Майкл Армстронг - Практика управления человеческими ресурсами
СИСТЕМЫ КОММУНИКАЦИЙ
Системы коммуникаций можно разделить на системы, использующие Интернет, печатное слово, например журналы, корпоративные газеты, бюллетени и доски для объявлений, и способы устной передачи информации, такие как совещания, инструктивные группы и публичные выступления. Задача должна состоять в целесообразном использовании ряда каналов, гарантирующих, что сообщение дошло до адресата.
КОММУНИКАЦИИ ЧЕРЕЗ ИНТРАНЕТ
Для передачи информации организации все больше и больше опираются на локальную электронную почту (внутренние сети), особенно если все или большинство работников имеют доступ к компьютеру. Преимущество коммуникаций с помощью интранета состоит в том, что сообщения можно быстро передать широкой аудитории. Интранет можно использовать и в двусторонних коммуникациях – работников можно попросить ответить на вопросы или участвовать в исследовании.
ЖУРНАЛЫ
Глянцевые журналы и корпоративные газеты – верный способ информирования работников о компании, они часто используются и в целях связи с общественностью. В них можно разъяснять и превозносить достижения компании и способствовать таким образом повышению отождествления и даже привязанности работников. Если работников поощряют вносить свой вклад (хотя это трудно), журнал может стать им ближе. Самая большая опасность для таких журналов – превратиться в инструмент связей с общественностью, которые, по мнению сотрудников, имеют мало отношения к их повседневным делам.
КОРПОРАТИВНЫЕ ГАЗЕТЫ
Корпоративные газеты, как правило, выходят чаще, чем глянцевые корпоративные журналы, а их содержание больше адресовано непосредственным заботам работников. Чтобы они были действенными, в них следует помещать статьи, направленные на разъяснение того, что руководство планирует сделать и каким образом это скажется на каждом работнике. Чтобы завладеть вниманием читателей, в них можно включать живо написанный, «человеческий» материал о том, что делают работники. Колонка писем может дать сотрудникам возможность высказать свою точку зрения, а руководству – ответить на вопросы, но не стоит пытаться подвергать письма цензуре (кроме крайне оскорбительных) или критиковать их в ответ. Анонимные письма следует публиковать, если автор сообщает свое имя редактору.
Ключевым фактором успеха газеты или любой формы корпоративного журнала является редактор, он должен знать компанию и ее работников, быть открытым и беспристрастным, чтобы ему могли доверять. Профессиональный взгляд наверняка желателен, но не является главным, поскольку редактор может довольно хорошо писать, а при подготовке газеты обращаться за помощью к специалисту. Часто полезно иметь редакционный совет, состоящий из представителей руководства и работников, который дает советы и помогает редактору.
Организации нередко издают газету в дополнение к корпоративному журналу, рассматривая последний главным образом как инструмент связи с общественностью, а на газету опираются как на основное средство коммуникации с работниками.
БЮЛЛЕТЕНИ
Бюллетени можно использовать для передачи работникам срочной информации, которая не может ждать следующего номера газеты; либо они могут заменять официальные издания, если компания считает, что расходы на такие публикации неоправданны. Бюллетени приносят пользу только в том случае, если они быстро распространяются и попадают ко всем заинтересованным работникам. Их можно просто вывесить на доску объявлений или, что более эффективно, раздать отдельным работникам и использовать как отправную точку совещания, если они содержат достаточно интересную информацию, стоящую того, чтобы ее обсуждать при личных встречах.
ДОСКИ ОБЪЯВЛЕНИЙ
Доски объявлений являются очевидным средством коммуникации, но зачастую используются неправильно. Самая большая опасность – допустить, чтобы доска была завалена неинтересным или устаревшим материалом. Необходимо контролировать то, что попадает на доску, и назначить ответственного, который будет снимать устаревший или несанкционированный материал.
Объявления могут быть более выразительными, если информационный центр организован в столовой или каком-нибудь другом удобном месте, где информацию можно представить более привлекательным образом, чем на обычной доске объявлений.
ВОВЛЕЧЕНИЕ РАБОТНИКОВ
Вовлечение работников такими средствами, как консультативные комитеты, предоставляет канал для двусторонних коммуникаций. Однако они не всегда бывают эффективными либо потому, что их инициативу перехватили профсоюзные комитеты по вопросам переговоров, либо в связи с тем, что их работа слишком формализованна и ограниченна и они не способны решать реальные вопросы. Информацию, полученную на заседаниях комитета, необходимо распространять среди работников, но полагаться в этом на членов комитета нельзя. Протоколы заседания можно вывешивать на досках объявлений, но их редко читают из-за того, что протоколы содержат слишком много лишней информации.
DVD
Специально сделанные DVD могут быть оправдывающим затраты средством передачи работникам сообщений (например, от главы компании) или информации о работе предприятия. Однако работники могут считать подобные сообщения слишком обезличенными или шаблонными, чтобы иметь какое-нибудь реальное значение.
СОВЕЩАНИЯ В ГРУППАХ
Теория совещаний в группах (ранее называемых инструктивными группами), которая была впервые разработана Промышленным обществом, представляет собой механизм, преодолевающий ограничения совместных консультативных комитетов путем привлечения всех работников организации, уровень за уровнем, к участию в личных встречах с целью представить, получить и обсудить информацию. Совещания в группах стремятся преодолеть расхождения, несоответствия нерегулярных совещаний, вводя в систему некоторый регламент.
Совещания в группах должны действовать следующим образом:
1. Организация совещаний:
♦ охватывают все уровни организации;
♦ имеют как можно меньше ступеней между верхним и низовым уровнями;
♦ включают от 4 до 18 человек в каждой группе;
♦ проводятся непосредственным руководителем каждой группы на своем уровне (руководитель должен быть надлежащим образом подготовлен и проинструктирован).
2. Темы:
♦ политика – разъяснения новой политики или изменений существующей;
♦ планы – как они влияют на организацию в целом и на конкретную группу;
