Софья Тимофеева - Детский клуб. Совершенствуем систему управления
Но сначала составьте перечень распределяемых задач.
Например:
кварцевание помещения;
украшение помещения к празднику и дню рождения;
поиск идей для проведения мастер-класса;
проведение мастер-класса;
подготовка к выездному выступлению;
закупка расходных материалов;
оценка чистоты помещения и методических пособий;
подготовка внутренних объявлений в клубе;
заполнение журнала по охране труда;
уход за цветами и т. д.
После того как определен круг задач, нужно их еще раз проанализировать. Все они очень разноплановые. Часть требует явно творческого подхода (украшение помещения к празднику и дню рождения, проведение мастер-классов и т. д.), а часть – просто добросовестного исполнения.
Теперь присмотритесь к сотрудникам, которые обладают определенными личностными особенностями. Кто-то из подчиненных является увлекающимся творческим человеком, а кто-то – отличным исполнителем. Исходя из характеристик личности, а также других факторов (графика работы в клубе, семейных обстоятельств), вы распределяете обязанности между работниками. Обязательно наблюдайте за подчиненными, чтобы определить их возможности в выполнении поставленных задач. В случае если вы хотите делегировать обязанности, характеристики конкретного сотрудника наподобие «хороший работник», «исполнительная», «очень творческая» и т. д. не подходят. Объективные выводы делаются только на основании того, выполняет сотрудник задания или нет, а также задания какой сложности он способен выполнить самостоятельно.
Например, у нас раньше всех на работу приходит педагог Настя. Она очень любит порядок во всем, а также заботится о своем здоровье и здоровье клиентов. Мы назначили ее ответственной за утреннее кварцевание помещения. Аппарат у нас передвижной, сначала нужно обработать одну комнату, потом – вторую, затем – третью. Педагог Ирина очень любит путешествовать по различным сайтам и может найти в Интернете практически любую информацию. Именно ее я назначу ответственной за поиск и подбор материала для творческих мастер-классов. А вот проводить мастер-класс по найденному Ирой материалу будет все та же Настя, которая сделает все необходимые детали-заготовки и поможет каждому ребенку сотворить неповторимую поделку.
Помимо учета личностных особенностей сотрудников, очень важно правильно и доходчиво донести саму задачу до исполнителя. Казалось бы, можно сказать: «Ира, найди интересную идею для новогоднего мастер-класса в Интернете», – и все, жди результата. При таком подходе результат может сильно удивить и расстроить. Несмотря на то что Ира работает не первый год в клубе и видит поделки детей, с которыми они выходят после мастер-класса, не факт, что она правильно понимает, чего вы от нее хотите. Неумело поставленные задачи портят отношения руководства с подчиненными. Когда мои сотрудники делают что-то не так, как мне хотелось бы, я понимаю, что это неправильно поставленная задача, а именно отсутствие детальных требований к ее исполнению. Если вернуться к идее для новогоднего мастер-класса, то я должна подробно рассказать Ире, что конкретно нужно найти в Интернете: поделка должна быть новогодней, но без религиозного уклона; с продолжительным временем изготовления; простой по используемым материалам; красивой; доступной для трехлетних и десятилетних детей; вариативной в исполнении и т. д. Я буду умницей, если еще и покажу Ире пример требуемой поделки.
После детального объяснения задачи необходимо попросить сотрудника повторить ее вслух. Вы сильно удивитесь услышанному! Очень многие люди перескажут вам совсем другое! Поэтому нужно ставить задачи так, чтобы не допускать «испорченного телефона», тогда риск некачественного исполнения будет снижен.
На самом деле ответственность за выполнение задачи делится между руководителем и сотрудником пополам. Один отвечает за то, чтобы донести информацию о задаче в наиболее полной форме, а другой – за то, чтобы правильно ее выполнить. Так, поручая педагогу каждое утро кварцевать помещение детского клуба, я подробно расскажу, с какой комнаты следует начать, сколько минут длится кварцевание в каждом помещении, куда потом поставить кварцевый аппарат и в каком он должен быть виде (шнур намотан на поручень, стоит лицом в такую-то сторону и т. д.).
Конечно, за качественное решение поставленных задач надо поощрять. Поощрение станет залогом того, что сотрудник и дальше будет стремиться выполнять поручения наилучшим образом. Методы поощрения могут быть различными. Они зависят от материальных возможностей клуба, личностных особенностей сотрудников и т. д.
Если распределить обязанности между сотрудниками можно сразу, то к делегированию нужно переходить постепенно. Надо сначала научиться четко ставить задачи, посмотреть на результат, и если все хорошо, то понемногу снижать количество контрольных процедур.
При правильном учете личностных особенностей сотрудников все задания будут сделаны с удовольствием, качественно и в срок, а вы как руководитель сможете избавиться от роли «человека-оркестра» и наконец-то заняться решением стратегических задач, важных для продвижения клуба.
Глава 3
ежедневник руководителя детского клуба
Умение планировать свой график, распределять цели и обязанности на каждый день – неотъемлемая черта делового человека. Руководителю детского клуба обязательно нужно научиться ставить перед собой конкретные задачи, выработать систему планирования собственной деятельности. Только тогда время будет использоваться эффективно, а результат не заставит себя ждать. Объем управляющей деятельности настолько велик, что разумно сначала разбить задачи на месяцы, а затем распределить их по конкретным дням недели, то есть без схемы ежедневника не обойтись. Использование такой схемы внесет четкость в работу по достижению поставленных целей, повысит продуктивность работы, а также исключит вероятность невыполнения важнейших дел.
Данная глава посвящена тому, как руководителю детского клуба правильно спланировать свою ежедневную работу.
Бесценное время руководителя
Умение эффективно распоряжаться своим временем – главная ценность, которой может научиться руководитель детского клуба. Масса рабочих вопросов, семья, беспрестанные думы о развитии бизнеса – так протекает жизнь любого владельца детского центра. Свободного времени не остается ни на что. Не успеешь оглянуться – опять Новый год, в клубе нужно ставить елку, заниматься подготовкой сценария, закупкой подарков, украшением территории. Время летит быстро и незаметно, груз невыполненных дел никуда не исчезает, притом что вы заняты с утра до вечера и успеваете решить огромное количество вопросов. Чем же это вызвано?
