Станислав Абрамов - Занимательный тайм-менеджмент … или Управляемся играя
• План дня должен быть изложен в письменном виде.
• Список задач необходимо разметить по приоритетности.
• Умение говорить «нет» делам, не соответствующим вашим целям или принципам.
• Первый вопрос при получении любой задачи: нужна ли она вообще?
Постановка целей
Выбрать цель – значит определиться, что желательно достигнуть и в какое время.
• Стратегические цели – на срок 3-15 лет;
• Годовые цели;
• Месячные цели;
• Ежедневные задачи.
Долгосрочные стратегические цели иначе называются жизненными целями. В каждой области деятельности (Работа, Семья, Образование, Творчество) желательно иметь свою стратегическую цель.
При большом разнообразии интересов выбор целей представляется непростым делом. Поэтому, советует Джулия Моргенстерн, начинать надо с того, что приносит радость, здесь и сейчас[4].
Брайан Трейси, строгий список по вопросу выбора целей[5]:
1. Решить, чего желательно достичь в разные периоды жизни.
2. Записать свои решения.
3. Установить крайний срок. Для большой цели – промежуточные сроки.
4. Составить список дел для достижения, намеченного.
5. Превратите список в план, определив первоочередные дела и менее важные.
6. Каждый день делать что-нибудь приближающее главную цель.
Определение приоритетов
Приоритет – понятие, показывающее важность, первенство, он определяет:
• в науке – первенство изобретений, открытий, научных идей;
• в тайм-менеджменте – порядок выполнения действий во времени.
Для определения приоритетности задач используется часто матрица Эйзенхауэра.
A: Важные, Срочные B: Важные, Несрочные
C: Неважные, Срочные D: Неважные, Несрочные
• Задачи категории – A: Важные, Срочные (критические ситуации, проекты с горящим сроком) – необходимо выполнять без промедления.
• Задачи категории – B: Важные, Несрочные (стратегическое планирование) – устанавливаются временные рамки.
• Задачи категории – C: Неважные, срочные (мелкие поручения) – по возможности отказаться или перепоручить.
• Задачи категории – D: Неважные, Несрочные (перекуры, болтовня, телевизор) – желательно такие дела из жизни исключить.
Правило 80/20
Правило 80/20, или принцип Парето, предложил Вильфредо Парето: «20 % усилий дают 80 % результата, остальные 80 % усилий – лишь 20 % результата».
Таким образом, если верить этому правилу, нужно уметь выявить 20 % главных задач и сосредоточиться на их решении, остальные дела могут подождать.
Хронометраж
Анализ затрат времени – это прежде всего – хронометраж.
1. Начинается с письменного учета своего времени[6]. Фиксировать каждые 30–40 минут расходы времени с точностью, например, до 6 минут (одной десятой часа).
2. Форма учета личного времени может быть, например, такой: Начало работы – Окончание – Что сделано.
3. По результатам хронометража, проведенного в течение месяца, делается собственный анализ потерь времени. Определяются участки в расписании, требующие повышения эффективности.
4. 4. Создается персональная экономная система управления временем.
План распределения времени (недельное расписание)
План распределения времени, как пишет Юлия Моргенстерн, – это структурированное расписание, где все виды деятельности размещены в порядке, как в вещевом шкафу. Это простая таблица, в которой по горизонтали проставлены дни недели, по вертикали – часы дня. В образовавшихся клетках отмечаем предстоящие дела. Примеры можно найти в различных компьютерных программах типа Календарь, Записная книжка. Подробнее о составлении недельного расписания с учетом бюджета активного и пассивного времени см. в Разделе 3.4 Недельное расписание.
Как составить распорядок дня по Маршаллу Куку.[7]
1. Не планируйте слишком много дел. Реально смотрите на свои возможности.
2. Оставляйте свободное время для непредвиденных дел.
3. Вписывайте не то, что можно сделать, а то, что нужно.
4. План должен быть гибким, дающим возможность что-то изменить.
5. Все самое важное делается в первую очередь.
6. Разбивайте крупные задания на этапы.
7. Короткие перерывы в работе для поддержания тонуса.
9. Не бойтесь отказываться от своих планов.
10. Не нравится составлять ежедневное расписание – не составляйте.
Решение проблемы нехватки времени
Необходимо бороться с «поглотителями времени – хронофагами», основными из которых по списку Лотара Зайверта («Ваше время в ваших руках») являются:
• нечеткая постановка цели;
• отсутствие приоритетов в делах;
• попытка слишком много сделать за один раз;
• личная неорганизованность;
• выполнение чужой работы;
• телефонные звонки, письма и разговоры;
• неполная или несвоевременная информация;
• неумение довести дело до конца;
• неподготовленные совещания;
• синдром откладывания;
• спешка, нетерпение;
• перенос дел, которые можно решить по телефону, на личную встречу.
Основным способом выявления хронофагов является Хронометраж (см. выше в этом разделе).
Искусство успевать
Приведем некоторые правила достижения своих целей и экономии времени из «искусства успевать»[8]. Я объединил эти правила в группы, что позволило изложить их более сжато.
1) Решения.Принимайте решения быстрее, даже при неполной информации. это поможет вам и тем, кто имеет с вами дело.
В условиях кризиса ориентируйтесь не на проблему, а на имеющиеся возможности.
2) Борьба с расточительством времениСтремление к совершенству, отделка второстепенных деталей может погубить все дело.
Концентрируйтесь на одной задаче, пока не решите ее до конца.
Старайтесь сделать все так, чтобы не потратить много времени на переделку.
