Софья Тимофеева - Детский клуб. Совершенствуем систему управления
деятельность сотрудников клуба.
Все эти позиции вы должны контролировать ежедневно. Осталось только понять, каким образом.
Руководителей детских клубов можно классифицировать по разным критериям, один из которых – время присутствия в клубе. Есть руководители, которые обязательно приходят на работу каждый день, а есть те, которые бывают в клубе периодически. Самое главное – понять, что, независимо от того, сколько времени вы проводите на территории детского клуба, у вас должны быть заполненные бланки отчетности с информацией о деятельности организации за каждый день. Если вы работаете в клубе администратором или педагогом, то вносите сведения в бланки самостоятельно, так как все происходящее в клубе – перед вами. Если вы не работаете, то бланки заполняет администратор и затем направляет их вам по электронной почте. Необходимо, чтобы отчетность содержала всю информацию по вышеперечисленным пунктам. Иными словами, вы должны четко знать:
сколько сегодня людей поинтересовалось вашим клубом и какими конкретно курсами они интересовались;
возраст детей, занятия для которых интересовали клиентов;
источник рекламы, из которого клиент узнал о вашем клубе;
сколько детей записалось на пробное занятие и на какую дату;
сколько пришло новых детей на пробное занятие и на какие курсы;
сколько человек, дети которых посетили пробное занятие, купили абонемент;
сколько человек, дети которых посетили пробное занятие, не купили абонемент и по какой причине;
сколько человек не пришло на пробное занятие и по какой причине;
сколько человек присутствовало у педагогов на любом курсе сегодняшнего дня;
сколько человек сегодня отсутствовало у педагогов на любом курсе и по каким причинам;
кто оплатил абонементы и на какие курсы;
кто приходил на разовые занятия и на какой курс;
сколько человек написало заявление по отъезду;
кто из педагогов опоздал;
опрятны ли педагоги и каков их внешний вид;
какие документы сегодня поступили в клуб (счета, товарные накладные, письма);
какие сегодня были исходящие документы;
что продали в магазине;
приход денег по кассе;
приход денег по эквайрингу;
расход денег;
остаток в кассе;
какие расходные материалы заканчиваются в клубе и что надо закупить в ближайшее время.
Чтобы упростить отчетность по этим показателям, разработайте бланки в виде таблиц. Например, у нас одна из таблиц электронной отчетности администратора выглядит следующим образом (табл. 3.2).
В книге «Прибыльный детский клуб» я уже говорила о том, что руководитель будет иметь полноценную картину всего происходящего в клубе только в том случае, если он научится правильно систематизировать и анализировать информацию. Как правильно пишут в бизнес-книгах, «все, что вы не замеряете, вы не контролируете».
Вам нужно не просто просматривать отчеты, а научиться ежедневно с ними работать. Располагая статистическими данными о деятельности клуба, вы сможете эффективно руководить бизнес-процессами. Кстати, варианты таблиц для руководителя детского клуба представлены на нашем сайте www.tvoyklub.ru.
В главе 4 «Контроль деятельности детского клуба» подробно описано то, как следует анализировать поступающую информацию. Не все любят работать с цифрами и данными, заполнять таблицы, строить графики, но без этого руководителю, который хочет стать успешным, не обойтись.
организация документооборота в детском клубе
Открывая детский клуб, вы столкнетесь с большим количеством вопросов, которые нужно решать руководителю, и с неменьшим объемом документов, которые нужно систематизировать. Кто-то слышал о необходимости вести документы по пожарной безопасности и теперь озадачен встречей с представителем органов Госпожнадзора, кто-то прочитал на нашем сайте www.tvoyklub.ru о том, как у нас была проведена выездная проверка трудовой инспекцией, и понял, что подобные проверки – реальность. А ведь существуют еще и бухгалтерские документы!
Таблица 3.2.
Сведения о клиентах, пришедших на пробное занятие
На каком этапе следует задуматься об организации документооборота в детском клубе? Скажу честно: еще до официального открытия. Множество журналов и папок должны быть оформлены и сформированы до того момента, как первый клиент перережет ленту на входе в ваш клуб. Документооборот – один из важнейших компонентов, необходимых для построения системы бизнеса, и хорошо бы знать с самого начала, какие документы и в какие папки нужно подшивать.
Наш первый детский клуб был открыт, когда мне было уже далеко за 30. До этого я успела поработать и в госучреждениях (учителем начальных классах в школе, затем преподавателем педагогического вуза), и в частном агентстве недвижимости. Везде отношение к бумагам было бережное и очень внимательное. В школе – журналы, отчетность, в институте – инструкции, договоры и отчетность, в агентстве недвижимости – нескончаемые папки с документами, договоры и опять же отчетность, причем подробная и еженедельная. Именно поэтому, став соучредителем первого клуба, я недоумевала, почему наш развивающий центр не пополняется папками с многочисленными бумагами. Не может же быть так, чтобы организация существовала, а документов не было! На эту тему мы неоднократно спорили с партнером, доказывая друг другу противоположное. Соучредитель – генеральный директор – убеждала меня, что настоящему бизнесу стандартные документы, как у всех организаций, не нужны, самое главное – это коммерческая отчетность, где ясно видны реальные денежные приходы и расходы.
Организовав второй клуб и став генеральным директором, я сразу же принялась претворять свои убеждения в жизнь – приказы, договоры, локальные акты и т. п. Документы собирались, можно сказать, хаотично и стопками складывались в сейфе. Я пыталась с помощью Интернета разобраться в том, что еще необходимо действующей фирме, и находила все новые и новые документы, которые меня уже просто пугали своим количеством. Хорошо, что у нас была трудолюбивая и ответственная бухгалтер, – бухгалтерская документация сразу раскладывалась по нужным папкам. Постепенно, в некоторых вопросах самостоятельно, а в некоторых – посетив необходимые курсы, я разобралась с этой грудой документов, распределив их по многочисленным папкам по охране труда, противопожарной безопасности и т. д. Наведя порядок в этих стандартных обязательных документах, я поняла, что у меня полный провал с анализом финансовой ситуации в клубе. Соучредитель первого детского клуба в чем-то была права. Только управленческий учет дает тебе полноценную картину жизнедеятельности детского клуба как бизнеса. Пришлось приниматься за оформление внутренних журналов, разработку и стандартизацию бланков отчетности для администраторов, поиск электронной программы для детского клуба, которая помогла бы упорядочить информацию.
