Глеб Архангельский - Формула времени. Тайм-менеджмент на Outlook 2013
Но есть ряд вещей, которые Outlook делать как следует не умеет, а на практике они оказываются полезны. Об этих вещах мы и поговорим.
«Организатор задач Outlook»
Главная жалоба пользователей, которую мне приходится слышать относительно Outlook, – «нет иерархии задач!».
Действительно, наша работа состоит из целей и проектов, для достижения которых нужно сделать множество конкретных шагов – решить определенный набор задач. Эти задачи могут быть делегированы разным людям, у каждой задачи могут быть свои сроки… Но то, что нас в конечном итоге интересует, – это достижение ключевых целей, реализация наших проектов.
В Outlook все наши задачи – это достаточно большой набор отдельных действий, в котором не так просто увидеть общую картину. Можно воспользоваться более «тяжелыми» инструментами: Mind Manager, MS Project и т. д. Но тут возникает другая проблема: мы теряем простоту, свойственную Outlook, удобную связь задач с календарем и почтой.
В свое время мы решили эту проблему в рамках ИТ-разработок для некоторых корпоративных клиентов компании «Организация Времени». Постепенно из этих отдельных разработок сложился программный продукт «Организатор задач Outlook». Этот программный продукт устанавливается надстройкой к Outlook, то есть в привычном интерфейсе Outlook появляется пара дополнительных кнопок, дающих доступ к еще нескольким способам работы с задачами.
Дерево задач
Главное удобство, предоставляемое «Организатором задач Outlook», – возможность увидеть все задачи компании, или подразделения, или проекта в иерархическом виде, как показано на рисунке ниже.
Проекты разбиваются на задачи и подзадачи, поддерживается пять уровней вложенности. Теоретически можно и больше, но для практических нужд хватает и трех-четырех уровней.
Как и при обычной работе с задачами Outlook, в надстройке существуют различные фильтры, выборки: «Порученные мной», «Порученные мне», «По исполнителям», «По подразделениям» и т. п. Причем в фильтре можно задать не только стандартные параметры задач Outlook («отобрать все задачи, срок исполнения которых лежит в интервале с 1 по 20 августа»), но и специфические, используемые в «Организаторе задач Outlook», – соисполнитель, подразделение, контрольная точка и т. п.
Содержание задачи можно экспортировать в Word, а различные формы отчетов по спискам задач – в Word и Excel. Это дает возможность как подготовить отчет по задачам стандартного корпоративного формата на основе корпоративного бланка, так и проанализировать задачи количественно – например, чтобы связать мотивацию сотрудников с исполнением задач.
Постановщик может задать дублирование «порученных им» задач из общей папки в свою собственную папку задач. Аналогично может сделать исполнитель с «порученными мне» задачами. В личных папках с этими задачами можно делать все описанное в книге «Формула времени: тайм-менеджмент на Outlook»: группировать по категориям, раскрашивать, переносить в календарь и т. п. Таким образом, корпоративное управление задачами в «Организаторе задач Outlook» понятным образом транслируется в личный тайм-менеджмент с помощью обычных функций Outlook. Эта тесная интегрированность с обычной работой в Outlook – главное отличие «Организатора задач» от множества программ-«таск-менеджеров».
Жесткий контроль
Outlook предполагает достаточно демократичную систему управления компанией и высокую ответственность исполнителей. После того как вы делегировали в Outlook задачу исполнителю, он становится ее «владельцем», и его изменения, вносимые в задачу, приоритетны по отношению к вашим. При этом изменения никак не документируются. Возникает масса возможностей для злоупотреблений. Исполнитель может менять срок исполнения задачи, ее формулировку и т. п. Не говоря уже о таких мелких неудобствах, как присвоение исполнителем задаче своих категорий, которые начинают отображаться и у руководителя, превращая его папку задач в свалку.
В «Организаторе задач Outlook» исполнитель не может самостоятельно изменять задачу. Все общение между исполнителем и постановщиком происходит через специальную функцию «Добавить комментарий». Вся эта переписка сохраняется внутри задачи в поле «Комментарии» в обратном хронологическом порядке, с точным указанием, кто и в какое время добавил комментарий (см. рисунок ниже).
Процесс работы с задачей организован более тонко, чем в стандартном Outlook, где можно только принять задачу и отправить отчет об исполнении. В «Организаторе задач Outlook» предусмотрены возможности «поставить задачу», «принять к исполнению», «начать выполнение», «принять на доработку», «закончить выполнение», «отменить без исполнения», «снять с исполнения», «утвердить выполнение», «утвердить невыполнение», «отправить на доработку». Таким образом, реализован процессный подход к работе над задачей, учитывающий разные жизненные сценарии, а не только идеалистически предполагаемый Outlook «задача поставлена – задача выполнена».
Для более эффективного управления в ситуациях, когда в работу над задачей вовлечено несколько человек, предусмотрены соисполнители по задаче. Ответственным за выполнение задачи продолжает оставаться исполнитель в соответствии с классическим принципом: за исполнение любого задания должен отвечать целиком и полностью только один человек. Но соисполнители видят задачу в своих списках задач и могут получать от исполнителя или постановщика уведомления по ее изменениям.
Немаловажно, что такую задачу могут видеть и руководители соисполнителей. Это очень актуально в компаниях с матричной структурой, в которых руководитель одного подразделения может привлечь к работе над задачей сотрудников другого подразделения, но руководитель этого другого подразделения хотел бы знать, как именно ресурс его сотрудников задействован другими руководителями.
Наконец, полезной возможностью контроля является назначение промежуточных контрольных точек. Например, срок исполнения задачи – 1 августа, а контрольная точка – 15 июля. По контрольным точкам задачи можно сортировать, фильтровать и т. п. Это позволяет не спохватываться в день, когда задача уже должна быть выполнена, а заблаговременно проверить, все ли в порядке, нужно ли какое-то дополнительное вмешательство со стороны руководителя.
Разграничение доступа к информации
При работе с обычным Outlook крайне трудно разграничить доступ сотрудников к информации. Exchange-сервер позволяет устанавливать права доступа только к папкам. Например, этот сотрудник имеет право задачи в папке только читать, этот – редактировать, этот – вносить (не видя содержимого папки) и т. д. Но если разложить задачи в разные папки, теряется удобство работы с ними – группировка, сортировка, отбор по различным критериям и т. п.
Иногда применяют обходные пути, например внутри задачи делают ссылку на документ, лежащий на портале SharePoint. А портал позволяет уже более тонко регулировать права доступа пользователей к документам. Но это создает ряд дополнительных неудобств и к тому же требует наличия и активного использования SharePoint в компании.
«Организатор задач Outlook» позволяет тонко разграничить права доступа к задачам, хранящимся физически в одной папке Exchange-сервера. Пользователи получают доступ к задачам в системе в соответствии с правами доступа, которые настраивает администратор системы с помощью специальной папки, в которой указаны пользователи с данными им правами.
По умолчанию пользователь системы имеет право доступа к тем задачам, в которых он является постановщиком, исполнителем, соисполнителем или участником согласования. Пользователь в роли руководителя дополнительно имеет доступ ко всем задачам, в которых пользователь-подчиненный является постановщиком, исполнителем, соисполнителем или участником согласования.
Есть также роль помощника, который имеет доступ к задачам своего руководителя и его подчиненных. Эта роль весьма актуальна, когда в контроле задач руководителю помогает секретарь.
Цепочка согласований
Достаточно часто выполнение задачи подразумевает ее согласование несколькими сотрудниками компании. Например:
– «Подготовить договор с клиентом Альфа» означает, что его не только подготовил менеджер по продажам, но еще и согласовали юрист, финансист или бухгалтер, а главное, производственник, которому этот договор выполнять;
– «Разработать комплект рекламных материалов по новому продукту» означает, что его не только нужно разработать менеджеру по рекламе, но еще и согласовать PR-директору, руководителю производственного подразделения, генеральному директору.
