начала, и была вынуждена потратить еще три недели на то, чтобы обзвонить всех приглашенных.
Как успешно провести само мероприятие
• Подготовьте все необходимое на случай непредвиденных ситуаций, в том числе запасные маркеры, степлер, ручки, чистые аудиокассеты, дополнительные экземпляры тезисов докладов и так далее.
• Пусть в вашем офисе присутствует кто-нибудь на протяжении всей конференции, чтобы люди могли позвонить туда в любой момент и получить ответы на возникшие вопросы.
• Храните письма с приглашениями в отдельных конвертах. Не разбрасывайте их на своем столе, это выглядит неопрятно. Кроме того, гости будут отвлекаться на то, чтобы постараться разглядеть, кто еще приглашен на конференцию.
• Организуйте приход гостей так, чтобы они заходили в переднюю дверь. Люди почему-то всегда заходят в заднюю дверь, а опоздавшие затем на цыпочках крадутся вперед через весь зал.
• Во время конференции люди обычно заказывают напитки и закуски. Чтобы это не подкосило ваш бюджет, договоритесь с администрацией гостиницы, чтобы она принимала заказы только от одного, назначенного вами человека.
• Всегда следуйте намеченному плану мероприятия. Это одно из главных правил проведения любой конференции или выставки.
• В течение всего года обращайте внимание на то, какие места показались вам подходящими для проведения конференций и почему. Запомните их.
Глава девятая
Обустройство своего рабочего места и командировки
«Сначала думай, а только потом действуй».
«Офисные ангелы» [1]
• Приберитесь на своем рабочем месте.
• Будьте последовательны в своем стремлении к чистоте. Убравшись однажды, поддерживайте чистоту постоянно.
• Будьте аккуратны, даже если вы находитесь в пути. Усвойте привычку умываться и убираться в дороге.
• Следите за тем, чтобы на вашем рабочем столе не находилось никаких бумаг, кроме тех, над которыми вы в данный момент работаете.
• Следите за порядком в своей директории на компьютере.
• Ваш письменный стол должен быть удобным для работы.
Итак, приступим к уборке. Вы знали, что вам рано иди поздно придется взяться за нее, и вы знаете, что в ваших же интересах ее провести. Вы похожи на Гомера Симпсона из мультфильма, когда, окруженные мусором, заявляете: «Ну и что, что мой стол превратился в свалку, зато я легко могу найти на нем все что угодно» или «У меня нет времени на уборку». В обоих случаях мне за вас просто стыдно. Если на вашем столе беспорядок, ваше присутствие меня оскорбляет. Все в офисе должно доставлять эстетическое наслаждение и радовать глаз. Вид неубранного стола может на целые недели отбить всякое желание работать.
