Джулия Моргенстерн - Самоорганизация по принципу „изнутри наружу“. Система эффективной организации пространства, предметной среды, информации и времени
• Резюме — пока они актуальны.
• Ключ от ячейки в банке и опись ее содержимого — пока это актуально.
• Налоговые декларации (выписки из банковского счета и аннулированные чеки, свободно обращающиеся депозитные сертификаты, контракты, благотворительные взносы, кредитные документы, возвраты подоходного налога, арендный договор и кредитные соглашения, платежные книжки по налогам, документы по пенсионному плану, корешки оплаченных счетов) — за текущий год плюс за шесть предшествующих лет.
• Жизненно важные документы (документы на усыновление, свидетельства о рождении и смерти, удостоверения гражданства, авторские права и патенты, свидетельство о браке, свидетельство о разводе, «последние распоряжения» душеприказчику или наследникам, медицинские карты и справки о прививках, паспорта, доверенности, отчеты по социальному обеспечению, завещания) — постоянно.
«ЧЕРНЫЙ» СПИСОК ДЖУЛИИ: ВЫБРОСИТЬ НЕ ЗАДУМЫВАЯСЬ• Спам.
• Талоны с истекшим сроком годности.
• Устаревшие расписания.
• Старые поздравительные открытки — если в них нет важных сообщений.
• Старые чеки из магазинов.
• Приглашения на прошедшие события.
• Истекшие гарантии и договора на обслуживание.
• Инструкции по эксплуатации приборов, которых у вас больше нет.
• Истекшие страховые полисы.
• Непрочитанные журналы — если им больше трех месяцев.
• Старые каталоги — храните только самые последние выпуски.
• Инвестиционные и банковские брошюры, которых вы никогда не читаете.
• Аннулированные чеки — если только они не нужны для заполнения налоговых деклараций.
• Чековые книжки — если им больше шести лет или этот банковский счет аннулирован.
• Чеки на покупку вещей, по которым нельзя получить налоговые льготы.
• Визитки людей, которых вы не помните.
• Старые туристические брошюры, которые остались от прошлого отпуска.
• Карты-схемы автомобильных дорог, которыми вы не пользовались больше десяти лет.
• Обращения благотворительных организаций, которым вы не собираетесь ничего жертвовать.
• Рецепты, по которым вы не готовили больше пяти лет.
• Некачественные фотографии или снимки, которые вам просто не нравятся.
• Статьи или вырезки, которых вы не перечитывали больше пяти лет.
СОВЕТЫ ПОСВЯЩЕННОГОВы испытываете чувство вины по поводу всех этих обращений благотворительных организаций, которым не всегда можете что-то пожертвовать, даже если хотели бы это сделать? Одна слушательница моего семинара разработала замечательный метод, помогающий справляться с этим неприятным чувством. Она собирала все обращения благотворительных организаций в папку под названием «Пожертвования за этот год». Затем один раз в год, в свой день рождения, она просматривала эту папку, выбирала три благотворительных организации и подписывала для них чеки. Это был ее подарок себе. Так она устраняла свое чувство вины.
3. Найти всему свое место
• Если вы собираетесь использовать картотечный шкаф, отведите для каждой группы документов отдельный ящик или секцию ящика. Поместите группу, которую используете чаще всего (например, «Финансовые документы»), в самом верху ящика, чтобы с ними было удобно работать.
• Там, где вы работаете с документами, недостаточно места для картотечного шкафа? Будьте мобильны и работайте с документами там, где вам нравится. Сделайте так, чтобы вам было легко убирать документы и полностью концентрироваться на выполнении одной задачи. Для этого храните домашние документы в наборе портативных коробок с папками на полке (см. раздел Мои любимые системы хранения). Отведите отдельный ящик для каждой категории бумаг.
• Чтобы отмечать содержимое и отслеживать состояние и поток документов и папок с файлами, используйте позиции табуляции. (Больше информации об использовании позиций табуляции как визуальных ключей можно найти в Главе 6-й.) Например:
Ящик для счетов
• Счета давности 1—45 месяцев (левая позиция табуляции).
• Счета давности 16–31 месяца.
• Счета за покупки, оплаченные кредиткой (центральная позиция табуляции).
• Банковские счета (по одному для каждого).
• Чеки (правая позиция табуляции).
— Электроприборы.
— Автомобиль.
— Одежда.
— Продукты питания.
— Арендная плата.
Ящик претензий по страхованию
• Бланки претензий (левая позиция табуляции).
• Счета для подтверждения.
• Представленные на рассмотрение, ожидающие решения, первичные обращения (центральная позиция табуляции).
• Претензии в процессе рассмотрения, относящиеся к врачу (правая позиция табуляции).
• Законченные претензии (в конечном счете, эта папка должна войти в налоговые отчеты).
Ящик планирования отпуска
• Рекламные буклеты (по авиакомпаниям) (левая позиция табуляции).
• Бланки путешествии.
• Идеи для поездок (центральная позиция табуляции).
• Экскурсии.
• Поездки на уик-энд.
• Экстремальные путешествия.
• Курорты.
Прошлые поездки (правая позиция табуляции)
— Франция
— Калифорния
• Если вы используете ячейку сейфа, ниже приведены документы, которые можно в нее положить. Кроме специально отмеченных случаев, все документы должны быть оригиналами; храните их копии в домашнем информационном центре.
— Документы на усыновление.
— Доверенность или документы на владение автомобилем.
— Свидетельства о рождении.
— Документы о гражданстве.
— Копии завещаний (храните зарегистрированный в округе оригинал).
— Список счетов и номеров кредитных карточек.
— Свидетельства о смерти.
— Акты и ипотечные документы.
— Свидетельство о разводе.
— Информация об истории семьи и негативы важных фотографий.
— Опись и оценка имущества (в том числе, негативы фотографий и видеозаписи).
— Важные контракты.
— Инвестиционные сертификаты.
— Договора аренды.
— Список номеров банковских счетов.
— Список названий и номеров страховых полисов.
— Свидетельство о браке.
— Записи о военном учете.
— Паспорта.
— Патенты и авторские права.
— Информация по пенсионному плану.
— Акции и облигации.
— «Карта» жизненно важных документов (см. Советы посвященного).
СОВЕТЫ ПОСВЯЩЕННОГО Создайте «карту» жизненно важных документов«Карта» жизненно важных документов — это опись всех ваших самых важных бумаг, чтобы их можно было легко восстановить в случае непредвиденный обстоятельств: если вы потеряли бумажник, ваши документы пострадали от огня или стихийного бедствия, с вами что-нибудь случилось, членам семьи нужно знать, где все это хранится. Скопируйте все важные документы, удостоверяющие вашу личность, которые обычно храните в бумажнике, и держите эти копии вместе с «картой» жизненно важных документов. Кроме того, сделайте список всех своих жизненно важных и финансовых документов, укажите, где они хранятся, а также укажите контактные имена и номера, чтобы заменить их в случае непредвиденных обстоятельств. Держите все эти записи в ячейке сейфа. Храните другую копию этого списка дома, в пластиковом файле вместе с «Картой» жизненно важных документов. Если документы, которые хранятся дома, а также в ячейке банка, могут пострадать от огня, землетрясения или наводнения, отошлите еще одну копию списка своему адвокату, другу или члену семьи, который живет не с вами.
СЕКРЕТЫ ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОРГАНИЗАТОРАЧтобы было удобно хранить все документы, связанные с налоговыми декларациями, заведите банковский ящик с шестью подвесными полками, промаркированными по годам от 1 до 6 (но не по текущим годам). Так вам не нужно будет каждый год менять ярлыки. Храните налоговые документы за последний год в папке с ярлыком Год 1, документы за предыдущий год — в папке Год 2 и так далее. В конце каждого года выбросите содержимое самой нижней папки (Год 6), переместите содержимое каждой папки на одну папку назад и поместите документы за год, который только что закончился, в папку Год 1. Положите банковский ящик в чулан или на чердак. Если вас вдруг посетит налоговый инспектор, вы будете к этому готовы.
4. Разложить по местам
МОИ ЛЮБИМЫЕ СИСТЕМЫ ХРАНЕНИЯ ДЛЯ ДОМАШНИХ ДОКУМЕНТОВ• Деревянные тумбочки с двумя ящиками — обычно их размер прекрасно подходит для хранения домашних документов. Ищите привлекательные деревянные ящики; дешевые металлические картотечные блоки легко гнутся и ржавеют, что может затруднить хранение.
