Глеб Архангельский - Формула времени. Тайм-менеджмент на Outlook 2007-2010
2. Выберите на панели инструментов вкладку «Вид». На ней выберите Изменить представление / Управление представлениями.
3. В появившемся окне «Управление всеми представлениями» нажмите «Создать».
(В версии 2007 действия по п. 1–3 несколько отличаются: в меню Сервис / Настройка на вкладке «Команды» выберите в левой колонке пункт «Дополнительно», затем из правой колонки появившегося меню «Настройка» перетащите на панель инструментов кнопки «Текущее представление» и «Определить представления». Закройте все меню и нажмите появившуюся кнопку «Определить представления», а затем в появившейся таблице кнопку «Создать».)
4. Введите название представления – «Подготовка презентаций», тип представления – таблица. Нажмите «ОК».
5. В появившемся меню нажмите кнопку «Отбор».
6. Введите слово «Презентация» в поле «Искать текст». Место поиска ограничьте полем «Тема». Нажимайте «ОК», пока не закроются все меню.
Теперь, чтобы отобрать все встречи, являющиеся презентациями и требующие специальной подготовки, в меню «Текущее представление» на панели инструментов вместо стандартного представления «День/неделя/месяц» выберите настроенное нами представление «Подготовка презентаций».
Теперь нам нужно создать пользовательские поля, отражающие процесс подготовки к презентации. Для примера создадим поля трех типов – «да/нет», числового и текстового. При создании полей начинайте с самого главного слова, так как ширина экрана ограничена и названия полей не всегда видны целиком.
1. Кликните правой кнопкой мыши на заголовке любого столбца и выберите из контекстного меню пункт «Выбрать поля».
2. Нажмите кнопку «Создать» в нижней части появившегося меню.
3. Появится окно «Новый столбец» (в версии 2007 – «Новое поле»). Введите имя: «Помещение – забронировать». Тип поля («да/нет») выберите из выпадающего списка. Формат поля оставьте предложенный по умолчанию – «значок». Нажмите «ОК».
4. Вы вернулись в меню «Выбор полей» (в версии 2007 – «Выбор поля»). В списке «Поля пользователя в папке» появится только что созданное нами поле.
Перетащите его на панель названий столбцов, справа от поля «Конец».
5. Аналогично создайте и перетащите на панель поля «Слайды» и «Раздаточный материал».
Теперь, чтобы обозначить, что по какой-либо из презентаций забронировано помещение, достаточно кликнуть в окошке на пересечении столбца «Помещение – забронировать» и строки с названием соответствующей презентации. Появится галочка, обозначающая, что данный вопрос по этой встрече уже закрыт.
Создадим теперь поля более сложного формата – текстового и цифрового.
1. Кликните правой кнопкой мыши на заголовке любого столбца и выберите в контекстном меню пункт «Выбрать поля».
2. Нажмите кнопку «Создать» в нижней части появившегося окна «Выбор полей» (в версии 2007 – «Выбор поля»).
3. Появилось окно «Новый столбец» (в версии 2007 – «Новое поле»). Введите название: «Доп. материалы», из выпадающего списка ниже выберите тип поля «Текст». Формат оставьте по умолчанию – текст. Нажмите «ОК».
4. В списке «Поля пользователя в папке» появится созданное нами поле. Перетащите его на панель названий столбцов, справа от поля «Конец».
5. Аналогично создайте поле «Количество участников», выбрав формат «Число».
Теперь вы можете напротив каждой презентации в столбце с заголовком «Доп. материалы» вписать дополнительные раздатки, слайды, отчеты и т. п., которые нужно подготовить к презентации, например: «Нужны образцы полиграфической продукции с нашим дизайном».
В поле «Количество участников» вы можете вписать ожидаемое число гостей, причем Outlook поправит вас, если вы введете некорректные данные, например букву вместо числа. Скопировав все встречи в Excel, вы сможете мгновенно сложить суммы по числовым столбцам и проанализировать количественные аспекты мероприятий: плановое и фактическое число гостей, средние суммы расходов и т. д.
Структурирование задач
Пользовательские поля в разделе «Задачи» стоит применять при работе с большим количеством однотипных дел, имеющих срок исполнения, но не имеющих привязки к жесткому времени дня (например, согласование договора, оформление заказа). Разберем этот вопрос на примере согласования договоров – или любых других документов, на которые нужно получить визы нескольких подразделений.
Сначала настроим в «Задачах» отдельное табличное представление для работы с договорами. Признаком для отбора задач в это представление сделаем их принадлежность к категории «Договоры» – то есть на каждый договор, который необходимо согласовать, заводится отдельная задача, и ей сразу присваивается категория «Договоры» (как присваивать категорию, подробно объяснялось в главе 2). Естественно, можно задать другой принцип отбора, например по слову «Договор» в поле «Тема». Чтобы создать представление «Обзор договоров», нужно сделать следующее.
1. Перейдите в раздел «Задачи».
2. Выберите на панели инструментов вкладку «Вид», на ней Изменить представление / Управление представлениями.
(В версии 2007 в меню Сервис / Настройка на вкладке «Команды» выберите в левой колонке пункт «Дополнительно», затем из правой колонки возьмите кнопки «Текущее представление» и «Определить представления» и перетащите их на панель инструментов. Закройте все меню и нажмите кнопку «Определить представления» на панели инструментов.)
3. В появившейся таблице нажмите «Создать».
4. Введите название представления – «Обзор договоров», тип представления – таблица. Нажмите «ОК».
5. В появившемся окне «Дополнительные параметры представления: Обзор договоров» (в Outlook 2007 – «Настройка представления: Обзор договоров») нажмите кнопку «Отбор».
6. В очередном окне на вкладке «Другие условия» нажмите кнопку «Категории».
7. Из списка категорий выберите категорию «Договоры».
8. Нажимайте «ОК» до закрытия всех окон.
Теперь, чтобы отобрать все задачи, относящиеся к договорам, в меню «Изменить представление» (в Outlook 2007 – «Текущее представление») на панели инструментов вместо стандартного представления «Простой список» выберите настроенное нами представление «Обзор договоров».
Как создавать поля разных типов: цифровые, текстовые и «да/нет», мы знаем из предыдущего параграфа «Подготовка мероприятий». В «Задачах» они создаются точно так же.
Предположим, у нас уже есть поля «Бухгалтерия», «Юридический отдел» и «Финансы» – это три службы, от которых необходимо получить визу на договор. Формат всех трех полей – «да/нет», то есть либо виза получена, либо еще нет. Научимся настройке автоматического выделения синим цветом тех договоров, по которым получены все необходимые согласования.
1. Кликните правой кнопкой мыши на заголовке любого столбца в нашем новом табличном представлении задач и выберите в контекстном меню пункт «Настройка представления» (в Outlook 2007 – «Настройка текущего представления»).
2. В появившемся окне нажмите кнопку «Условное форматирование» (в версии 2007 – «Автоформат»).
3. В появившемся окне нажмите «Добавить».
4. Введите название нового правила: «Согласованное – синим».
5. Нажмите «Шрифт», в появившемся окне выберите синий жирный, нажмите «ОК».
6. Вы вернулись в меню условного (автоматического) форматирования. Нажмите «Условие».
7. В появившемся окне «Отбор» выберите вкладку «Дополнительно»; на ней нажмите кнопку «Поле» и из выпадающего списка выберите подменю «Поля пользователя в папке», и в нем пункт «Бухгалтерия».
8. Теперь выберите «равно» в поле «Условие» и «да» в поле «Значение». Нажмите «Добавить к списку».
9. Еще раз нажмите кнопку «Поле», выберите «Юридический отдел» в подменю «Поля пользователя в папке». Снова установите условие «равно – да», нажмите «Добавить к списку». В окне «Отбор» получится такая картина:
10. Аналогично установите условие «равно – да» для поля «Финансы».
11. Нажимайте «ОК» до закрытия всех меню.
Теперь, если во всех трех пользовательских полях («Финансы», «Бухгалтерия», «Юридический отдел») проставлены галочки, соответствующая задача выделяется синим цветом. Таким образом, в списке договоров вы сразу видите полностью согласованные, они выделены синим.
