Николай Додонов - Антитайм-менеджмент
С 11 до 12:
• Работаем с электронной почтой.
• Даем себе 5 минут, чтобы размяться.
С 12 до 13:
• Занимаемся текучкой (перезваниваем на неотвеченные вызовы плюс остальные вопросы).
С 13 до 14:
• Обед
С 14 до 15:
• Даем себе 5 минут, чтобы размять ладони и пальцы рук.
• Выключаем звук на телефоне и кладем его «лицом» вниз.
• Не открываем электронную почту!
• Работаем с задачами.
С 15 до 16:
• Разбираемся с электронной почтой.
С 16 до 17:
• Занимаемся текучкой (перезваниваем на неотвеченные вызовы плюс остальные вопросы).
С 17 до 18:
• Работаем с задачами с включенным телефоном и зеленым стикером на мониторе или двери.
Многим из нас условия не позволяют подчинить свою работу жесткой структуре. Хотя, надо сказать начистоту, жесткой она выглядит лишь на бумаге. По сути мы всего лишь переключаемся с задач на текучку и с текучки на задачи. Во время работы над задачами выключаем телефон и не открываем электронную почту. Для последней желательно выделить отдельное время и стараться его не превышать. Почта очень похожа на работу, но на самом деле в обмене письмами мало полезного.
Как уже было сказано в разделе об электронной почте, лучше работать с ней строго по часам и уделять четко определенное время. Желательно, как можно меньше. Остальное время посвящать задачам или другой работе.
Какие отклонения от предложенного распорядка можно допустить? Во-первых, у многих сразу вызовет вопросы требование выключить мобильник. Охотно допускаю, что не все способны держать его без звука так долго и перезванивать только два раза в день. Мобильник – тоже привычка. Мы сами нервничаем, когда звоним, а абонент не берет трубку. «Зачем сотовый телефон, если на него не отвечать?!» – думаем в этот момент с плохо сдерживаемым раздражением. Очень возможно, что те, кто будут пытаться вам дозвониться, решат именно так.
Поэтому предлагаю следующее. Во-первых,
• предупредить друзей, родных и коллег, что теперь вы берете телефон только в определенное время. Заверить их, что вы обязательно перезвоните, если вызов остался неотвеченным;
• попробовать поработать так несколько дней. Если ничего не случится, оставить такой режим. Если появятся осложнения, не брать телефон хотя бы в Золотой час, утром;
• если с некоторыми людьми экстренная связь необходима (например, с родными), завести для этого второй номер, который будет знать узкий круг людей. Довести до их сведения, что звонить на него следует, только если что-то случилось.
Во-вторых, если текучки много, можно отказаться от работы с задачами с 14 до 15, оставив ее на утро. При этом все равно держим таск-менеджер открытым, чтобы поглядывать в него и периодически «подстреливать» задачу-другую. Но не открываем электронную почту вне обозначенного времени.
В-третьих, если днем приходится участвовать в переговорах, ездить, то есть тратить время на то, что не дает разобраться ни с текучкой, ни с задачами, можно оставить себе только Золотой час. Точнее, нужно оставить. Час на задачи утром, каждый день, 5 дней в неделю, 22 дня в месяц, 250 рабочих дней в году – тот самый ускоритель, который выведет вашу работу на иной уровень и позволит достигать цели при любой загрузке.
Та же логика применима, если дел немного. Когда их мало, это не значит, что нужно 8 часов забить работой. Если текучки почти нет, а цели есть, на них не нужно тратить весь день. Можно сходить на фитнес, поучить язык, погулять. Одним словом, постараться лучше почувствовать жизнь. В этом случае незыблемым правилом будет тот же Золотой час и порционная работа с электронной почтой.
Каждую неделю
• Выберите время, когда вам удобно подвести итоги и сделать еженедельный обзор. Желательно, чтобы это был вечер пятницы.
• Если возможно назначить обзор на определенное время – внесите его в календарь. Если нет – создайте повторяющуюся задачу.
• Откройте карту для еженедельного планирования.
• Откройте таск-менеджер.
• Просматривайте списки дел по проектам и одноименные карты.
• Удаляйте неактуальные цели и задачи.
• Отмечайте в карте еженедельного планирования достигнутые цели выполненными и складывайте их в веточку «Сделано» (очень полезно для того, чтобы иметь правильную самооценку).
• Определите в карте еженедельного планирования новые Цели недели (или Стратегические цели, если они достигнуты). Пользуйтесь для этого картами проектов.
• Занесите в таск-менеджер элементарные действия, направленные на достижение Целей недели, назначьте им даты (если необходимо, то и время) начала.
• Сохраните и закройте карту еженедельного планирования.
Правила хорошего тона в общении
Получайте обратную связь как можно быстрее
Представьте: вы должны выступить перед акционерами, но не можете закончить свою речь, потому что ждете недостающий документ. До встречи полтора часа. Вы выступаете третьим. Документ должен был оказаться у вас еще утром. В нем нет ничего архисложного, простая статистика и краткий отчет о продажах за последний квартал.
Распоряжение вы отдали на прошлой неделе. Сотруднику было прямо сказано, что отчет нужен и важен. Были определены сроки. Вы ясно дали понять, что к сегодняшнему утру все должно быть дважды перепроверено и представлено в лучшем виде. Но пока ничего нет.
До собрания час. Нервно бросаете взгляд на циферблат. Вы рассчитывали получить отчет, прочитать его, вставить слайд в презентацию, прокрутить ее в голове и еще успеть выпить кофе перед выступлением. Начинаете ходить по кабинету кругами, как тигр в клетке. Ладони становятся влажными, вы готовы зарычать и начать грызть ногти.
В конце концов, вы не выдерживаете и отправляетесь в общий офис. Подходите к сотруднику, который должен был подготовить документ, делаете вежливое лицо (внутри бушуют вулкан и ураган Катрина) и уточняете:
– Иван Ильич, будьте любезны, подскажите, почему до сих пор не отправлен отчет?
– Арсений Степанович, у меня все готово, вы просили два раза проверить. Я второй раз аналитику написал, вот теперь жду ответа…
И это с таким невинным лицом.
У вас дергается глаз. Потом другой. Затем оба. Извергается вулкан, проносится ураган. Давление успевает подняться до 220 и опуститься обратно. Ваша выдержка поражает. Все это происходит за одну секунду, и вы очень тихо и вежливо спрашиваете:
