Марина Шитова - Кадровая служба предприятия: делопроизводство, документооборот и нормативная база
Не позднее, чем за 2 недели до начала проведения аттестации отдел кадров представляет в аттестационную комиссию материалы на работников (краткие сведения), а также отзывы, представления, справки, подготовленные руководителями и содержащие характеристику служебных, профессиональных и личных качеств аттестуемых.
Порядок проведения аттестации, как правило, следующий:
• в первую очередь аттестуются руководители подразделений организации;
• затем подчиненные им работники;
• на общих основаниях – члены аттестационной комиссии.
Дата проведения аттестации, список аттестуемых работников и состав аттестационной комиссии определяются в приказе о проведении аттестации, изданном руководителем предприятия.
В помощь работникам специалистами готовятся и выпускаются специальные учебные материалы, для оттачивания практических навыков отрабатываются сложные ситуации, возникающие в процессе работы. Новых сотрудников и молодых специалистов рекомендуется аттестовать чаще, а постоянных сотрудников – реже.
Если аттестация на предприятии проводится впервые, необходимо привлечь опытного консультанта, к которому смогут обратиться члены аттестационной комиссии. Аттестация должна заранее планироваться на несколько лет вперед и быть увязана с другими мерами по совершенствованию управления. Необходимо также установить периодичность проведения оценки персонала и результатов его труда. Периодичность зависит от таких факторов, как цели оценки, темп изменений в объекте оценки (эффективность требует частых оценок, знания меняются медленно, еще медленнее меняются личностные качества), затраты и сложность процедур аттестации. В соответствии с этим периодичность проведения аттестации варьируется от полугода до четырех—пяти лет.
Руководство предприятия должно хорошо понимать, для чего проводится процедура, какие результаты оно ожидает увидеть, и для чего эти результаты будут использованы.
Можно выделить три основных группы целей:
• принятие административных решений (об изменении оплаты труда и системы поощрений, о соответствии занимаемой должности и др.);
• потенциал и дальнейшее развитие предприятия (обратная связь с работниками, выявление их потенциала, информация для планирования, разработка стандартов и др.);
• подведение итого деятельности (достигнутые результаты, рабочие проблемы, потребность в обучении и др.).
Обязательно определяются критерии, по которым будет происходить оценка работников, например:
• объем работы;
• качество работы;
• личное поведение по отношению к другим работникам;
• дисциплинированность, обладание способностями и навыками, необходимыми для данной должности;
• инициативность, стремление взять на себя большую ответственность, обладание способностями и навыками, которые выходят за рамки занимаемой должности.
В процессе подготовки к аттестации и во время ее проведения могут использоваться следующие формы документов:
• письменная характеристика на аттестуемого;
• бланк оценки рабочих показателей и деловых качеств работника;
• отчет аттестуемого о проделанной работе;
• план работы аттестуемого;
• аттестационный лист;
• заключение аттестационной комиссии;
• отчет аттестационной комиссии по итогам аттестации.
На каждом предприятии разрабатываются формы документов, отвечающие направлению деятельности, требованиям и стандартам данной организации. Процесс аттестации проходит также в наиболее удобной форме. Обычно процедура проведения аттестации предусматривает несколько этапов, например:
• работники и их руководители заполняют необходимые стандартные формы;
• аттестационная комиссия рассматривает предоставленные материалы;
• проводится презентация непосредственного руководителя аттестуемого;
• заслушивается устное сообщение аттестуемого его работе;
• комиссией задаются вопросы аттестуемому.
В ходе работы членами комиссии заполняются оценочные листы, проводятся небольшие совещания с обменом мнений, обсуждением успехов и недостатков в работе аттестуемого (в отсутствии аттестуемого). Итоговое совещание по принятию окончательных решений обычно проводится спустя две—три недели после окончания аттестации. Решения и рекомендации аттестационной комиссии принимаются большинством голосов от числа присутствующих на совещании членов аттестационной комиссии путем открытого голосования. При равенстве голосов аттестуемый работник признается соответствующим занимаемой должности. Заключения аттестационной комиссии могут быть следующими:
• соответствует занимаемой должности;
• соответствует занимаемой должности при условии улучшения работы и выполнения рекомендаций комиссии по повышению уровня квалификации (с повторной аттестацией через год);
• не соответствует занимаемой должности (с обязательным указанием причин и мотивов несоответствия).
Соответственно заключению аттестационной комиссией даются рекомендации о продвижении работника на вышестоящую должность, изменении заработной платы, освобождении от занимаемой должности, необходимости повышения квалификации и т. д. Руководитель предприятия на основании данных рекомендаций принимает управленческие решения и издает приказ, которым утверждаются разработанные мероприятия, изменения в расстановке кадров и должностных окладах, поощряются положительно аттестованные работники. В случае несогласия работника на понижение в должности или невозможности перевода с его согласия на другую должность руководитель вправе принять решение об увольнении работника. Все решения по результатам проведенной аттестации должны быть реализованы в срок не более двух месяцев со дня ее проведения (время болезни и отпуска работника в этот срок не засчитывается). Аттестационный лист, составленный в одном экземпляре, характеристика, отзыв на аттестуемого после завершения аттестации помещаются в личное дело работника.
После завершения работы аттестационной комиссии с участием кадровой службы разрабатываются и реализовываются мероприятия в различных сферах управления персоналом (отбор, обучение, социальная защита и др.), направленные на выполнение рекомендаций, изложенных в итоговом отчете аттестационной комиссии.
2. Кадровые документы
2.1. Документы, определяющие структуру и штат предприятия
2.1.1. Структура и штатная численность
Структура и штатная численность организации, предприятия – это документ, в котором закрепляется список структурных подразделений в порядке их важности для жизнедеятельности предприятия. Он не имеет унифицированной формы, утверждается приказом (распоряжением) руководителя организации или уполномоченным им в письменной форме лицом. Внутри структурных подразделений приводится список должностей в порядке субординации с указанием в отдельной графе количества штатных единиц по каждой должности. Данный документ служит основанием для составления штатного расписания.
