Александр Шумович - Искусство проведения мероприятий. Беседы мастеров Бу и Шу
Каждый евентист знает это. И, похоже, не так много представителей других профессий в мире обладают этим знанием.
Когда в И-Го проходила Олимпиада, много было сомнений и разговоров. Пройдет ли хорошо, надо ли проводить, кто и почему привлечен к стройке. Не сомневались только в одном: она пройдет в указанные дни. И тогда строители тоже узнали секрет Дед Лайна и сдали все вовремя.
Вот несколько следствий из знания о Дед Лайне.
1. Препятствия на твоем пути не важны. Расскажи о них, если хочешь, но потом сразу переходи к возможным решениям.
2. Разные люди идут к Дед Лайнам разными путями. Кто-то планирует и делает все заранее. Это мудрые евентисты. Кто-то делает все в последний момент, мало спит, много бегает. Это евентисты, которым нужен адреналин.
3. Вы можете быть хорошим парнем или девушкой, но если вы не уважаете Дед Лайн, то будете изгнаны из рядов евентистов.
В этом отношении мероприятия – модель жизни: вводные все время меняются, ресурсы ограниченны, а Дед Лайн неизбежен. И все надо успеть, хочешь или нет.
Если бы кто-то спросил мастера Бу, какое самое главное изменение необходимо в стране И-Го, он ответил бы следующее. Нужно, чтобы закон Дед Лайна стал обязательным для каждого гражданина и каждой компании, от небольшой лавочки до гигантской корпорации, исполняющей мечты. Этого достаточно для процветания.
Сдать вовремя важнее, чем еще немного улучшить и сдать позже срока.
Помните о секрете Дед Лайна и о том, что скоро миром будут править те, кто следует его закону.
История 56: Этапы развития
Как-то раз мастер Бу и мастер Шу встречались с коллегой, мастером Са – руководителем крутого регионального агентства из города Женоров. Попивая чай, они делились новостями об успехах своих компаний. Наконец мастер Са задал вопрос, который давно его волновал:
– Мне очень нравится, как выглядят проекты вашей компании. Но если я буду работать так, моя компания обанкротится. Мы будем тратить все деньги на декор, режиссеров, технику… Если нужно сделать выбор между качеством и прибыльностью, что выбрать?
Мастер Бу и мастер Шу переглянулись. Мастер Бу кивнул, и тогда мастер Шу, поглаживая бороду, поделился своими соображениями:
– Любезный мастер Са! Большинство компаний, оказывающих профессиональные услуги, постоянно встают перед дилеммой, что выбрать в данный момент – повышение прибыльности или повышение качества? Если направить больше денег на улучшение продукта, то потребители получат лучшее качество. Компания потеряет в рентабельности, ее прибыль будет ниже, чем у конкурентов. Но зато продукт станет заметно лучше, а значит, потребители придут в восторг, начнут рекомендовать компанию и ее продукт. Из-за этого продажи увеличатся, и компания сможет получить больше прибыли. Но компания не может все время работать на перспективу. Прибыльность нужна, чтобы она могла привлекать талантливых сотрудников на рынке, тратиться на маркетинг, на исследования, выплачивать дивиденды. Это как человеческие шаги – левой, правой, левой, правой. Так же и ход развития компании: инвестиции – прибыльность, инвестиции – прибыльность. Одно следует за другим, и этот ритм не следует прерывать.
– Я не понимаю вашего ответа, мастер Шу. Что вы имеете в виду?
– Всегда есть минимум два решения, а не одно, и можно выбирать. Иногда качество, иногда прибыльность. Нужна мудрость, чтобы различать эти моменты. Успешно развиваются те компании, которые тонко чувствуют, когда нужно выбрать одно, а когда другое.
Мастер Са погрузился в мысли о Клиентах и о том, как научиться чувствовать этот момент, чтобы компания могла правильно сделать следующий шаг.
История 57: Правило совещаний
Однажды мастер Бу сидел на большом совещании в окружении двадцати уважаемых мужей и женщин. Многие из них блистали различными признаками того, что они успешно конвертируют свою жизненную энергию в социальные атрибуты. Говорил Министр, докладывал один из собравшихся. Остальные с разным успехом скрывали признаки скуки.
Мастер Бу шлифовал ценный для совещаний навык рисования слона, вид сзади. Когда слон стал совершенным, мастер Бу задумался, что же не так с большими совещаниями.
В рамках подготовки больших проектов возникает несколько типичных проблем, связанных с совещаниями.
Большие совещания – самое главное бедствие. Требуется присутствие всех участников. Отсутствие или задержка одного часто приводят к потере смысла совещания. Количество можно минимизировать, но совсем отказаться от многолюдства невозможно. Они необходимы, чтобы не возникло проблем на стыке ответственности разных независимых рабочих групп (например, декораторы и техники, кейтеринг и безопасность).
Программа совещания имеет свойство размываться, охватывать все больше и больше вопросов. Ситуация усложняется еще и тем, что в какой-то момент у всех появляются разные версии одних документов, например тайминга подготовки проекта.
Мастер Бу записал несколько простых правил для организации совещаний.
1. Большие совещания. В рамках большого проекта «общие совещания», к сожалению, неизбежны. На больших совещаниях присутствуют представители всех рабочих групп, всех блоков мероприятия. Важно, чтобы никто не парализовал работы каждого из блоков. То есть отсутствие человека, ответственного за совещания внутри блока, может рассматриваться как неизбежная потеря. Работа должна продолжаться без него. И если в вашей власти минимизировать «большие совещания», сделайте это.
2. Общие документы. Единственный способ избежать проблемы появления разных версий документов – публиковать их онлайн, с общим доступом и общим процессом редактирования. Например, закрыл вопрос – пометил непосредственно в документе.
3. План совещания. Каждое совещание должно начинаться с плана задач, оставшихся с прошлого раза. Пока вы не обсудили более ранние задачи, запрещено обсуждать или добавлять новые пункты.
4. Телефоны. Разговоры по телефону во время совещания нужно запретить всем. Чтобы выполнить это требование, нужно минимизировать время совещания, например 20 минут – достаточно, чтобы обсудить текущие вопросы самого большого проекта и без серьезных последствий не отвечать на звонки.
5. Регулярность. Периодичность совещаний нужно обсудить в самом начале и придерживаться ее. Люди должны закладывать это время в свое рабочее расписание, планируя неделю и день. Например, 20-минутное совещание рабочей группы – один раз в день и одно большое совещание – один раз в неделю.
