Джулия Моргенстерн - Тайм-менеджмент. Искусство планирования и управления своим временем и своей жизнью
Гэйл столкнулась с временной проблемой упадка сил: она только что пережила тяжелый разрыв с мужем и каждое утро чувствовала вялость и апатию. Она решила, что лучший способ справиться с этим временным состоянием депрессии – ходить по утрам в бассейн. Плавание, будучи занятием, позволявшим ей сосредоточиться на себе и регулярно получать достаточную физическую нагрузку, оказывало на Гэйл одновременно расслабляющее и тонизирующее воздействие, давая ей заряд энергии на весь день. Она привыкла не планировать никаких общественных мероприятий, ничего, что требовало умственного напряжения, вплоть до полудня.
У каждого из нас бывали периоды, когда наши силы и энергия были неустойчивыми и колебались в широких пределах по той или иной причине. В главе 11 “Гармонизация” вы научитесь так изменять ваш план распределения времени, чтобы приспособиться к этим ситуациям. Ваш план всегда должен отражать ваши текущие интересы, потребности и цели.
После того как вы составили свой план распределения времени, вы, по всей видимости, захотите знать то же, что всегда хотят знать в этот момент мои клиенты: “Теперь я знаю, что в это субботнее утро у меня есть время для личных дел. Какие же дела мне запланировать?” Или: “Я зарезервировал вечернее время для семьи. Что именно я собираюсь делать?”
Вот здесь как раз и пригодится ваша привычка составлять списки дел. В настоящий момент все, что вы сделали, – это, например, установили для себя свободное личное время в субботу утром. В третьей части этой книги мы выясним, как составлять списки дел и как справляться с их выполнением. Прежде чем мы перейдем к следующему этапу, вам нужно выбрать себе инструмент для планирования времени, который поможет вам отслеживать весь ход вашей жизни и деятельности и выполнение конкретных задач.
Удачно составленный план распределения времени: список контрольных вопросов
Вносите изменения в план распределения времени до тех пор, пока не сможете ответить утвердительно на все вопросы, перечисленные ниже.
• Мой план распределения времени отражает мои стратегические цели.
• Мой план распределения времени включает в себя время для всех видов деятельности, которыми я хочу заниматься.
• Мой план распределения времени составлен таким образом, что я могу сосредоточиться на выбранной задаче (в период времени, отведенный для семьи, я могу сосредоточиться на семье; в период времени, отведенный для конкретной работы, я могу сосредоточиться на этой работе).
• Я занимаюсь каждым видом деятельности в подходящий для меня период времени.
• Следуя своему плану распределения времени, я чувствую равновесие и гармонию в жизни; он придает мне энергию и силы.
6
Выбор инструмента для планирования времени
Для того чтобы отслеживать все те отдельные задачи, которые вы собираетесь выполнить в пределах каждой из зон деятельности, вам нужен подходящий инструмент для планирования и управления временем. Существует множество альтернатив: блокноты, органайзеры, “тайм-менеджеры”, календари, электронные планировщики и записные книжки. Как выбрать то, что подойдет именно вам?
Если в прошлом вы пытались пользоваться одним из таких инструментов для планирования времени, но отказались от него потому, что он не помогал вам, возможно, вы совершили одну из этих трех распространенных ошибок:
1. Вы не подобрали такой инструмент планирования времени, который был бы удобен и подходил лично вам.
2. Вы не потратили достаточно времени на изучение его особенностей и специфических функций и на то, чтобы научиться пользоваться ими.
3. Вы не сделали этот инструмент единственным местом регистрации своих планов, дел и встреч, чтобы полагаться только на него и доверять ему.
Хороший планировщик становится продолжением вас самих, поэтому вы должны выбрать его правильно. Чтобы выбрать инструмент планирования времени, прежде всего, задумайтесь о том, какие его особенности и качества вам бы понравились, посмотрите, что предлагает вам рынок, а затем приобретите что-нибудь из того, что вам понравилось, и попробуйте воспользоваться функциями этого инструмента, чтобы адаптировать его для своих целей.
Независимо от того, какой именно инструмент планирования времени вы выберете, очень важно, чтобы вы следовали правилу “исключительности выбора”: этот инструмент должен стать единственным и постоянным местом, где вы регистрируете все ваши дела, задачи и встречи. У вас одна жизнь – и у вас должен быть один планировщик времени. Когда у вас один планировщик в компьютере, другой – в сумке, а на холодильнике – календарь с заметками и напоминаниями, процесс планирования времени становится громоздким и сбивает вас с толку. Когда вы переносите информацию из одного места в другое, время от времени важные данные неизбежно теряются. Вы должны полагаться на один планировщик и хранить в нем информацию обо всех своих планах, делах и встречах. Поскольку идеального и совершенного инструмента для планирования времени не существует, вы должны выбрать такой планировщик, который подходит вам больше всего.
Есть четыре основных вида планировщиков:
• Настольные и настенные календари
• Специализированные планировщики в форме записной книжки (или на основе взаимозаменяемых бумажных бланков): блокноты, органайзеры, “тайм-менеджеры”
• Компьютерные программы для планирования времени
• Портативные электронные устройства: электронные планировщики, органайзеры и записные книжки.
Чтобы выяснить, которым из них вам стоит воспользоваться, начнем с оценки ваших индивидуальных склонностей и предпочтений.
Зрительно-осязательный тип
Люди, относящиеся к зрительно-осязательному типу, считают наиболее удобными бумажные планировщики. Вот некоторые признаки того, что вы относитесь к зрительно-осязательному типу людей:
• Вам легче всего думать, когда под рукой есть перо и бумага, записывая свои основные мысли.
• Вы легче запоминаете, если излагаете информацию в письменном виде.
• Вам нравится перелистывать страницы записной книжки или блокнота взад-вперед, чтобы увидеть или восстановить последовательность развития событий во времени.
• У вас есть привычка помнить, в каком именно месте страницы вы записали нужные данные. (“Я записывал номер ее телефона справа внизу, на уголке страницы”.)
