Николай Додонов - Антитайм-менеджмент
Слово «архив» вызывает образ порядка, библиотеки, где стоят стеллажи, работает пожилой архивариус, который помогает быстро во всем разобраться. У многих и в компьютере есть хранилище файлов, но это не Архив.
Хороший Архив должен соответствовать следующим критериям:
• быстрое сохранение;
• быстрый доступ;
• надежность.
Я редко встречаю пользователей, у которых действительно есть архив. Многие думают: если на компьютере порядок и файлы лежат стройными рядами – это хороший архив. К сожалению, часто приходится наблюдать, как пользователь тратит кучу времени, чтобы сохранить в такой архив нужный файл, а потом его найти.
Если файл нельзя сохранить за секунды (не десятки секунд, а именно секунды) и так же быстро его найти, хранилище нельзя называть Архивом.
Не расстраивайтесь! Чтобы иметь хороший и удобный Архив, в котором ничего не потеряется и все можно быстро найти, не нужно прикладывать усилия. Прежде чем мы продолжим, давайте посмотрим, почему образуются свалки файлов и документов и как они оказываются разбросаны по всему компьютеру. А потом выясним, почему, когда мы стараемся создать стройный Архив, сами изо всех сил тому мешаем.
Чаще всего хаос, в котором ничего не найти, возникает из-за того, что обращение с файлами не имеет никакого принципа. То, что мы скопировали с флешки, скачали из Интернета, создали сами, сохраняется куда попало и под каким угодно именем.
Всему виной самообман. Иногда так хочется сэкономить пару секунд и 5 кликов мышкой и просто бросить файл там, где предлагает программа или где кажется удобнее. Это приведет к тому, что, когда файл понадобится, придется попотеть, чтобы его найти. Иногда поиск будет безрезультатным и придется потратить еще 3 часа на то, чтобы написать документ заново или искать по всему дому флешку, с которой файл был скопирован. Бывает, спустя неделю случайно обнаруживается оригинал, и теперь мы путаемся между версиями – какая актуальна?
Это известная когнитивная ошибка. Мы выбираем крохотный комфорт сейчас, чтобы получить большую боль позже. Если бы мы выбрали маленькую боль сейчас (потратили немного сил, чтобы правильно сохранить файл), то в будущем получили бы большой комфорт (все легко и быстро нашли и не путались бы в копиях).
Хорошая новость в том, что сейчас не нужно выбирать даже маленькую боль. Достаточно пары секунд и 1 клика мышкой, чтобы навести полный порядок в компьютере. Достаточно следовать простому правилу, но о нем позже. Для начала разберемся с представлением о хорошем Архиве.
У многих из нас в компьютере свалка, у многих – относительный порядок, на поддержание которого уходит прилично сил и времени. Как это выглядит? В компьютере создается общая папка. Обычно ее называют «Работа». В ней делаются папки с проектами. Иногда – папки контрагентов. Внутри этих – очередные подпапки: документы, сканы, чертежи, лицензии и т. д.
Чем дольше «живет» система, тем глубже растет. Иногда, чтобы найти нужную папку, приходится идти вглубь на 8–9 уровней. Когда папок становится много, происходит самое интересное: мы начинаем колебаться, куда сохранить файл.
Например, если скачивается «Договор на поставку преобразователей частоты для компрессорного завода», его можно сохранить в папку по этому клиенту. Можно – в папку по оборудованию, на поставку которого составлен договор. Можно – в папку к проекту «Модернизация насосной станции». Куда лучше?
Положим, мы выбрали папку по проекту и сделали в ней подпапку «Договоры». Куда за месяц отправится еще 7 штук. Допустим, через полгода этот же договор нужно найти. Учитывая, что прошло время и все позабылось, как может выглядеть поиск?
Итак, нам нужно найти договор на поставку частотников компрессорному заводу. Ему модернизировали насосную станцию, наверное, можно посмотреть в папке «Оборудование», которая лежит в «ПроектыКомпрессорный заводнасосная станция». Гм… там нет! Так, зайдем в папку клиента.
Идем «РаботаКлиентыКомпрессорный заводдоговоры». Пролистываем 200 договоров, пару смотрим – не тот. И тут нет! Еще одна попытка: наверное, он в папке по оборудованию? Идем «РаботаНоменклатураПреобразователи частотыдоговоры». Перебираем документы. Находим! Бессмысленно прошло 3 минуты.
Пусть мы ищем 10 документов в день. На каждый тратим в среднем по 3 минуты. Полчаса в день, почти 150 минут в неделю. 450 в месяц. 21 600 минут в год. Это 360 часов рабочего времени на бессмысленные щелчки мышкой.
Пусть время ваших сотрудников стоит 400 рублей в час и их у вас 10. В год вам это стоит 1 440 000 рублей. Один миллион четыреста сорок тысяч рублей за то, как мы привыкли сохранять и искать документы. Не дороговато ли?
Пусть речь идет лично о нас. Допустим, это время мы себе не оплачиваем, а просто тратим на работу. Представьте, что значат 360 часов? Это:
• курс иностранного языка;
• 45 дней по 8 часов, которые мы «прощелкали» мышкой;
• время, которое выброшено из жизни;
• полноценный отпуск (кто жаловался, что на него нет времени?);
• сотни вечеров, которые мы могли бы провести с родными, а не с компьютером;
• еще масса очень и очень ценного.
Как давно вы работаете с компьютером? Сколько лет трудитесь в офисе? Пусть будет пять лет! Не жалко ли 1800 часов впустую? А мы еще сетуем на нехватку времени. Да за 1800 часов можно экспедицию на Марс подготовить!
Кто виноват и что делать?
К счастью, это тот случай, когда не виноват никто. Нас не учили использовать память, как не учили пользоваться компьютером в таких подробностях. В том не было необходимости. Вот мы и сохраняли файлы, как было принято при бумажном документообороте. Курсы компьютерной грамотности до сих пор имеют задания типа «создайте дерево каталогов», где учат делать такие вот папки и подпапки…
Человек мыслит ассоциациями и имеет врожденную потребность к структурированию и систематизации. Мы стараемся объединить вещи в категории, руководствуясь общими признаками, разместить их в папочках и поставить на мысленные полки. В памяти это происходит автоматически. В компьютере так хранить информацию невозможно.
Система папок плоха тем, что, когда документ относится к нескольким темам (как в примере с договором), место, куда его можно сохранить, будет только одно. А вот искать его мы станем по всем папкам, где он может быть. Знания связываются ассоциациями и находятся так же. К счастью, нечто подобное можно организовать и в компьютере, что сделает поиск и хранение файлов невероятно простым и удобным. Как? Мы будем опираться на ассоциативные связи!
