Марина Шитова - Кадровая служба предприятия: делопроизводство, документооборот и нормативная база
Если на предприятии существуют должностные инструкции, то в данном разделе формулируются, в первую очередь, функциональные права, а не трудовые, предусмотренные ст. 21 ТК РФ.
«Взаимодействие». В процессе решения задач, поставленных перед структурным подразделением, выполнения возложенных на него функций и реализации, предоставленных ему прав, оно взаимодействует с другими структурными подразделениями организации.
Как правило, связи между структурными подразделениями выражаются в совершении определенных действий, имеющих различные характеристики.
Совместные действия. Например, проект общего локального нормативного акта может разрабатываться совместно несколькими подразделениями (рабочей группой, созданной из работников этих подразделений).
Согласованные действия. В данном случае под согласованностью понимается и одновременное выполнение определенных действий несколькими подразделениями для достижения конечного результата, и поочередное (поэтапное) выполнение действий несколькими подразделениями (сначала одно структурное подразделение совершает действие, затем второе и т. д.).
Встречные действия. Например, хозяйственный отдел предоставляет отделу кадров канцелярские принадлежности, а отдел кадров выполняет встречное действие – представляет в хозяйственный отдел отчет об их использовании.
Односторонние действия. Например, все структурные подразделения организации представляют в финансовый отдел отчеты о расходовании средств, выделенных на содержание подразделения. В этом случае финансовый отдел не обязан совершать встречное действие по тому же вопросу.
Все эти действия отображают существующие связи в организации, как вертикальные, так и горизонтальные.
Более детально совместные и согласованные действия могут регламентироваться в специальных локальных нормативных актах. Например, в приказе руководителя организации о каком-то новом проекте может подробно описываться участие каждого из структурных подразделений в этом проекте. Если совместные действия описываются в этом разделе Положения (а не в «Функциях»), то желательно указать, какой результат должен быть достигнут в результате этой совместной работы, например, появление какого-то конкретного документа (Положение о стимулировании оплаты труда работников производственного подразделения и др.).
В самом Положении о структурном подразделении подробно рассматривается регламентация встречных действий, в первую очередь организация передачи и получения различной информации (управленческих решений и отчетов об их выполнении, статистических и аналитических данных, проектов документов и заключений по ним и т. д.), односторонних действий в адрес функционального структурного подразделения.
Встречные действия обычно описываются по схеме «предоставление – получение» или «передача – получение» информации (устной и документированной) и материальных ценностей. Если такие связи постоянны, то в этом же разделе по каждой связи можно определить периодичность и сроки предоставления и получения сведений, документов или ценностей.
Если разрабатывается Положение о структурной единице, входящей в состав более крупного подразделения, то порядок определения взаимодействия будет еще более сложным за счет того, что необходимо определить несколько уровней горизонтальных и вертикальных связей.
В этом разделе также может быть описан порядок урегулирования разногласий, возникающих между структурными подразделениями.
При разработке раздела «Взаимодействие» необходимо руководствоваться следующими правилами:
• в положении должны быть зафиксированы только постоянные и устойчивые связи между структурными единицами;
• встречные действия структурных единиц должны найти одинаковое отражение в положениях о каждой из этих структурных единиц (аналогично – для структурных подразделений);
• в документе отражаются связи между структурными подразделениями (единицами), а не между отдельными сотрудниками, соответственно, необходимо ориентироваться на контакты руководителей взаимодействующих подразделений. Взаимоотношения конкретных исполнителей обычно находят свое отражение в должностных инструкциях. Хотя, если есть необходимость, можно в данном разделе зафиксировать, например, что работник должен санкционировать свои действия у непосредственного руководителя, согласовывать свои действия с руководителем другого структурного подразделения (непосредственно или через своего руководителя).
Данный раздел может быть оформлен в виде текста или таблицы (матрицы), второй способ более наглядный.
В разделе «Руководство» необходимо рассмотреть следующие положения:
• руководство подразделением.
Может быть определен один руководитель (руководитель подразделения), либо общий руководитель (заместитель руководителя предприятия) и непосредственный (руководитель подразделения). Аналогично оформляется пункт руководства структурной единицей (руководитель службы, руководитель структурной единицы);
• порядок назначения на должность руководителя структурного подразделения и освобождения от этой должности.
Назначение на должность руководителя структурного подразделения и освобождение от этой должности может осуществляться просто приказом руководителя предприятия, либо с предшествующими процедурами представления на должность, избрания по конкурсу, утверждения в должности. Все это находит отражение в Положении о структурном подразделении;
• порядок замещения руководителя структурного подразделения во время его отсутствия.
Если у руководителя один штатный заместитель, то в Положении о структурном подразделении описывается порядок передачи руководства подразделением на случай отсутствия руководителя подразделения в связи с временной нетрудоспособностью, пребыванием в командировке или отпуске, пр. Если заместителей несколько, то описывается схема заместительства с участием всех заместителей;
• права и обязанности руководителя структурного подразделения.
В данном пункте рассматриваются только те обязанности и права руководителя структурного подразделения, которые непосредственно связаны с руководством подразделением. Все иные обязанности и права руководителя подразделения, в том числе и как обычного исполнителя, должны быть вынесены в должностную инструкцию. Если обязанности и права руководителя структурного подразделения подробно описаны в должностной инструкции, то в Положении о структурном подразделении ограничиваются общим описанием функционального статуса и отсылкой к должностной инструкции.
