Николай Додонов - Антитайм-менеджмент
После того как стало ясно, что справиться с задачей в течение двух минут (или другого удобного вам интервала времени) не получится, мы спрашиваем себя: «Когда ее нужно решить?» и назначаем соответствующую дату в таск-менеджере. Этим путем мы распределяем множество действий на разное время и добиваемся комфортной и равномерной загрузки во все дни недели.
Слово «нужно» выделено неслучайно. Обычно задачи распределяются не так, как их действительно следует сделать, а как нам хочется, чтобы они были сделаны. То есть все сваливаются на понедельник. В разделе «Ежедневный обзор» следующей главы мы увидим, чем грозит благое стремление сделать все как можно быстрее. Пока что обратите внимание: стоит постараться назначать задачам реалистичный срок. Так они будут ложиться на все дни недели равномерно, что убережет вас от переутомления и даст еще несколько плюсов.
Чтобы установить задачу на какую-то конкретную дату, в каждом таск-менеджере есть нужная функция. Часто она так и называется – «Время начала». Иногда программа позволяет назначить и время предполагаемого завершения, то есть дедлайн, но мы этим полем пользоваться не будем. Причина проста: завершение задачи почти всегда очень близко к ее началу. Элементарное действие на то и элементарное, что не требует особого времени. Конечно, для кого-то им может быть и создание презентации, которое занимает пару часов, однако ставить дедлайн, даже если задача оценивается в целый день работы, нет смысла.
К тому же когда мы назначаем задачам дедлайны, то часто занимаемся самообманом. Дедлайн, который установлен из рациональных соображений, нас не мотивирует. Мотивирует только опасность. Мы чувствуем, когда действительно наступает время «Ч». Поэтому расстановка дедлайнов не поможет бодро расправляться с делами, которые не хочется делать. Чтобы решать неприятные задачи, мы применяем технику элементарных действий. Они дедлайна не требуют и выполняются одинаково легко и просто.
Делегирование задачи – единственное исключение, когда использовать дедлайн не только можно, но и нужно. Более того, абсолютно необходимо. Если вы назначаете задачи подчиненным, они должны быть в курсе, когда требуется предоставить работу. Само собой, им надо понимать, чем чреват срыв сроков, и ощущать дедлайн, который вы поставили как реальный. Тогда задачи будут выполняться вовремя.
Иногда сложно сказать, когда нужно решить задачу. Такое бывает при анализе чего-то, что относится к долгосрочным намерениям или вообще к области «сбычи мечт». Например, не так просто понять, когда стоит купить рекомендованную книгу, если она не вписывается в наш план чтения. В таком случае ничто не мешает создать элементарное действие «зайти на сайт книжного магазина и купить книгу» и отправить его в соответствующий проект, не присвоив никакой даты.
О том, что такое проект, вы узнаете в соответствующем разделе, а пока я отвечу на вопрос, который тоже иногда звучит. Он следующий: если действие без даты, не может ли оно потеряться и остаться невыполненным? Нет, не может. Почему – смотрите в разделе, посвященном еженедельному обзору и планированию.
Отзывы
Владимир Севрук. Генеральный директор компании «Информатика и Сервис», официальный партнер «1С-Битрикс» по продаже и внедрению «Битрикс24».
Постановка задачи, или Как правильно формулировать название рабочих задач
В наши дни существует огромное количество систем автоматизации бизнеса. Они направлены на улучшение работы сотрудников компаний и организаций в тех или иных областях – от бухгалтерского учета до изготовления деталей на сложных компьютерных станках.
В работе офисных сотрудников, выполняющих ежедневные рутинные бизнес-процессы по «перекладыванию бумаг»:), наиболее распространенным инструментом автоматизации являются системы управления задачами – так называемые таск-трекеры.
Когда я решил внедрить в своей компании систему управления задачами на основе «Битрикс24», то очень быстро выявил первую и наиболее распространенную проблему. Она актуальна сегодня для большинства компаний, руководителей, сотрудников, да и просто людей, любящих планировать свои ежедневные дела при использовании подобных инструментов автоматизации.
Опишу ее на живом примере.
Менеджер отдела продаж Иван приходит утром на свое рабочее место, открывает «окошко» рабочей программы («Битрикс24» или любой другой) и видит список задач, которые сегодня необходимо сделать. Часть из них ему поставил руководитель – Ольга Сергеевна, часть он запланировал себе сам. Большинство задач рабочие, но могут быть и личные. Например:
• отчет по продажам;
• КП предварительное по ТЗ;
• канцелярия Иван Сергеевич;
• подоконник Иванова;
• забрать счетчик воды из магазина;
• собрание Презентация Новых Окон.
Что может понять из этого списка сотрудник? Наверное, это зависит от его опыта и знаний. Что сможет понять из этого списка опытный сотрудник? Наверное, ему нужно сделать отчет по продажам – но за какой срок? Наверное, ему нужно подготовить коммерческое предложение по техзаданию – но для какого клиента?
А если Иван работает в компании первую неделю? И уже получил от своего руководителя Ольги Сергеевны задачу «Канцелярия Иван Сергеевич» – что он должен начать делать? Вспоминать вчерашние разговоры с Ольгой Сергеевной? Рыться в своих черновиках на рабочем столе? Звонить Ивану Сергеевичу? Или сначала узнать, кто это вообще такой? А что делать с подоконником Ивановой? Его надо покрасить или установить, или, наоборот, снять?
Я написал выше несколько предложений, и все они со знаками вопроса в конце. И это неслучайно. Потому что в реальной жизни любой из нас, открыв утром список дел, который сформулирован подобным образом, не сможет быстро и точно понять, что ему нужно сделать сегодня в течение дня. А это значит, что день начнется с выяснения и уточнения подробностей у коллег и руководителей. Получается, что часть рабочего времени Ивана будет потрачена неэффективно, а попросту – впустую.
В такую ситуацию ежедневно попадают миллионы сотрудников и руководителей по всему миру. Самая первая и распространенная ошибка при работе с задачами – их неправильная формулировка при постановке. Большинство из нас некорректно записывают название задачи в список дел на завтра, на следующую неделю или на год вперед. Когда наступает день и час, и человек открывает список дел на этот день – не каждый вспомнит, в каком магазине нужно забрать тот самый счетчик воды.
