Боб Файфер - Издержки – вниз, продажи – вверх. 78 проверенных способов увеличить вашу прибыль
Подписка на периодические издания. Подписка на многочисленные и неизвестно кому нужные издания стала нормой практически для каждой компании. Ну полно, так ли вам нужны все номера T e Wall Street Journal? Неужели библиотеке вашей фирмы настолько необходимы все эти периодические и информационные издания? По моим наблюдениям, любая компания может прекрасно обойтись и одной четвертью всей периодики, которую она привыкла выписывать (то есть на которую привыкла выбрасывать деньги).
Телефоны. Для начала неплохо убедиться в том, что ваши служащие пользуются обычными телефонными аппаратами (за исключением тех сотрудников, которым по роду службы необходим многофункциональный аппарат). Ну зачем каждому сотруднику телефон со множеством кнопок и различных функций? Ведь большинство ими не пользуются и даже могут не знать обо всех возможностях такого аппарата. Далее необходимо ужесточить правила пользования телефоном, а именно запретить междугородные телефонные переговоры личного характера. Проведите выборочную проверку счетов за телефон. Обнаружив нарушение, предупредите провинившегося сотрудника о том, что в следующий раз ему придется платить за это крупный штраф. Достаточно проявить подобную строгость в отношении 2 процентов служащих, и это немедленно станет известно всему персоналу, который сделает правильные выводы для себя. Так, в одной из компаний, с которыми я работал, в результате подобной политики уже в первый месяц вдвое сократились счета за телефон.
Долгосрочные контракты с поставщиками. Не подписывайте подобных контрактов, пока это не стало суровой необходимостью, и запретите своим служащим делать это. Конъюнктура рынка постоянно меняется, и хороший бизнесмен должен проявлять гибкость. Однако последнее весьма затруднительно, если вы связаны достаточно длительным контрактом. Кроме того, наличие контракта усложняет исправление ошибок. Например, если мой служащий допустил просчет, я всегда могу исправить его, но если он заключил контракт, фирма привязана к этой ошибке на долгое время и несет значительные убытки.
Шаг 33. Размеры офиса
Во многих компаниях сложилось совершенно несуразное представление о том, сколько рабочей площади требуется каждому служащему. Люди, которых не бывает на месте по три дня в неделю, имеют отдельные (пустующие в их отсутствие) кабинеты. На самом деле лишь очень небольшое число сотрудников действительно нуждается в собственном кабинете. Офисы фирм, как правило, гораздо больше, чем нужно. Приемные часто слишком просторны.
Правило, которым необходимо руководствоваться в отношении офисной площади, однозначно. Выбирайте наиболее дешевое помещение в пригороде. Уплотняйте сотрудников, размещая по два-три человека в каждой комнате. Не оставляйте пустые просторные холлы. Офисное пространство должно быть функциональным, а не роскошным. И тогда эффективность труда сразу же повысится, поскольку служащие будут более серьезны и атмосфера будет более деловой.
Наконец, несколько раз подумайте, прежде чем вкладывать средства в приобретение здания (или его части) для офиса. Гораздо проще платить арендную плату. Со временем ваши требования к офису могут измениться, поэтому не стоит связывать себя одним помещением. Хотя владеть недвижимостью считается весьма солидным, но в девяти случаях из десяти это оборачивается для владельца большими дополнительными затратами. Чаще вспоминайте известную истину: «Если вы не занимаетесь недвижимостью, нечего делать вид, что вы ею занимаетесь».
Шаг 34. Хотите заслужить одобрение служащих? Откажитесь от собственного кабинета
Как и большинство руководителей, я занимал самый большой кабинет в офисе – просторное помещение с великолепным ковром и дорогой мебелью. Несколько лет назад, проводя программу сокращения расходов, я отказался от кабинета. Я возглавляю компанию номинально и фактически, осуществляя на деле ежедневное руководство своей фирмой, но у меня нет собственного кабинета!
Все необходимые документы и досье находятся на столе у моего секретаря. Когда я не в командировке, а работаю в офисе, я занимаю кабинет кого-либо из отсутствующих сотрудников. Если мне надо провести совещание, я могу воспользоваться конференц-залом. Такая практика очень выгодна, не говоря уже о том, что по многим причинам это лучше, чем быть фактически изолированным от коллектива в своей норе.
Кроме того, это решение обеспечило мне дополнительный моральный капитал. Теперь я имею полное право отклонять многочисленные просьбы сотрудников о выделении средств на какие-либо служебные нужды, ведь они имели возможность лично убедиться, что я заинтересован в сокращении расходов компании. Образно говоря, я и сам принимаю микстуру, которую им прописал.
Если вы всерьез решили сократить расходы фирмы, последуйте моему совету. Ничто не убедит сотрудников в серьезности ваших намерений лучше, чем личный пример.
Шаг 35. Лично утверждайте оплату всех счетов
Когда я только начинал кампанию по сокращению расходов в своей фирме, я использовал все приведенные выше приемы. Затем я добавил к ним еще один: стал лично просматривать все чеки и счета, представляемые к оплате.
Это вовсе не значит, что я подписываю расходные ордера или чеки собственноручно. Вовсе нет. Это делает мой бухгалтер. Но она приносит мне все счета и все чеки на утверждение, прежде чем их подписать. Она приходит два раза в месяц всего на полчаса, и мы просматриваем все подлежащие оплате счета.
Это оказалось очень действенным средством. Раньше я просматривал отчеты о расходах, а не выставленные счета и чеки, и многие так называемые «прочие» статьи расходов ускользали от моего внимания. Но если вы дадите себе труд просмотреть счета, вы сразу же обратите внимание на многочисленные скрытые расходы, которых можно избежать. Более того, у вас появится реальное представление о том, из чего складываются ежедневные операционные расходы вашей фирмы и на чем можно легко сэкономить.
Если вы руководите крупной фирмой, просматривайте хотя бы половину или четверть счетов, или 10 процентов, или даже 2. Но только обязательно делайте это. Вы обнаружите многочисленные возможности сократить расходы – скрытый потенциал экономии, о котором и не подозревали.
Шаг 36. Капиталовложения
Бухгалтеры всего мира не могли бы причинить большего вреда успешному управлению частными предприятиями, чем создание категории «капиталовложения» в бухгалтерском учете. Когда предприниматель покупает за миллион долларов нечто дорогостоящее, бухгалтерские книги показывают, что от этого прибыль сейчас же снижается. Когда же он вкладывает миллиард долларов в капиталовложения, он с точки зрения бухгалтерского учета ничего не теряет – по крайней мере, пока они не начинают обесцениваться.
