Дуглас Миллер - Великолепная команда. Что нужно знать, делать и говорить для создания великолепной команды
Разнообразные рабочие собрания
Поддержание интереса к совещаниям, которые еженедельно проводятся в команде, и сохранение их новизны – одна из главных проблем, с которой рано или поздно сталкивается любой коллектив.
Мы предлагаем вашему вниманию несколько советов, которые помогут вам и вашей команде вдохнуть вторую жизнь в рабочие собрания.
Летучки
Собиралась ли когда-нибудь ваша команда на летучку, когда хотела обсудить какую-то определенную проблему? Случалось ли так, что за десять-пятнадцать минут она успевала переработать имеющуюся информацию, сформулировать проблему и быстро ее решить?
Как это обычно происходит? Сначала все собираются в комнате для совещаний с кружками кофе (даже если недавно они уже выпили три чашки, а сейчас только полдесятого утра). Потом поудобнее устраиваются в своих креслах. Затем рассказывают друг другу, чем они занимались прошлым вечером. И наконец, приходит несколько «заблудших овец», которые нашли-таки комнату для совещаний. В результате десятиминутная летучка растягивается на час, если не больше.
ВЕЛИКОЛЕПНОЕ СРЕДСТВО, ЭКОНОМЯЩЕЕ ВРЕМЯ
Вот несколько идей того, как сэкономить время на совещании.
• Запретите кофе (никаких кофейных аппаратов в комнате для совещаний).
• Вынесите из комнаты для совещаний все стулья. Люди обычно не любят стоять больше десяти минут (только если с бокалом алкогольного напитка в руке) – собрание, скорее всего, будет недолгим и оживленным.
• Вам нужен стол? Если он служит только в качестве подставки для чашки кофе, избавьтесь и от него!
• Начинайте совещание вовремя даже в неполном составе. Опоздавшие вскоре исправятся, если вы будете выходить из комнаты в тот момент, когда они будут туда входить.
Визуальный стимул
Вы когда-нибудь присутствовали на презентации, проводимой на рабочем собрании, в которой выступающий слово в слово читает слова из слайдов, и вы вслед за ним? Возможно, вы тратите больше времени на подготовку таких слайдов, чем на отработку того, что и как вы будете говорить. Помните, что приложение «Power Point» разработано для того, чтобы лучше воспринимать звуковую информацию, но отнюдь не визуальную, то есть аудитория, присутствующая на совещании, слушает выступающего и одновременно читает слайды на экране (получается что-то вроде караоке). Неправильное использование слайдов – одна из главных причин неудачного совещания. Мы предлагаем вам несколько советов, которые позволят избежать подобной ошибки.
ВЕЛИКОЛЕПНЫЕ СОВЕТЫ
• Лучше всего люди воспринимают информацию, когда воздействуют на их «VHF» канал, состоящий из трех компонентов – «Визуальный» («Visual»), «Звуковой» («Hearing»), «Эмоциональный» («Feeling»). Это же утверждение относится и к процессу запоминания. Если ваши совещания не отставляют ни единого следа в памяти, они просто бессмысленны.
• Обсудите с коллегами, можно ли обойтись без презентаций, и подумайте о более действенном способе передачи информации.
• Включите свое воображение для того, чтобы разнообразить визуальные стимулы и сделать собрание по-настоящему запоминающимся (активно используйте плакаты, ставьте на столы питьевую воду разных цветов, когда обсуждаете разные пункты повестки дня).
• Если в своем выступлении вы используете таблицы или чертежи с большим количеством цифр или диаграмм, повесьте их на стену.
• Сделайте так, чтобы коллеги могли вставать и свободно передвигаться по комнате, – это улучшает циркуляцию крови и кислорода в организме.
• Почему бы в слайдах не использовать только картинки (и таким образом делать их более наглядными) или стараться писать не больше пяти слов? К чему все эти логотипы, рамки, дурацкие звуковые эффекты, схемы и тому подобное? Выкиньте их из своего выступления. Безликие «Power Point» презентации только высасывают из команды энергию.
• Используйте музыку, чтобы создать хорошее настроение.
Получайте удовольствие от совещания
Итак, вы съели датские булочки, два французских рогалика, примерно полдюжины леденцов и несколько мятных конфет. И все это ради того, чтобы освежить дыхание после выпитого кофе. Сперва вы чувствуете прилив сил, который дал вам сахар, а через какое-то время – стремительный упадок энергии. И вам приходится выпивать двойной эспрессо, чтобы пробудиться. Так повторяется изо дня в день и происходит почти со всеми членами команды.
Вот некоторые советы, которые исправят эту ситуацию.
ВЕЛИКОЛЕПНЫЕ СОВЕТЫ
• Ешьте как можно меньше. Переваривание пищи отнимает энергию, которая необходима для того, чтобы думать.
• Если вы все-таки хотите есть – исключите из своего рациона тяжелую и сладкую пищу. Распланируйте кофе-брейки – тогда такие короткие перерывы в работе будут действительно эффективными и позволят сотрудникам передохнуть.
• На тот случай, если совещание продлится больше получаса, на столе всегда должна стоять питьевая вода.
Перерыв в работе
Эти ужасные слова: «У нас сегодня много дел, поэтому работаем без перерывов» – всегда звучат как гром среди ясного неба. Многим сложно концентрироваться на работе, выполнять ее в том же темпе и сидеть в одном и том же положении более сорока пяти минут. Да и мочевой пузырь у нас не похож на футбольный мяч – он намного меньше.
ВЕЛИКОЛЕПНЫЙ СОВЕТ
«Как следует и как не следует поступать»
• Каждые сорок-пятьдесят минут берите перерыв на пять-семь минут и всегда придерживайтесь этого графика. Единицы способны концентрироваться на выполняемой работе больше часа.
• Не используйте перерывы для того, чтобы проверить почту, позвонить по телефону и так далее. Все равно за такой короткий промежуток времени вы ничего не успеете сделать как следует, так зачем же начинать?
• Введите в курс дела человека со стороны (или члена команды, который не будет присутствовать на собрании), попросите его подменить вас на какое-то время или привести с собой помощников, если понадобится.
• Для того чтобы оживить команду и поддерживать ее в тонусе, используйте энерджайзеры или, другими словами, активизаторы (многие из них вы можете найти на сайте www.businessballs.com).
• Не проводите утомительные трехчасовые совещания, если в этом нет необходимости. Не превращайте их в привычку.
• Не отказывайтесь от идей, которые на первый взгляд кажутся абсолютно идиотскими. Подобные идеи помогут вашей команде стать активнее. К примеру, в некоторых американских компаниях принято устраивать физкультминутки, которые снимают напряжение и усталость и поддерживают команду в рабочем тонусе. Не смейтесь! Почему бы вам не применить наш совет на практике?
