Саймон Купер - Школа лидерства. Техники эффективного руководства
Факторы важности
● Последствия – что плохого случится, если задача не будет выполнена?
● Выгоды – какую пользу принесет выполнение задачи?
● Взаимозависимость – насколько сильно зависят люди или задачи от выполнения одного конкретного проекта?
● Показатели производительности – относится ли эта задача к тем, по которым оценивают эффективность команды или отдельного сотрудника?
В конечном счете это суждение основывается на упомянутых факторах и показывает, как важно то или иное задание в сравнении с другими проектами.
Факторы срочности
● Дедлайн – когда задание должно быть выполнено?
● Взаимозависимость – до какой степени другие люди или другие проекты зависят от данной конкретной задачи.
Вопрос срочности главным образом зависит от того, какие сроки завершения задания установлены. Фактор взаимозависимости, однако, нельзя игнорировать. Если единичное задание препятствует выполнению сотрудниками их работы или завершению других проектов в срок, это часто приводит к возрастанию степени срочности данного конкретного задания.
Факторы разрушения
Вы читаете эту главу и думаете о том, как вы будете применять модель расстановки приоритетов на практике? Тогда вашего внимания заслуживает и проблема разрушительных факторов. Есть реальные человеческие факторы, которые нельзя игнорировать, так как они часто будут мешать достижению тех или иных результатов.
Кто
Если главный менеджер просит завершить какой-либо проект немедленно, исполнители, как правило, бросают текущую работу и направляют все свои усилия на завершение срочного проекта. Однако это задание не обязательно является более важным или более срочным, чем то, над которым человек работает в настоящий момент. В идеале старшему менеджеру лучше ориентироваться на суть проекта, чем на именование должности сотрудника. Но мы не живем в идеальном мире, и многие менеджеры будут распределять задачи нецелесообразно. Этот, в чем-то автократичный подход вы должны принять как жизненный факт, который иногда случается. Вы также должны попытаться избежать делегирования собственных полномочий, хотя во время кризиса это будет трудновыполнимо.
Как долго?
Задание может не быть чрезвычайно важным или срочным, тем не менее его выполнение может занимать всего пару минут. Возможно, решение выполнить его немедленно не является неразумным. И наоборот, задание может быть очень важным и срочным, но его выполнение потребует так много времени, что несколько других, очень важных и срочных проектов придется отложить. В этом случае «разрушающим» рабочее время заданием следует грамотно управлять, сочетая его выполнение с решением других задач.
Приятные дела
Может быть, это суть человеческой природы – отдавать приоритет более приятным проектам и в последнюю очередь заниматься менее приятными. С практической точки зрения, этой человеческой слабостью нужно постоянно управлять обоим – и работнику, и руководителю.
Трудности
Так же как выполнение преимущественно приятных заданий деструктивно отражается на профессиональной деятельности в целом, степень сложности задания также влияет на его исполнение. Излишняя сложность задания часто способствует тому, что люди откладывают его «на потом», в то время как более легкие задания получают бульший приоритет, чем должны были.
Было бы наивно полагать, что вы можете исключить эти деструктивные факторы, ведь они являются частью человеческой природы и, следовательно, частью рабочего пространства. Однако вы можете стремиться к управлению этими деструктивными факторами, по возможности минимизируя проявление их разрушительного эффекта.
Обзорная модель
Рис. 8 демонстрирует модель расстановки приоритетов. «Важность» – оценочное измерение, основанное на важности факторов, описанных ранее. Степень «срочности» – это, по существу, временная шкала, на которой обозначено, что задание нужно закончить либо к конкретному сроку, либо ко времени, связанному с выполнением других задач. На каждой оси условно обозначен центр, для того чтобы выбрать язык (А, В, С, Д), с помощью которого мы можем трактовать различные типы задач. Важно не рассматривать отрицательную область каждого центра как «низшую»; имеет значение, скорее, то, какие задачи менее важны или менее срочны, чем те, что находятся в положительной области от каждого центра.
Рис. 8. Модель расстановки приоритетов
На рис. 8 также показаны рабочие процессы, которые постоянны практически для каждого типа работы (и, кстати, для жизни вообще). Некоторые задачи становятся срочными в момент появления в нашем списке, другие проекты при этом переходят в разряд менее срочных или становятся более срочными, если они не закончены. Вот почему некоторые задачи попадают либо в приоритет А или В, тогда как в группе С незавершенные задачи перейдут в группу А, а задачи группы Д, которые не завершены, получат приоритет В. При нормальных обстоятельствах задачи не становятся более или менее важными, они просто становятся более срочными.
Действия
Указанные на схеме потоки рабочих процессов дают начало трем центрам активности.
1. Вам нужно искать способ сократить временные затраты на выполнение задач из сектора А. Работать, испытывая сильный прессинг, в суете, не очень умно, это приводит к ухудшению качества работы и появлению хаотичности в делах.
2. Работать наперед – грамотный подход, это инвестирование времени в задачи, пока они находятся в зоне С, для того, чтобы они, когда временные рамки перенесут их в зону А, уже были закончены или находились в стадии завершения. Как мы можем видеть, великолепный руководитель тратит бульшую часть своего времени, работая в зоне С.
3. Препятствием к инвестированию времени в зоне С может быть недостаток времени. Следовательно, вам необходимо искать возможность сохранить, сэкономить время на задачах в зоне малой важности В и Д. Экономия времени на задачах в зоне Д – чаще всего, вопрос дисциплины, так как они должны быть сделаны в любом случае после задач зоны С. Однако зачастую это наиболее приятные или легкие задачи, таким образом, расходное время может быть лучше потрачено где-то еще. Возможно также, что некоторые из этих заданий могут быть сделаны быстро или делегированы.
Реальный запас времени может быть получен в результате обработки задач В. Чаще всего они представляют собой задачи, возникающие по мере выполнения других проектов, и содержат взаимозависимые факторы (например, иные люди просят поручить им именно такого рода задачи, являющиеся частью основной работы). Существуют следующие возможные стратегии экономии времени.
