Ольга Красова - Управленческий учет в США
Наиболее важным и ответственным этапом учетного процесса в международной практике является трансформация данных неоткорректированного пробного баланса. Она характерна для активов, пассивов и капитала, когда хозяйственные операции вызывают их изменения в течение более одного отчетного периода. Эти записи охватывают балансовые и временные счета.
Балансовыми (реальными, постоянными) являются счета, сальдо которых относится только к текущему отчетному периоду и представлено в бухгалтерском балансе. Они связаны с основным балансовым уравнением, согласно которому активы компании равны сумме ее обязательств и капитала владельцев. К ним относятся задолженность работникам компании, векселя, подлежащие оплате, задолженность по лизинговым платежам, уставный фонд, привилегированные акции, обыкновенные акции и др.
Временные (номинальные) счета характеризуются тем, что ведутся по каждому виду доходов и расходов. Они открываются в каждом отчетном периоде, и по его окончании их сальдо включается в Отчет о прибылях и убытках. Таким образом, временные счета используются для учета изменений данных постоянных счетов по операциям коммерческого характера, а по окончании месяца их сальдо списывается на постоянные счета. В следующем отчетном периоде номинальные счета открывают заново, и начального сальдо они не имеют. К ним относят доходы от производственной деятельности, доходы от розничных продаж, доходы от экспортных операций, издержки по доставке, издержки по упаковке, расходы по хранению и др.
Оценочные корректировки делаются в том случае, когда сумма доходов или расходов, которые должны быть отнесены на данный отчетный период, не может быть точно определена. Классическими примерами таких оценочных корректировок являются начисление износа основных средств, начисление амортизации нематериальных активов и начисление резерва по сомнительным долгам. В этих случаях дебетуется счет расходов, а кредитуется контрактивный счет (счет, корректирующий активный).
Например, начисление износа основных средств (на соответствующую расчетную величину) оформляется проводкой:
Д Расходы на износ основных средств.
К Накопленный износ.
Корректирующие проводки записываются (последним числом отчетного периода) в Журнал операций и переносятся в Главную книгу, после чего составляется скорректированный Пробный Баланс. На основании скорректированного пробного баланса составляются баланс и отчет о прибылях и убытках. Они могут быть составлены с помощью так называемого Рабочего листа (Work Sheet). В этом случае к скорректированному пробному балансу добавляются две колонки: баланс (дебет и кредит) и отчет о прибылях и убытках (дебет и кредит), и в эти колонки разносится информация из колонки «Скорректированный пробный баланс» (балансовые счета – в колонку баланса, счета доходов и расходов – в отчет о прибылях и убытках). Разница между колонками дебет и кредит в отчете о прибылях и убытках составляет чистую прибыль. На эту же величину не должны сходиться колонки дебет и кредит баланса. Это финальная проверка правильности составления финансовых отчетов.
Так называемый рабочий лист (worksheet) является вспомогательным средством при подготовке отчетности и не входит в перечень документов, обязательных для представления внешним пользователям в соответствии с СААР. Компании имеют право использовать или не использовать его. Согласно СААР формальные корректировочные записи должны быть занесены не только в рабочий лист, но и в соответствующие журналы и счета. Однако при аудиторской проверке данные рабочего листа служат в качестве дополнительного доказательства правильности ведения бухгалтерского учета в компании.
Рабочий лист представляет собой состоящую из нескольких колонок таблицу-пустографку, включающую колонки дебета и кредита для неоткорректированного пробного баланса, корректировочных журнальных записей, скорректированного пробного баланса, а также подготавливаемых на их основе конечных отчетов: отчета о прибылях и убытках, отчета о нераспределенной прибыли и балансового отчета.
Название и сальдо счета переносятся из главной книги в рабочий лист для последующей обработки. Последняя может проводиться как в ручном, так и в автоматическом режиме на компьютере. Для этого используется программное обеспечение типа «электронная таблица» (spreadsheet), например программа Excel или специализированные бухгалтерские программы.
Скорректированный пробный баланс является результатом проводки по счетам обычных и корректировочных журнальных записей. Он используется для сверки равенства дебетов и кредитов после внесения AJEs. Данный баланс включает балансы всех счетов, которые указываются в финансовой отчетности компании, за исключением нераспределенной прибыли. По сравнению с неоткорректированным, скорректированный баланс может включать некоторые новые счета и не включать старые, закрытые корректировочными записями.
Финансовая отчетность выступает в качестве основного итога учетного цикла, поскольку именно на ее основе принимаются решения относительно данной компании внешние пользователи (инвесторы, кредиторы и т. д.). В принципе такие отчеты могут быть подготовлены за любой период, однако наиболее распространенными являются месячные, квартальные и годовые отчеты.
Основой подготовки отчета о прибылях и убытках, отчета нераспределенной прибыли и балансового отчета служит непосредственно скорректированный пробный баланс. При этом в первую очередь составляется отчет о прибылях и убытках, поскольку для вычисления нераспределенной прибыли надо сначала знать чистую прибыль. Окончательный баланс нераспределенной прибыли вычисляется непосредственно на основе отчета о ней, а не скорректированного пробного баланса.
Балансы временных счетов переносятся в отчет о прибылях и убытках, а постоянных – в балансовый отчет.
Кроме корректирующих записей в конце отчетного периода (года) должны быть сделаны закрывающие записи, или проводки (closing entries), которые закрывают (обнуляют) счета доходов и расходов. Поскольку счета доходов и расходов являются временными, т. е. ведутся только в течение отчетного периода, то в конце отчетного периода они должны быть закрыты (приведены к нулю). Напомним, что по определению доходы и расходы являются изменением собственного капитала, поэтому они в конечном итоге должны быть закрыты на счета собственного капитала. Процесс закрытия счетов необходим для подготовки временных счетов к следующему периоду.
Процедуру закрытия счетов доходов и расходов на собственный капитал можно разбить на два этапа.
