Джон Джестон - Управление бизнес-процессами. Практическое руководство по успешной реализации проектов
Спонсор проекта
Роль спонсора проекта – обычная для бизнес-проекта. Часто в роли спонсора выступает ведущий бизнес-менеджер. Спонсор проекта должен быть его активным сторонником и защитником, выполняя следующие обязанности и неся ответственность за:
• определение и утверждение задач, целевых показателей, ограничений и критериев успеха проекта;
• утверждение объема проекта;
• утверждение документа, описывающего проект;
• утверждение плана проекта;
• санкционирование или получение санкции на ресурсы и расходы по проекту;
• утверждение или отказ любых требований о внесении изменений, которые выходят за пределы ранее утвержденного объема проекта;
• утверждение бюджета проекта;
• утверждение завершения проекта, когда выполнен объем проекта.
Директор проекта
В сферу ответственности директора проекта входит вся деятельность, связанная с проектом. Менеджер (менеджеры) проекта и руководители рабочих направлений проекта непосредственно подчиняются директору проекта.
Эта роль обеспечивает реализацию проекта «без сучка и задоринки» и соответствие ожиданиям заинтересованных сторон. Директор проекта также обязан поддерживать взаимоотношения со всеми заинтересованными сторонами и обеспечить правильное применение описанной общей схемы в условиях конкретной организации. Среди других обязанностей, связанных с проектом:
• инфраструктура и архитектура;
• координации управления техническими и другими средствами;
• управление качеством и удовлетворительное вовлечение персонала в это;
• человеческие ресурсы (как описано в различных главах этой книги);
• управление изменениями персонала и вовлечение в этот процесс сотрудников – данную сферу особенно нельзя недооценивать, поскольку это, возможно, самая объемная и одна из самых важных составляющих любого проекта BPM;
• поддержка менеджеров проекта и персонала, особенно при получении согласований или обеспечении действий других частей организации;
• обеспечение группы проекта необходимыми ресурсами и средствами.
Хотя выполнение и координация всех вышеперечисленных функций входит в сферу ответственности менеджеров проекта, директор проекта должен иметь полную картину стратегического выполнения и выстраивания проекта.
Менеджер (менеджеры) проекта
Сфера ответственности менеджера (менеджеров) проекта включает выполнение и координацию проекта, в т. ч.:
• повседневное управление своей частью проекта и ее выполнение;
• разработку политики и планов обеспечения общности процессов и систем везде, где это возможно;
• обеспечение учета и отработки всех вопросов управления изменениями персонала, человеческих ресурсов и обучения;
• управление всей деятельностью, связанной с проектом, по обеспечению удовлетворения требований заинтересованных сторон в запланированные сроки, в рамках бюджета и с соответствующим качеством;
• подготовку и отслеживание своей части бюджета;
• получение обязательств всех заинтересованных сторон;
• координацию и получение согласований планов проекта;
• организацию и использование контролирующих механизмов проекта, чтобы обеспечить управляемость согласованных графиков и бюджетов;
• отчет о ходе выполнения проекта всем заинтересованным сторонам в согласованные сроки;
• непрерывную связь с управлением предприятием (бизнесом) и ИТ;
• определение и установление каналов связи с увязываемыми проектами, управление рисками, которые может породить взаимозависимость;
• определение, управление и при необходимости передачу на более высокий уровень должностной ответственности потенциальных или имеющихся проблем, которые в случае игнорирования могут отрицательно сказаться на проекте;
• мониторинг рисков, связанных с проектом, и рекомендации директору и спонсору проекта.
Подгруппы процессов
Подгруппы процессов, часто называемые направлениями работы, включают разных специалистов.
1. Руководитель подгруппы.
2. Руководителя пользователей.
3. Представителей пользователей.
4. Экспертов по процессам.
Далее кратко описана каждая роль.
Руководитель подгруппы
Обычная роль руководителя подгруппы проекта. Возглавляет свою подгруппу (направление работы) и обеспечивает организацию практических семинаров, разработку плана проекта (совместно с менеджером проекта), соблюдение графика процесса, исполнение бюджета и т. п. Эта роль также предусматривает:
• управление назначенными заданиями (либо выполнение их самостоятельно, либо назначение членов подгруппы);
• регулярное рассмотрение работы подгруппы;
• составление регулярных отчетов о работе подгруппы для включения в общий отчет по проекту;
• участие в регулярных совещаниях по рассмотрению состояния дел проекта;
• помощь в решении проблем проекта или бизнеса;
• обеспечение регистрации всех проблем и их быстрого решения или передачи в компетенцию менеджера проекта и группы проекта;
• руководство разработкой программы приемных испытаний пользователей и схем испытаний, а также их успешным выполнением;
• получение согласований программы приемных испытаний пользователями в своей зоне ответственности;
• выполнение плана реализации в своей зоне ответственности.
Руководитель пользователей
Руководитель пользователей – бизнес-ресурс. Его назначает бизнес-руководство, и у него есть полномочия принимать решения от имени предприятия. Эта роль предусматривает:
• подбор членов подгрупп пользователей (в подразделениях и по подразделениям);
• обеспечение технического качества и решений по проектированию процессов;
• разрешение возможных конфликтов;
• представительство группы пользователей в группе по принятию решений проекта;
• участие в совещаниях всех руководителей пользователей проектов;
• работа с другими руководителями пользователей в целях правильного взаимодействия и передачи дел, обменов и т. п., чтобы не было нестыковок.
Представители пользователей
Представители пользователей – это технические специалисты или эксперты в предметной области со стороны бизнеса. Их подбирает руководитель пользователей. В сферу их ответственности входит:
• участие в практических семинарах и собеседованиях;
• выработка конкретных подходов подгруппы к деятельности в рамках проекта;
• разработка различных подходов на этапе инноваций;
