У Альбрехт - Мошенничество. Луч света на темные стороны бизнеса
-/хорошая система контроля.
Традиционные формы контроля часто не укладываются в концепцию TQM. Сильное влияние на формирование атмосферы всеобъемлющего контроля оказывают такие неформальные контролирующие факторы, как организационная структура, этические нормы и лидерство (то есть основные признаки нормальной культуры труда в данной организации). Естественно, мы не отрицаем полностью традиционные формы контроля, а лишь предлагаем их теснее увязывать и сочетать с неформальными методами, что часто может содействовать предупреждению мошенничества. К сожалению, за рамками этой книги остаются уже разработанные методы оценки эффективности внутрифирменного контроля, позволяющие существенно повысить отдачу от их внедрения.
АТМОСФЕРА ЧЕСТНОСТИ, ОТКРЫТОСТИ И ВЗАИМОПОМОЩИ ____________
Ниже мы обсудим пять основных факторов формирования в организации атмосферы честности, открытости и взаимопомощи, а именно: 1) прием на работу честных людей и проведение их специальной подготовки на предмет противостояния мошенничеству; 2) формирование соответствующей трудовой атмосферы, подразумевающей проведение политики «открытых дверей», отсутствие авралов и жульничества; 3) наличие всеми принимаемого и соблюдаемого «кодекса чести» — своего рода нравственного кодекса данной организации; 4) создание специальной программы помощи сотрудникам (ППС), облегчающей им преодоление давления внешних обстоятельств; 5) формирование в коллективе убежденности, что нечестность наказуема.
348
_____Созданиеатмосферычестности,открытостиивзаимопомощи
Прием на работу честных людей
и проведение их специальной подготовки
на предмет противостояния
мошенничеству
Очень важно проводить предварительную проверку кандидатов на трудоустройство в целях приема на работу только «наиболее честных» из них. Как мы уже говорили, исследования показывают, что среди американцев честных имеется лишь 40%, 30% могут считаться честными относительно, а 30% относятся к категории нечестных. Также может считаться доказанным, что в 25% всех случаев мошенничество совершается работниками со стажем работы в данной фирме менее трех лет. Не следует принимать на работу людей со склонностями к азартным играм или наркотикам, а также тех, кто имел в прошлом проблемы с гражданским или уголовным кодексом; по крайней мере, если уж их и принимать, то информация об их прошлом должна быть известна.
Учитывая современные законы относительно неприкосновенности частной жизни, очень важно, чтобы организация (фирма) имела хорошую систему работы с кадрами, включая их тщательное изучение. Нечестные сотрудники под сильным давлением внешних обстоятельств могут пойти на нарушения закона даже при наличии самого жесткого контроля.
Из-за запрещения использования при найме на работу детекторов лжи фирмам следует творчески подходить к самой процедуре такого приема. Например, многие банки проверяют своих потенциальных клиентов, используя системы СНЕХ, для того чтобы удостовериться, не было ли у этих клиентов в прошлом проблем с выплатой ссуд и кредитов. В банках также берут у новых сотрудников и клиентов отпечатки пальцев, после чего сравнивают их с уже имеющимися в полицейских досье. Другие организации для анализа информации о прошлом своих потенциальных работников нанимают частных детективов или производят поиск в соответствующих компьютерных базах данных. Все чаще используются различные тесты для проверки уровня честности, а в некоторых фирмах для этого даже имеются специально подготовленные сотрудники.
Одна из таких фирм вела тщательную подготовку этих сотрудников, в ходе которой они должны были узнать, какие вопросы можно задавать, а какие нельзя, научиться отличать
349
I
Предупреждениемошенничества
ложь от правды, а также на совершенно законных основаниях изучать и проверять анкетные данные кандидатов на получение работы. Эта фирма применяет для проверки указанных в документах данных звонки не одному предыдущему работодателю данного кандидата, как обычно, а трем. При этом выработалось правило, что если ни в одном из трех мест о кандидате не было получено положительной информации, то результат рассматривается как негативный. (Нужно обязательно отметить, что подобные проверки осуществляются путем контакта с людьми, непосредственно знавшими данного человека, а не с сотрудником отдела кадров, который мог его лично и не знать.) За три года подобной практики эта фирма обнаружила, что у 851 человека, или 14% от числа возможных кандидатов, имелись не указанные в документах проблемы, такие, как наличие замечаний по предыдущей работе, фальсифидированной информации об образовании и прохождении военной службы, уголовное прошлое, проблемы с выплатой ссуд и кредитов, физические или психические заболевания, алкоголизм или плохо контролируемый характер. Подобные люди гораздо легче находят самооправдания для совершения противозаконных действий, так что можно значительно уменьшить вероятность проявления с их стороны мошенничества, просто не приняв их на работу.
Для иллюстрации недостаточной проверки кадров приведем следующий, имевший место в действительности пример.
Один контролер нанес ущерб своей компании на несколько миллионов долларов. При расследовании этого мошенничества выяснилось, что он за последние восемь лет был трижды уволен с предыдущих мест работы. В данной же компании его поймали за руку, когда в праздники ночью на работу зашел директор фирмы и обнаружил в бухгалтерии работающего неизвестного. Этот ночной работник оказался подставным бухгалтером, работавшим вместо нашего контролера, у которого, как оказалось, не было даже начальной бухгалтерской подготовки.
После приема сотрудников на работу очень важно информировать их, что можно, а что нельзя, а также что им делать, если они заподозрят кого-либо в мошенничестве, — то есть включить их в общую борьбу за качество труда. В рамках подобной программы действий нужно рассказать сотрудникам, насколько дорого может обойтись мошенничество или другие
350
_____Созданиеатмосферычестности,открытостиивзаимопомощи
злоупотребления, что каждая афера сказывается на доходах всех сотрудников и что нельзя равнодушно проходить мимо любого случая злоупотреблений. Компании, проводящие подобную работу, часто объединяют такое обучение с другими видами повышения квалификации, например, с инструктажами по технике безопасности или с программами оказания помощи своим сотрудникам.
Так, например, в одной фирме всем работнйкёмт £р*уЭДР-ются памятки, которые Они должны носить в нагрудном кар1 мане. В этих памятках перечислены четыре вида действий, которые они могут предпринять, заметив какое-либо нарушение: I) сообщить руководству; 2) позвонить в службу безопасности; 3) позвонить в подразделение внутрифирменного аудита или 4) набрать номер 800 «горячей линии». Сотрудники могут при желании сообщить имеющуюся у них информацию анонимно. В этой же фирме всем новым сотрудникам демонстрируется видеофильм о возможных злоупотреблениях, включая случаи мошенничества, на стенах размещаются и постоянно обновляются плакаты и стенгазеты, посвященные программе борьбы со злоупотреблениями. Благодаря всем этим мерам их количество в этой фирме резко сократилось.
Формирование
соответствующей трудовой атмосферы
Вторым фактором создания атмосферы честности, открытости и взаимопомощи является соответствующая трудовая атмосфера, которая не возникает сама по себе — ее нужно сознательно формировать. В некоторых организациях случаи злоупотреблений и мошенничества почему-то встречаются чаще, чем в других, и отличаются такие организации друг от друга прежде всего своим трудовым климатом. Для формирования соответствующей трудовой атмосферы особую важность имеют два элемента: I) политика «открытых дверей» и 2) правильная кадровая и технологическая политика.
Политика «открытых дверей» может препятствовать мошенничеству двояким образом. Во-первых, многие идут на злоупотребления просто потому, что им не с кем поговорить, выговориться. Оставаясь иногда на долгое время наедине со своими проблемами, они теряют представление о грани между дозволенными и недозволенными действиями, об их последст-
357
Предупреждениемошенничества
виях, из-за чего они могут принять не самое лучшее решение. Во-вторых, политика «открытых дверей» позволяет руководителям и коллегам быть в курсе испытываемых данным сотрудником проблем и возможных для него способах их решения. Подобное знание дает возможность руководителям предпринять дополнительные шаги по недопущению и/или выявлению злоупотреблений. Примерно 71% всех мошенничеств были осуществлены в одиночку, без сговора с кем-либо. Предоставление человеку возможности с кем-нибудь поговорить может предупредить большое количество злоупотреблений. Один из растратчиков сказал, вспоминая прошлое: «Говорите! Расскажите кому-нибудь, о чем вы думаете, какие проблемы над вами довлеют… Они не стоят того… Они не стоят тех последствий…»
Для иллюстрации рассмотрим случай мошенничества, которого вполне могло бы не быть, проводись фирмой политика «открытых дверей».
Микки Р. работал контролером в небольшой фирме по упаковке фруктов и похитил у нее более 212000 долларов. Когда его спросили, почему он на это пошел, то ответ был следующим: ((Никто здесь, особенно владельцы фирмы, никогда со мной не говорил. Относились они ко мне плохо, свысока. Просто грубили. Они сами это заслужили».
Проведенные исследования свидетельствуют, что часто кадровая и технологическая политика ведет к созданию атмосферы, только способствующей злоупотреблениям. Например, было доказано, что с такой атмосферой ассоциируется неопределенность по вопросам социального обеспечения. К другим подобным элементам относятся:
• Наличие руководителей (менеджеров), которые не заботятся или не уделяют достаточного внимания своему правильному поведению (служат образцом равнодушия или неправильного поведения).
• Неадекватная заработная плата.
• Неоправданное планирование финансовых показателей.
• Стремление сотрудников к шикарному образу жизни.
• Явное неравноправие внутри организации.
• Неоправданные затраты.
352
Созданиеатмосферычестности,открытостиивзаимопомощи
Автократический стиль руководства. Низкий уровень лояльности фирме.
Жизнь только сегодняшним днем, выполнение лишь краткосрочных задач.
«Авральный» стиль работы.
Излишне жесткие правила внутреннего распорядка.
Отсутствие обратной связи.
Неучитывание различий между людьми.
Плохие возможности для продвижения по службе.
Враждебная по отношению к коллегам атмосфера.
Большая текучесть кадров и прогулы.
Проблемы с финансированием.
Стиль руководства, направленный на устранение последствий, а не причин тех или иных злоупотреблений.
Наличие руководителей (менеджеров) с импульсивным, бесчувственным, слишком эмоциональным или подавляющим других характером.
Атмосфера соперничества, причем недружелюбная. Недостаточная профессиональная подготовка кадров. Отсутствие четких должностных обязанностей. Плохой стиль общения.
Каждый из этих элементов вносит свой вклад в создание такой атмосферы, в которой могут встречаться злоупотребления и мошенничество. Так, например, во время авралов появляются дополнительные возможности для неблаговидных деяний. Когда срочно готовится к сдаче какой-либо проект, обычно забывают обо всех привычных контрольных мероприятиях. Срочно добываются подписи на закупки непонятно чего. Платежи проводятся в спешке, часто без необходимых документов. Записи часто делаются задним числом, вспомнить потом, что они означают, бывает просто невозможно. Быстро перемещаются материалы, с ними становится легко манипулировать, их можно просто незаметно припрятать. Часто никто не
353
Предупреждениемошенничества
знает, кто за что отвечает. Не так давно мы беседовали с одним бухгалтером крупной компании, который рассказал, что за последний год в его фирме были выявлены три большие аферы. Две из них, каждая из которых обошлась в миллионы долларов, имели место тогда, когда фирма спешно заканчивала выполнение срочных заказов.
На каждый из приведенных выше элементов можно было бы привести огромное число примеров, но мы ограничимся лишь двумя. Первый из них касается неадекватной оплаты труда, а второй — неоправданного планирования финансовых показателей.
Один из давно работавших в фирме сотрудников считал, что он – на хорошем счету, но никакой прибавки к зарплате давно уже не получал. Зарабатывал он 30000 долларов в год и полагал, что вполне заслужил 10% прибавки. Поэтому он стал присваивать себе 250 долларов в месяц, что составляет как раз 10% от зарплаты. Его моральные устои допускали кражу именно такой суммы, которую, как он считал, ему задолжали, и ни цента больше, иначе ему пришлось бы считать себя заурядным вором.
Руководителю подразделения одного крупного консорциума был сказано, что вверенный ему участок на будущий год должен увеличить доходы на 20%. Когда он понял, что поставленных рубежей ему достичь не удастся, то он стал фальсифицировать свои отчеты, завышая активы. Он решил, что лучше уж быть нечестным, чем не выполнить поставленную задачу.
Фирменный «кодекс чести*
Третьим фактором в создании атмосферы честности, открытости и взаимопомощи является наличие четко определенного и всеми соблюдаемого «кодекса чести» данной фирмы (компании, организации). В литературе по формированию нравственных устоев говорится, что если вы хотите, чтобы кто-либо был честным, то вам нужно четко определить и продемонстрировать образец честного поведения. Мы уже останавливались на роли примера в создании соответствующей трудовой атмосферы. Фирмам, которые собираются успешно предупреждать случаи злоупотреблений, следует также предусмотреть создание своей собственной программы по моделированию соответствующего поведения, известной как «кодекс чести». Подобный четко определенный нравственный кодекс должен ясно опреде-
354
Созданиеатмосферычестности,открытостиивзаимопомощи
лять, что допустимо, а что — нет. Служащие и работники фирмы, периодически прочитывающие и подписывающие подобный кодекс, лучше понимают разницу между правильным и неправильным поведением. Четкие формулировки такого уложения сводят на нет всякие оправдания типа «это совсем не так серьезно», «если бы вы знали, как эти деньги мне нужны, вы бы меня поняли», «я никому не причинил вреда», «каждый немного нечестен» или «я это только одолжил на время». Когда фирма четко определяет пределы допустимого и требует, чтобы все работники подписались под ее требованиями, последние осознают, что мошенничество для данной фирмы неприемлемо, что нечестность — это для данной фирмы весьма серьезно и что «одолжить» что-либо здесь нельзя. Подобные «кодексы чести» расставляют все точки над i.
Программы помощи сотрудникам (ППС)
Четвертым фактором при формировании атмосферы честности, открытости и взаимопомощи являются программы помощи сотрудникам. Один из трех элементов мошенничества, как мы уже знаем, — это давление внешних обстоятельств, которого, по мнению данного человека, он вынести не может или не знает, как с ним справиться. Фирмам, которым удается помочь своим сотрудникам в решении их проблем, удается, как правило, избежать и злоупотреблений с их стороны. Программы помощи сотрудникам (ППС) помогают им бороться со своими пагубными привычками (к алкоголю или наркотикам), с приверженностью к азартным играм, решить проблемы денежного характера, а также здоровья, семьи и т. п.
Недавнее обследование 500 ведущих фирм США показало, что в 67% из них имеются свои ППС. Большинство респондентов заявило, что этими программами пользуются менее 10% сотрудников, а половина респондентов считают, что затраты на них превышают отдачу. Когда респондентов спрашивали, с какого рода проблемами приходится иметь дело в рамках ППС, 67% упомянули алкоголь и наркотики, 63% — проблемы эмоционального характера, 57% — семейные проблемы, 38% –азартные игры, 37% – финансовые трудности и 32% – проблемы юридического характера. Кроме того, в 11% случаев в рамках этих программ сотрудникам оказываются консультации по вопросам вложения их денежных средств. 92% из всех респондентов считают, что помощь сотрудникам в решении их финансовых проблем может существенно сказаться на количестве злоупотреблений.
355
Предупреждениемошенничества
Для иллюстрации злоупотреблений, которых можно было бы избежать с помощью ППС, приведем следующие два случая.
Одна незамужняя женщина забеременела. Ей не хотелось, чтобы об этом узнали ее родители и знакомые. Отчаянно нуждаясь в деньгах, чтобы избавиться от ребенка, она украла у своей фирмы 300 долларов. После этого, поняв, как легко можно разжиться деньгами, она до своего разоблачения похитила еще 16 000.
Один из сотрудников крупного банка совершил растрату на сумму свыше 35 000 долларов. Когда его поймали и спросили, что его на это толкнуло, тот ответил, что его сын «сел на иглу, а это обходится около 500 баксов в день», а так как он не мог переносить зрелища его ломки, то ему пришлось пойти на мошенничество.
В обоих этих случаях мошенничество вполне можно было предотвратить, если бы ППС работала эффективно.
Неотвратимость наказания
Пятый фактор формирования атмосферы честности, открытости и взаимопомощи – это ощущение неотвратимости наказания. Страх наказания при неблаговидных деяниях является одним из наиболее мощных тормозов. При современном развитии производства и социальной сферы простое увольнение с работы наказанием быть не может. Реальное наказание — это извещение членов семьи и знакомых мошенника о его действиях. Мошенники обычно совершают свое преступление впервые в жизни и при этом испытывают большие угрызения совести, если бывают вынуждены признаться в содеянном своим любимым. Если мошенников просто увольнять, то это дает им повод сообщить своим знакомым, что, в принципе ничего страшного не произошло, «просто компания меня уволила».
В сокращении количества экономических преступлений большую роль играет жесткая политика по преследованию виновных, политика, которая ясно показывает, что мошенничество будет жестко караться, что отнюдь не всех можно считать нечестными, что фирма не потерпит присвоения или «одалживания» у нее имущества. Хотя подобное преследование обычно обходится в немалые суммы и требует времени, хотя оно связано с перспективой попасть на страницы газет, в долгосрочном плане оно себя оправдывает даже финансово. Если работать на
356
______Созданиеатмосферычестности,открытостиивзаимопомощи
перспективу, отказ от преследования виновных дает другим служащим сигнал, что мошенничество может остаться безнаказанным, и самое страшное, что может грозить аферисту, — это увольнение. При современной текучести кадров и жестких законах, ограничивающих вмешательство в личную жизнь, подобное увольнение не может являться профилактическим фактором. Как и уже рассмотренный нами «кодекс чести», твердо проводимая политика по отношению к неотвратимости наказания способствует уменьшению возможностей у преступника найти оправдание своим действиям.
КОММЕНТАРИИ В ЗАКЛЮЧЕНИЕ
Предупреждение мошенничества включает в себя формирование атмосферы честности, открытости и взаимопомощи (что мы обсудили в данной главе), а также устранение возможностей для его совершения (что мы рассмотрим в главе 16). При этом основную роль играют пять факторов: 1) прием на работу честных людей и их специальная подготовка на предмет противостояния мошенничеству; 2) формирование соответствующей трудовой атмосферы, подразумевающей проведение политики «открытых дверей», отсутствие авралов и жульничества; 3) наличие всеми понимаемого и соблюдаемого «кодекса чести» — своего рода нравственного кодекса предприятия; 4) разработка специальной программы помощи сотрудникам (ППС), облегчающей им преодоление давления внешних обстоятельств; 5) формирование в коллективе убежденности, что нечестность наказуема.
Чтобы эффективно сократить количество злоупотреблений как таковых, нужно устранить один или более из тех трех элементов треугольника мошенничества, которые мы детально рассмотрели в главах 2—5. Этими элементами являются давление внешних обстоятельств, возможность и самооправдание. Первый, третий и пятый из обсуждавшихся в этой главе факторов касались самооправданий мошенников. Второй же и четвертый связаны с оказанием помощи сотрудникам в их борьбе с давлением на них внешних обстоятельств. При устранении или сокращении возможности самооправдания и этого давления вероятность совершения мошеннических действий намного уменьшается. В следующей, 16-й главе мы обсудим, как свести к минимуму возможности для совершения мошенничества.
357
Глава 16
Предупреждение мошенничества
Устранение возможностей для совершения мошенничества
Во второй главе для объяснения причин мошенничества мы ввели понятие треугольника мошенничества. Вероятность мошенничества возрастает, когда соединяются давление внешних обстоятельств, возможность и наличие самооправданий. При отсутствии одного из этих элементов вероятность злоупотреблений уменьшается. Например, в главе 10 мы в качестве метода расследования акта хищения рассматривали постоянное наблюдение, которое может сделать совершение аферы невозможным именно устранением самой возможности ее провести. В 15-й главе мы обсудили важность формирования в коллективе атмосферы честности, открытости и взаимопомощи, что затрагивает два из трех элементов треугольника мошенничества. В этой же главе мы коснемся устранения возможностей для злоупотреблений, что является вторым фактором предупреждения мошенничеств.
Ниже мы рассмотрим шесть способов устранения таких возможностей: 1) наличие хорошей системы внутрифирменного контроля; 2) предотвращение возможного сговора между сотрудниками фирмы и ее клиентами или поставщиками; 3) четкое информирование всех партнеров данной фирмы о ее политике в отношении к злоупотреблениям; 4) проверка персонала; 5) налаживание работы «горячих линий» для получения анонимных сигналов и сообщений; 6) проведение предупредительной активной политики в области аудита. Возможности для совершения мошенничества сокращает каждый из этих шести способов, а все они вместе плюс факторы, описанные в 15-й главе, дают возможность разработать общую программу профилактики мошенничества.
358
________Устранениевозможностейдлясовершениямошенничества
ХОРОШАЯ СИСТЕМА ВНУТРИФИРМЕННОГО КОНТРОЛЯ _________
Наиболее широко распространенным механизмом для предупреждения мошенничества стали различные системы внутрифирменного контроля. Стандарт Института внутрифирменного аудита, например, утверждает следующее:
Предупреждение мошенничества.Профилактика мошенничества подразумевает действия, направленные на воспрепятствование совершению злоупотреблений, а если оно уже имело место — на уменьшение степени его огласки. Основной способ предупреждения мошенничеств – это создание соответствующей системы контроля. Главная ответственность за создание и работу системы контроля лежит на руководителях (См. Стандарт Института внутрифирменного аудита № 1. Control:ConceptsandResponsibilities).
Обязанности штатных аудиторов.Служба внутрифирменного аудита должна способствовать профилактике мошенничества путем проведения проверок и оценки адекватности и эффективности контрольных мероприятий, соотнося их с потенциальным риском, присущим отдельным направлениям деятельности данной фирмы. Выполняя свои обязанности, служба внутрифирменного аудита должна, например, определить:
а) способствует ли организационная структура и трудовая атмосфера в данной фирме соблюдению мер контроля;
б) насколько реалистичны поставленные цели и задачи;
в) имеются ли документы (то есть «кодексы чести>>), в которых перечислены запрещенные в данной организации действия и те меры, которые следует предпринять при выявлении отдельных нарушений;
г) имеется ли и выполняется ли система утверждения тех или иных сделок;
д) разработаны и внедрены ли механизмы (политика, практика, процедуры, система отчетности и т. п.) для контроля за персоналом и сохранения средств фирмы, особенно в сферах повышенного риска;
е) обеспечивают ли имеющиеся информационные каналы правильное и достоверное информирование руководства;
ж) какие нужны рекомендации по внедрению и усилению эффективных контролирующих мероприятий в целях предупреждения случаев мошенничества.
359
Предупреждениемошенничества
Мы уже говорили, что структура внутрифирменного контроля должна обеспечивать 1) атмосферу всеобъемлющего контроля, 2) соответствующую систему бухгалтерской отчетности и 3) хорошую систему контрольных мероприятий (см. главу 3). Атмосфера всеобъемлющего контроля — это тот тон, который устанавливает администрация при моделировании и оценке честного, свойственного данной фирме поведения. Как утверждается в документах Комитета помощи организациям (Committee of Sponsoring Organizations — COSO), атмосфера всеобъемлющего контроля устанавливает свойственный данной организации стиль работы, передающийся всем ее служащим. Это фундамент для всех прочих элементов внутрифирменного контроля, обеспечивающих соблюдение трудовой дисциплины. К факторам формирования атмосферы всеобъемлющего контроля относятся цельность личности, нравственные ценности, компетентность кадров; общие принципы и стиль работы управленцев; способы делегирования полномочий, методы орга- ц
низации и повышения квалификации персонала, а также методы работы Совета директоров. К этой атмосфере относится и > сложившаяся практика приема на работу, и организация деятельности служб внутрифирменного аудита. Уровень организации бухгалтерской отчетности оценивается по качеству предоставляемой информации, ее полноте и своевременности, правильности структурирования, утверждения и делаемых на ее основе выводов. Хорошие контрольные мероприятия охватывают такие меры, как регулярные инвентаризации, соответствующие процедуры утверждения, распределение обязанностей, осуществление независимых проверок и надлежащего документооборота. Система контроля, удовлетворяющая указанным выше требованиям, предоставляет хорошие предпосылки для того, чтобы данная организация достигла поставленных перед ней целей.
Конечно, если человек владеет какой-либо фирмой и является ее единственным сотрудником, то никаких особых мер контроля ему не требуется. Хозяин не будет красть у самого себя или плохо относиться к своему клиенту. Но когда в организации работают тысячи сотрудников, пусть даже их будет всего двое или трое, то для того, чтобы быть уверенным, что все они работают так, как вел бы себя единственный хозяин, контроль необходим.
Структура внутрифирменного контроля не может быть эффективной без учета ее назначения и работоспособности. Даже если на бумаге такая система выглядит идеально, эффективность ее зависит от компетентности и взаимоотношений тех
360
Устранениевозможностейдлясовершениямошенничества
людей, которые ее используют. Возьмем, к примеру, фирму, где ее правила требуют обязательного двойного пересчета поступающих наличных и чеков. Если хотя бы один из двух работников, на которых возложены данные обязанности, не будет соблюдать инструкции или начнет невнимательно относиться к своей работе, деньги легко могут быть похищены. В этом случае один из этих двух работников мог бы решить намеренно завышать суммы в учетных регистрах для покрытия украденной наличности. Подобный двойной контроль может осуществляться только тогда, когда оба работника предельно сосредоточены на выполнении своих обязанностей и точно знают, как их следует исполнять.
Так как всегда имеются внутренние ограничения применимости контрольных мероприятий, система контроля сама по себе никогда не может дать полной уверенности в том, что все злоупотребления будут вовремя пресечены. Попытки предупредить мошенничество лишь с помощью хорошей системы внутрифирменного контроля напоминают борьбу с пожаром в небоскребе с помощью единственного огородного шланга. Но в сочетании с другими, описанными ниже, методами контроль является чрезвычайно важным фактором в предупреждении случаев мошенничества.
При определении того, какие контролирующие мероприятия должны проводиться в той или иной организации, очень важно знать, с какими видами риска данная фирма сталкивается и какие виды ошибок этот риск может за собой повлечь. Будучи основанными на оценке рисков, меры контроля смогут их устранить или свести к минимуму. Единожды определенные и внедренные в практику контрольные мероприятия должны постоянно проверяться на предмет их соблюдения и общей эффективности. Кроме того, при определении того, какие внедрять меры контроля, важно оценить затраты на них и возможную их отдачу. Например, если, с точки зрения оценки риска, наиболее подходящим методом представляется распределение обязанностей, то, с точки зрения затрат, этот способ будет довольно дорогим. Это особенно характерно для небольших фирм, где работают всего несколько сотрудников, – в этом случае распределение обязанностей будет слишком дорогим, если вообще не невозможным. В подобных случаях нужно искать менее дорогие и более соответствующие конкретным условиям способы контроля. Так, например, в небольшой фирме с восемью сотрудниками ее владелец для контроля за финансовыми операциями может лично подписывать все чеки и банковские платежные поручения.
367
Предупреждениемошенничества
Часто проблема заключается не в недостатке контролирующих мероприятий, а в их игнорировании — как руководством организации, так и рядовыми сотрудниками. Здесь нам стоит рассмотреть пример хищения 3,2 миллиона долларов из не очень крупного банка — об этом случае мы уже говорили выше.
Марджори С., заведующая бухгалтерией небольшого банка, отвечала за правильность всей документации. В течение семи лет ей удалось нанести банку ущерб в размере 3,2 миллиона долларов, что составило примерно 10% всех активов этого банка. Аудиторы и руководство банка согласились, что во вверенном ей подразделении не было необходимого распределения обязанностей, но они полагали, что у них были другие способы контроля, которые могли бы предупредить ее аферу, — такие, которые обеспечивали «достаточную уверенность», что в этом банке никакого мошенничества быть не может. Вот некоторые из этих способов контроля и то, как они были обойдены:
1. Все поступающие суммы и трансферы должны были проходить через кассиров. Тем не менее сотрудники, заполнявшие ведомости, могли подписываться и за руководителей банка, и за самих себя. Большинство работников этого банка об этом знали, но так как это делалось по решению самого президента банка, им и в голову не приходила мысль о порочности подобной практики.
2. Все документы должны были проходить проверку сторонними аудиторами. Но у Марджори был рядом с ее столом запертый сейф, ключ от которого имелся только у нее. Клиент, документы которого были Марджори фальсифицированы, обратился с жалобой, но ему было сказано подождать, пока та не вернется из отпуска — его бумаги были заперты в ее сейфе.
3. Предполагалось, что аудиторы могут общаться с любым из сотрудников, но Марджори приказала своим подчиненным не давать им никакой информации. Таким образом необходимые данные они могли получить только от нее.
4. Каждый сотрудник банка обязан был в течение года иметь двухнедельный отпуск. По просьбе Марджори руководителям было разрешено делать исключение из этого правила. Из-за того, что, по ее словам, «вся отчетность полетит к черту», если она уйдет на две недели, ей было разрешено брать этот отпуск по одному дню. Кроме того, во время ее отсутствия никому не было позволено ее замещать.
362
Устранениевозможностейдлясовершениямошенничества
5. Корешки общей бухгалтерской книги должны были подписываться двумя людьми – тем, кто вносил запись, и другим сотрудником. Для того чтобы обойти подобный контроль, Марджори просила своих сотрудников подписать заранее 10—12 корешков, якобы затем, чтобы потом их «не беспокоить».
6. Предполагалось, что банк должен открываться и закрываться согласно установленным правилам, но у многих сотрудников имелись свои ключи, так что они могли входить в банк, когда им вздумается.
7. Предполагалось, что в банке имеется эффективная служба внутреннего аудита, однако за два последних года эта служба не представила ни одного отчета. Даже когда эти отчеты и готовились, то счета отдельных сотрудников не проверялись, как не производились и другие контрольные проверки, например, внезапные вскрытия входящей и исходящей корреспонденции, имеющей отношение к федеральной резервной системе.
8. Входящие и исходящие платежные поручения должны были немедленно микрофильмироваться. Эта мера контроля нарушалась тремя способами. Во-первых, эти документы микрофильмировались не сразу. Во-вторых, иногда эта процедура вообще не проводилась. В-третьих, Марджори часто удавалось удалять часть документов до их микрофильмирования.
9. Счета сотрудников не проходили регулярных проверок со стороны службы внутрифирменного аудита или руководства, но даже когда подобные проверки и имели место, не задавалось никаких вопросов, почему поступления на счет Марджори значительно превышали сумму ее годового официального дохода.
10. Сотрудникам могли быть предоставлены ссуды только при условии, если эти сотрудники выполняли все установленные требования, как это и бывает обычно для сторонней клиентуры. Тем не менее Марджори была предоставлена ссуда под недвижимость в размере 170 000 долларов без всяких пояснений с ее стороны, каким образом она собирается ее выплачивать и как она смогла позволить себе купить подобный дом.
И. Сотрудникам бухгалтерии не позволялось непосредственно получать свои чеки на выплату заработной платы. Несмотря на это, они регулярно вытаскивали из конвертов заполненные чеки до их отправки по почте.
12. Руководители должны были ежедневно знакомиться с основными документами, например, с отчетом о финансовом состоянии на данный день, отчетами о крупных сделках и
363
Предупреждениемошенничества
овердрафтах. Но руководство или вообще не заглядывало в эти документы, или не обращало на них особого внимания. В отчетах о финансовом состоянии наблюдались дневные колебания, превышавшие три миллиона долларов, а в других документах можно было бы заметить огромные поступления на счет Марджори. Кроме того, за первые четыре года работы Марджори ее имя появлялось в документах об овердрафтах 97 раз!
Если бы все эти меры контроля соблюдались, мошенничество Марджори было бы предотвращено или, по крайней мере, обнаружено в самом начале. Поскольку же сами руководители, а вслед
