Николай Додонов - Антитайм-менеджмент
Электронная почта привлекательна еще и тем, что как бы сама формирует список дел. Пришло письмо – бери и делай. На то, чтобы прикинуть, чем заняться, не нужно тратить силы. Просто садись и отвечай на письма. Ни тебе работы над целями, ни составления планов, никаких проблем – открой программу и поехали. Все до нас уже продумано. Вот только где гарантия, что эти дела дадут результат? Где гарантия, что они ведут к цели? Где гарантия, что они помогут сохранить рост и развитие?
Все бы ничего, если бы не время. Самое жесткое ограничение, которое не дает бесконечно заниматься ерундой. Чем больше дел, как рутинных, так и развивающих предприятие, тем лучше и жестче стоит распределять время. Иначе на важные дела его может не хватить.
Нет ничего проще, чем засесть за письма. Иногда, соглашусь, работа с ними требует напряженных размышлений, однако нет никакой гарантии, что она пойдет вам на пользу. Брайан Трейси говорит, что каждый день стоит заниматься только самыми важными делами. Более того, ежедневно нужно концентрироваться только на 3 самых-самых главных! Если мы начинаем день с просмотра email, считайте, что для этой стратегии он потерян.
Самый легкий способ не закончить важное дело – переключиться на какую-то ерунду, а в конце дня обнаружить, что из нужной работы ничего не сделано, – и открыть почту. Почти все, кого я знаю, хотя бы раз в полчаса заглядывают в электронную почту. Что они там хотят увидеть? Весть, что дядюшка миллионер оставил наследство?
Если это менеджеры по продажам, снабжению или работе с клиентами – никаких претензий. У них заявки приходят по почте. Если речь о руководителях – это проблема. В первую очередь их работа – развитие. И если они начинают день с электронной почты, то с самого утра зарываются в рутину. Но это еще полбеды.
Опасность кроется в ассоциативных рядах. Если мы не знаем, как правильно организовать электронный ящик, то можем зацепиться глазами за начало письма или тему, которые всегда видны в программе, отправиться их читать и потом начисто забыть, чем занимались только что.
Мало того, нередки случаи, когда спустя два часа можно обнаружить себя на другом конце города и понять, что ты вовсе не хотел там оказываться. Лет 15 назад шел по телевизору забавный сериал «Альф» (тогда я еще телевизор смотрел). В нем главный герой говорит такие слова: «Я сидел тихо, мирно. Потом проголодался. Открыл холодильник. Дальше – как в тумане».
На 100 % похоже на то, как мы уплываем по ассоциациям, когда, отвлекаясь от основной работы, отправляемся проверить электронную почту.
Однажды на коуч-сессии я рассказывал, какую опасность скрывает неорганизованная электронная почта, как легко залезть в нее и потом обнаружить себя на другом конце города. Мой клиент, один из топ-менеджеров компании, работающей в нефтегазовом секторе, на это ответил: «Да что на другом конце города, я так однажды оказался в Хабаровске!»
Причины проблем
Основные проблемы при работе с электронной почтой возникают не столько из-за технической стороны ее организации, а из-за того, что мы не знаем, какие ее две функции нужно разделить. Они следующие:
• Накопитель («Входящие»);
• Архив.
Как не раз было сказано, электронная почта – отличный способ показать, как происходит работа с входящими сообщениями. Все настолько же очевидно, насколько привычно и просто: письма приходят в «Inbox» и лежат там до тех пор, пока мы их не прочитали.
В то время, что они пребывают там непрочитанными, мы заняты другими делами: размышляем над проблемами, работаем над задачами, творим или просто отдыхаем. Самое главное: то, что в этих письмах лежит, не попадает в голову, пока к этому не готовы мозги.
Вторая функция почтового ящика – Архив. К нему мы обращаемся, когда требуется найти нужную информацию: поднять переписку или получить приложенный файл. Соответственно нужна грамотная организация Архива, и надо уметь с ним правильно работать.
Некоторые читатели на этом месте могут сказать, что их архив электронной почты организован великолепно – в нем 200 папок: по клиентам, по контрагентам, по сотрудникам. И все – письмецо к письмецу. Это неплохой вариант, однако можно добиться лучшего результата гораздо меньшими усилиями и не создавая такую объемную структуру.
Большинство проблем возникает из-за того, что эти функции «Входящих» и Архива в почте не разделены.
Пока мы об этом не знаем, то оставляем письма во «Входящих», после того как прочитали. И почту невозможно использовать ни как Накопитель, ни как удобный Архив.
Правильно используем «Входящие»
Папочка «Входящие», она же «Inbox», должна содержать только непрочитанные сообщения. Если письмо уже открыто, там ему делать нечего. То есть по идее во «Входящих» должно быть пусто. Ни прочитанных, ни непрочитанных писем.
Но это в идеале.
Письма поступают каждый день. Масса времени уходит на работу, поэтому редко когда можно похвастать тем, что вся почта обработана и во «Входящих» пусто. Однако стремиться к этому стоит, потому что чистые поверхности, очищенные Накопители помогают лучше сосредоточиться на основной деятельности и продуктивно провести день.
Мы помним, что чем меньше объектов в зоне внимания, тем больше концентрация на каждом из них.
Это значит, что:
• чем меньше во «Входящих» писем, тем лучше можно сосредоточиться на каждом;
• если нет писем, повышается концентрация на текущих делах и задачах;
• если нет писем и текущих задач, мы можем максимально эффективно планировать (или отдыхать).
Чтобы содержать «Входящие» в порядке, достаточно следовать простому правилу: прочитал – убери в Архив. Тогда «Входящие» будут выглядеть, как на картинке. Поверьте, когда вы приведете email в норму, то ощутите, насколько спокойнее и комфортнее себя чувствуешь, когда смотришь на чистый «Inbox».
Архивация
Все, что нужно сделать, чтобы держать «Входящие» в порядке – отметить прочитанные сообщения и убрать их в Архив. В Gmail это сделать легко и просто, там есть специальная функция, которая так и называется – «Архивировать».
При этом почта не сжимается, не уничтожается, не шифруется, а просто перемещается из «Входящих» в папку «Вся почта». Там ее по-прежнему можно найти и полноценно с ней работать, что вряд ли потребуется.
Организуем Архив
Архив электронной почты мы будем организовывать никак. Это не опечатка, не ошибка и не выверт сознания. Вы увидели именно то, что я имел в виду. Мы не приложим никаких усилий, чтобы навести порядок в Архиве электронных сообщений. Не будем тратить ни одной калории, чтобы разложить письма по папочкам. И не потратим ни одной минуты, чтобы понять, как это правильнее всего сделать.
