Кейт Кинан - Эффективное управление
Если вам поручено какое-либо дело, то ответственность за его успех лежит полностью на вас. Если вы не готовы нести ответственность за все, что происходит под вашим руководством, то не имеете права называть себя менеджером.
Всегда нужно учитывать, что дела могут пойти плохо. В то же время, если все будет хорошо, награды и слава будут полностью ваши.
Делаем выводы
Управление можно сравнить с переходом через болото. Вы то неплохо продвигаетесь вперед, то неожиданно оказываетесь в трясине. В этом случае легко впасть в панику и действовать необдуманно. Точно так же легко забыть, что вы попали в это болото потому, что хотели осушить его. Следовательно, осознание того факта, что умение управлять необходимо для того, чтобы достигать результатов, будет залогом вашего успеха.
Спросите себя
Подумайте о делах, которыми вы сейчас занимаетесь, и дайте ответы на следующие вопросы.
▲ Есть ли у вас план работы и четкая цель?
▲ Часто ли вы надеетесь, что все сложится наилучшим образом само собой?
▲ Часто ли вы забываете сообщать людям сведения, которые им необходимо знать?
▲ Часто ли вы отвлекаетесь от более важной работы, отдавая предпочтение более интересной?
▲ Вы склонны не замечать возникшую проблему, занимаясь текущими делами?
▲ Часто ли вы замечаете, что люди нехотя выполняют то, что вы им поручаете?
▲ Склонны ли вы обвинять кого-то или что-то в том, что дела идут плохо?
Если вы ответили утвердительно на все или некоторые из этих вопросов, вам нужно внимательнее отнестись к своим управленческим навыкам.
Все получится, если…
• быть уверенным в необходимости достижения цели;
• определить те сферы деятельности, в которых вам следует быть более организованным;
• быть готовым к планированию;
• охотно нести ответственность за то, что делается под вашим руководством;
• осознавать необходимость эффективного управления.
Функции управления
Руководство любым предприятием, например торговой фирмой, сервисным центром или учреждением, включает в себя набор ключевых функций, выполнение которых необходимо для достижения желаемых результатов. Управление требует умения правильно распределять время, затрачиваемое на выполнение таких функций.
• Планирование – это определение целей, прогнозирование и составление графиков с целью выполнить необходимые действия в необходимом порядке.
• Организация предполагает определение того, что нужно сделать, и назначение ответственных, а также координацию их усилий.
• Руководство – это инструктаж, мотивация и дача указаний.
• Контроль – это наблюдение за делами для уверенности, что все идет по плану.
Управление представляет собой непрерывный процесс; все его составляющие тесно связаны между собой, каждая функция зависит от успешности выполнения других. Все вместе они образуют виток спирали, в которой все постоянно повторяется.
Если вы хотите стать хорошим менеджером, нужно научиться использовать эти функции для достижения своих целей – даже для перехода через болото.
Планирование
Чтобы стать хорошим руководителем, вы должны научиться планировать. Для этого, прежде всего, требуется четко представлять конечную цель. Без стратегического видения вам будет тяжело составить точный план необходимых действий. Намечая пути выполнения плана, вы должны помнить о четырех вещах:
• где вы сейчас находитесь;
• где вы хотите быть;
• как вы туда попадете;
• как вы узнаете, что вы уже там.
Это даст вам возможность планировать свою работу и продвигаться в нужном направлении. Правильное понимание приоритетов позволяет определить, что и в каком порядке должно быть сделано.
При планировании нужно уметь:
• анализировать текущую ситуацию;
• предвидеть, каков будет результат;
• просчитывать способы достижения цели;
• оценивать, насколько вам удалось продвинуться, и приспосабливаться к изменяющейся ситуации.
Таким образом, взвесив все за и против и приняв решение, например, осушить болото, вы увидите мысленным взором на его месте парк отдыха, запланируете наилучший образ действий и разработаете метод контроля над тем, как вы продвигаетесь в нужном направлении.
Организация
Чтобы эффективно воплотить ваш план в жизнь нужно умело организовать свою работу. Это значит – определить круг обязанностей и подобрать ресурсы (как человеческие, так и материальные), необходимые для правильного выполнения нужных заданий.
Организация предполагает тщательное обдумывание и решение таких вопросов:
• какие конкретно действия должны быть выполнены;
• какие материалы требуются на каждом участке;
• кто будет выполнять эти действия.
Для правильной организации работы также нужно уметь:
• мыслить логически;
• распределять ресурсы;
• принимать разумные решения.
Например, чтобы организовать осушение болота нужно откачать воду, выловить всех обитателей и очистить дно от остатков растений. Для этого вам потребуется составить список необходимых инструментов, заказать насосы, веревки, сети, топоры и лопаты. Также вам следует нанять бригаду крепких и смелых работников, которые бы работали сверхурочно, и обеспечить им надлежащее вознаграждение.
Руководство
Для направления какого-либо дела в нужное русло необходимо проводить инструктаж. Людей следует направлять, для того чтобы их действия были эффективными. Поэтому важно убедиться в том, что все участники знают:
• общие цели;
• конкретные задания, которые им придется выполнять;
• выдвигаемые к ним требования.
Знание целей выполнения задания позволяет людям работать более эффективно в соответствии с установленными нормами.
Знание конечной цели позволит им направить инициативу в более конструктивное русло.
Чтобы эффективно руководить, нужно чтобы ваше умение общаться с людьми было так же развито, как и аналитические способности, необходимые для планирования и организации работы. Вы можете без конца заниматься планированием и организацией, но если хоть в чем-то проявите некомпетентность, то добьетесь немногого и вскоре придется все делать самому.
Чтобы руководить другими, нужно уметь:
• вести людей в правильном направлении;
• сообщать им о том, что должно быть сделано;
• настраивать работников на качественную работу.
К примеру, чтобы руководить осушкой болота, нужно стоять на его берегу в кепке с надписью «Boss», держать в руке мегафон и давать четкие и лаконичные указания, что и как делать. А еще время от времени вы должны выкрикивать подбадривающие фразы, чтобы вдохновлять всех на продолжение работы, особенно когда вы заметите, что мусора становится больше, чем работников.
