Джулия Моргенстерн - Самоорганизация по принципу „изнутри наружу“. Система эффективной организации пространства, предметной среды, информации и времени
• Используйте вертикальные плоскости, повесив на стены и перегородки рабочего отсека полки и лотки.
• Используйте для хранения рабочий стол; иногда это просто неизбежно. Но если вещи лежат на нем, используйте приспособления (см. ниже — Мои любимые системы хранения), которые помогут держать поверхность вашего рабочего стола чистой опрятной.
СОВЕТЫ ПОСВЯЩЕННОГО Совместное пользование рабочим отсекомЕсли вы делите свой рабочий отсек с другим человеком, можно разделить его на две зоны, по одной для каждого из вас, и отвести каждому — собственные ящики, полки и крючки. Это уменьшит беспорядок и вероятность потерять документы и вещи. Если вы делите также и работу, определите зону сообщений, поставьте в нее ящики для входящих и исходящих документов по проектам и записок друг другу, чтобы упростить коммуникации.
Оцените время
Ниже приведено среднее время, необходимое для организации рабочего отсека:
ДЕЙСТВУЕМ!1. Сортировка
Большое преимущество рабочего отсека — то, что вы не можете позволить себе быть Плюшкиным; его ограниченное пространство действительно вынуждает вас очень хорошо выбирать, что сохранить, а что выбросить. Это основной мотив к тому, чтобы научиться «работать в пустоте» и оставаться при этом сосредоточенным.
Будьте непреклонны в принятии решений. Ваша награда — пространство. Такая ситуация просто не позволяет держаться за то, что не нужно и чем вы не пользуетесь.
Держите на рабочем месте некоторые личные вещи (фотографии членов семьи и друзей, произведения искусства, стихотворения или рассказы ваших детей; несколько важных для вас цитат или сувениров). Соберите их в одном месте — на небольшой «полке вдохновения» или в углу, — чтобы внести в свой рабочий отсек индивидуальность.
Ниже приведен список возможных способов сортировки. Он может вызвать у вас собственные ассоциации.
Способы сортировки документов
По функциям (персонал, финансы, бланки).
По действиям (проекты или справочники).
Старшие менеджеры или обслуживающий персонал.
Способы сортировки оборудования
По категориям (бумага, компьютер, телефон).
По проектам.
Профессиональные или личные.
ИЗБЕГАЙТЕ РАСПРОСТРАНЕННЫХ ЛОВУШЕКНакопление. Иногда служащие накапливают в своих рабочих отсеках файлы и документы только для того, чтобы быть уверенными, что смогут найти их, если будет нужно. Единственное объяснение такого неразумного поведения — нежелание идти в центральное хранилище документов. Но очень часто, особенно в больших компаниях, это происходит из-за недоверия к системе организации такого хранилища и опасения потерять эти документы. Чтобы поддерживать доверие к системе организации хранилища, заведите список всего, что и когда туда отправляете. Так позже вам будет легко проследить путь своих документов и найти их.
Запасы расходных материалов. Храните в своем рабочем отсеке такое количество расходных материалов, которого достаточно, по крайней мере, на две недели. Пометьте в своем календаре, когда нужно сделать новый заказ, или каждую неделю проверяйте наличие расходных материалов в центральном хранилище. Таким образом, у вас никогда ничего не закончится в критический момент; вы всегда будете на неделю впереди, если склад пора пополнить.
2. «Чистка»
Чтобы освободить место в рабочем помещении для необходимых вещей, нужно избавиться от того, к чему вам не нужно иметь постоянный доступ. Вот несколько предложений относительно того, что делать с лишними вещами.
• Уносите старые документы домой и храните там в картотечном шкафу. Например, один репортер-специалист по журналистским расследованиям хранил все свои старые рукописи дома — на случай, если они когда-нибудь ему снова понадобятся. А в своем рабочем отсеке он держал только текущие работы.
• Иногда накапливаются такие документы, как записки, письма и ежедневные отчеты, к которым, может быть, придется когда-нибудь обратиться. Регистрируйте заголовок и источник таких документов и храните эти записи, а не сами бумаги. Помните мое золотое правило: «Храните источник — выбрасывайте бумагу».
• Ознакомьтесь с рекомендациями вашей компании по хранению разных документов. Вспомните, какие из них нужно сохранять для отправки по факсу, какие — для юридических целей. Документы, которые «необходимо хранить», отправляйте в центральное хранилище, вместо того чтобы привязываться к ним.
«ЧЕРНЫЙ» СПИСОК ДЖУЛИИ: ВЫБРОСИТЬ НЕ ЗАДУМЫВАЯСЬ• Отчеты за определенное время — особенно если вы к ним никогда не обращаетесь. Если нужно, запросите более новые версии.
• Газеты. Газеты, хранимые больше недели, — древнейшая история. Уделяйте внимание свежим выпускам и текущим новостям, которые поступают каждый день.
• Журналы. Выбрасывайте их, если им больше года; храните только годовую подписку любых публикаций, если они, конечно, не являются частью коллекции, к которой вы часто обращаетесь по работе.
3. Найти всему свое место
• В рабочем отсеке все уже и так находится под рукой. Но можно предпринять дальнейшие шаги для того, чтобы использовать его еще лучше. Например, если в вашем рабочем отсеке есть принтер, поместите бумагу, конверты и связанные с ними принадлежности рядом с ним, чтобы стало еще удобнее.
• Храните громоздкие предметы вроде биндеров, справочников и аудио- или видеозаписей на верхних полках.
• Помещайте все текущие проекты в верхний ящик тумбы для файлов, а справочные материалы — в нижний. (Чтобы больше узнать о создании файлов, см. Главу 6-ю.)
• Держите пол в чистоте, чтобы не спотыкаться. Не перегружайте электрические розетки.
4. Разложить по местам
МОИ ЛЮБИМЫЕ СИСТЕМЫ ХРАНЕНИЯ ДЛЯ РАБОЧИХ ОТСЕКОВ• Держатели и планки для текущих проектов — удобный способ добавлять лотки, полки и крючки на стены и перегородки рабочего отсека.
• Лотки, стоящие под столом, — совершенны для хранения громоздких вещей, аксессуаров и личных вещей вдали от посторонних глаз.
• Сортировщик литературы — остроумный способ аккуратно хранить на рабочем столе документы, относящиеся к нескольким проектам, имея к ним быстрый доступ (см. рис.).
• Файлы с классификационными папками — идеальны для хранения текущих проектов в порядке и под рукой.
• Вертикальная рамка для хранения файлов — позволяет довольно существенно расширить место для хранения предметов на рабочем столе.
• Настенные «карманы» — добавляют места для хранения, не вторгаясь в рабочее пространство. Прекрасное средство для коммуникаций внутри офиса.
• Ящики для входящей и исходящей почты — необходимы для сортировки почты, записок и ежедневных отчетов, особенно если у вас несколько начальников.
Максимальное использование пространства с помощью держателей для текущих документов
МАРКИРОВКАОна особенно важна, если вы делите рабочее место с кем-то еще, и поэтому оба должны быть в курсе событий. Внешнюю поверхность многих контейнеров можно пометить, не испортив при этом ни их внешнего вида, ни общего вида рабочего отсека. Люди ожидают увидеть много внешней маркировки в офисном окружении.
Однако вы можете более тонко обращаться с полками, пометив их поверхность, а не грани; а также с ящиками, столами и секциями, маркируя их внутри, а не снаружи.
5. Поддерживать порядок
Аплодисменты! Организованное по принципу «изнутри наружу», ваше рабочее место стало образцом комфорта, привлекательности, порядка и эффективности. Но поддержание его в таком состоянии требует постоянного внимания, потому что очень легко снова накопить больше, чем может вместить это небольшое пространство. Следуйте простой инструкции, и всегда будете испытывать на своем рабочем месте радость, а не уныние. Вы никогда не будете чувствовать стеснение или страдать от клаустрофобии, сохранив при этом ощущение личного пространства, будете более расслаблены и увеличите производительность своего труда:
• Каждый день. Отведите для уборки десять минут в конце каждого дня. Это значит, что, когда вы вернетесь сюда на следующее утро, ваше пространство будет так же готово к работе, как и вы.
СОВЕТЫ ПОСВЯЩЕННОГО Личное пространство и общее рабочее местоЛичное пространство — вопрос первостепенной важности для рабочих отсеков, особенно если их разделяют несколько человек. Вот некоторые приемы, которые могут вам помочь. Чтобы вам не мешали, повесьте на входе в свой отсек табличку «Не беспокоить». Если проект требует концентрации, работайте над ним в тишине и уединении библиотеки компании. Говорите по телефону негромко, показывая коллегам, что уважаете их потребность в тишине и хотите, чтобы они уважали вашу. Если вы делите рабочий стол с другим человеком, используйте настенный карман или корзину «Текущая работа», чтобы сообщать друг другу о состоянии проекта. И непременно выберите стул, который легко приспособить так, чтобы каждому из вас было удобно.
