Александр Шумович - Великолепные мероприятия. Технологии и практика event management.
Оружейник – наделяет главного героя особыми качествами. Обманщик – водит героя за нос.
Поверженный колосс – всеми признаваемый авторитет, который по мере развития сюжета оказывается не таким влиятельным и безупречным (или более хрупким, человечным).
Оракул – некий источник достоверной информации, который может говорить загадками.
Страж границы – первоначально не пускает главного героя и его друзей на «территорию» истории.
Мудрый шут – комичный персонаж, которого вначале не воспринимают всерьез, однако потом выясняется, что он гораздо мудрее, чем кажется.
Женщина-мать, женщина-соблазнительница, друзья и близкие главного героя и др.
Учет ожиданий
Мы живем в мире традиций, ритуалов и церемоний. Нравятся они нам или нет, не имеет значения, поскольку они становятся частью нашего сознания и управляют нашим поведением. Поэтому очень важно при подготовке мероприятия помнить о том, что если предложенная вами схема его проведения противоречит традиционно принятым взглядам, то она вряд ли получит поддержку.
В некотором смысле можно сказать, что мероприятия – частный случай ритуалов и церемоний. Это важно понимать, так как у участников уже существуют некие ожидания и эти ожидания придется оправдать (как минимум часть ожиданий). Иначе мероприятие покажется им странным.
Выбрав тот или иной формат мероприятия, вы должны будете следовать традициям, уже сложившимся на рынке (или в сообществе, ради которого вы делаете мероприятие). Не забудьте об этом, когда приступите к обсуждению творческих идей мероприятия.
Имейте в виду, что вы действуете не в информационном вакууме. Не зная ничего о вашем предложении, Клиент уже кое-что думает о нем. Как минимум у него уже есть:
– ожидания;
– страхи;
– стереотипы восприятия.
Тут стоит отметить один любопытный эффект. Предположим, ваш потенциальный участник уже был на нескольких подобных мероприятиях, пусть даже не ваших. И среди этих мероприятий было одно, которое запомнилось ему как очень удачное: там был хороший сценарий, интересная тема, все было хорошо организовано, он получил ценный подарок – короче говоря, то мероприятие ему очень понравилось. И было другое мероприятие, где все было наоборот: технические накладки, опоздания, скука – одним словом, это была бесполезная трата времени, и это мероприятие участнику очень не понравилось.
Кроме этих двух мероприятий – отличного и провального – были и другие: более-менее удачные, неплохие, средние. Так вот. Где-то внутри такой участник отметает все эти средние нормальные значения. В его шкале оценки нет понятия «среднего, нормального уровня», существуют только те два мероприятия – лучшее и худшее. Клиент рассчитывает, что если он примет ваше приглашение, то мероприятие будет никак не хуже того, самого лучшего в его жизни. И соответственно требует от вас максимума: на меньшее он не согласен. Если же он решает не приходить на мероприятие, то потому, что считает: все мероприятия – и ваше в том числе – проводятся исключительно плохо (как то, самое ужасное).
Конечно, я немного сгустил краски, но тенденция именно такова. Если мероприятие проходит действительно хорошо – в воспоминаниях оно оказывается в узком круге других великолепных мероприятий. Когда ваше мероприятие критикуют – его записывают в один список с абсолютно провальными, может быть, никак с вашим не связанных.
Общаясь с Клиентами, стоит понимать эту систему ценностей. От организаторов ждут и требуют какого-то чуда; при этом вслух могут заявить, что, к сожалению, уже привыкли к тому, что мероприятия проводятся непрофессионально.
Несколько слов об основных страхах Клиентов. Почему приглашенный может сказать, что не придет на ваше мероприятие? Вот типичные страхи.
– Бесполезно.
– Потеря времени.
– Потеря денег.
– Плохой сервис.
– Технические проблемы.
– Скучный сценарий.
– Несогласованность действий организаторов.
– Оскорбительно дешевые подарки.
Проявлением страха потери времени может быть ответ: «Я не могу принять участие, так как очень занят». (Другими словами, у участника есть более привлекательные способы провести время.) Боязнь потери денег выражается в ответе «Дорого». Это означает, что стоимость участия в мероприятии либо просто слишком высока, либо она превышает ценность участия для Клиента. И так далее.
Уверен, что вы сможете дополнить приведенный выше список, зная или предполагая страхи своих Клиентов. Уверен также, что вы сможете сделать из такого списка правильные выводы.
Помните: от организатора хорошего мероприятия ожидают:
– внимания, внимания, внимания;
– четкого выполнения обязательств;
– быстрого реагирования;
– предвосхищения запросов;
– отсутствия накладок;
– детальной отчетности;
– продуманной концепции.
Старайтесь соответствовать этим требованиям Клиентов.
Формирование позитивных впечатлений и воспоминаний
Позаботьтесь о первом и последнем впечатлении о вашем мероприятии. Человеческая психика устроена так, что именно эти моменты лучше всего запоминаются.
Что увидят участники, придя на мероприятие? Смоделируйте это и проверьте на себе. Каким они увидят зал (или регистрационный стол)? Что почувствуют, оправдаются ли их ожидания? Как с ними поздороваются? Какова церемония открытия мероприятия, кто произносит первое слово? Эти элементы сразу же создадут определенное настроение.
Так же важен и финал. Как происходит церемония закрытия мероприятия? Как попрощаются с участником? Что останется на память? Очень неприятно, если к тебе теряют интерес после того, как дело сделано. Постарайтесь, чтобы люди покидали ваше мероприятие воодушевленными, в приподнятом настроении.
Организация мероприятий – это бизнес впечатлений. Первое впечатление может быть таким: человек входит в зал и поражается: «Ах!» – он увидел нечто, что произвело на него огромное впечатление. Дальше он уже замечает какие-то детали. Но в самый первый момент он видит только зал. Это его первое впечатление.
Первым впечатлением могут быть девушки, которые встречают гостей на регистрации. Их поведение должно быть грамотным и профессиональным. Они должны искренне поздороваться и пожелать успехов участникам. Именно это станет первым впечатлением у приглашенных, поэтому к нему нужно серьезно готовиться. Так же важно последнее впечатление.
К сожалению, в нашем жестоком коммерческом мире существует такой феномен, как потеря интереса к человеку, который уже заплатил деньги. Потеря интереса очень обижает. Я думаю, подобное отношение может полностью уничтожить впечатление о мероприятии, которое уже сложилось до этого.
