Владимир Репин - Бизнес-процессы. Моделирование, внедрение, управление
Для описания системы процессов организации можно использовать MS Excel (мне известны примеры крупных компаний, которые поддерживают репозиторий процессов в этой программе).
Форма представления системы процессов в MS Excel показана на рис. 3.1.2. Каждая процессная категория находится на отдельном листе файла.
Рис. 3.1.2. Представление системы процессов в виде таблицы MS Excel
Пример. Модель процессов APQC
Обращаю внимание читателя на созданный американской компанией APQC (American Productivity and Quality Center) «Общий классификатор процессов для различных отраслей» (Cross Industry Process Classification Framework[75]). Он постоянно корректируется, дополняется новыми процессами. Структура процессов в классификаторе APQC включает 12 категорий, каждая из которых описана на отдельном листе в файле MS Excel. Этот справочник интересен как пример создания сложной системы процессов современной организации. Недостаток справочника – его сложность и всеохватность, из-за которой его трудно применять для внедрения процессного подхода в конкретной компании.
При формировании дерева процессов и описании его в виде таблицы (рис. 3.1.2) возникает вопрос – как правильно показывать входы/выходы для процессов? Для нижнего уровня (четвертого и, возможно, третьего) ответ очень прост: следует описывать конкретные документы (бумажные, электронные) и материальные потоки. Но что делать при описании входов/выходов для процессов верхнего уровня (первый-второй, иногда[76] третий)? Существует как минимум три основных варианта:
1. Агрегировать информационные и материальные потоки и показывать их в обобщенном виде, соответствующем уровню процессов.
2. Не показывать входы/выходы на тех уровнях процессов, где нужно делать агрегирование (то есть там, где невозможно или слишком сложно показывать потоки реальных документов/материалов).
3. Дублировать описание входов/выходов в виде списка, повторяя все входы/выходы, определенные для процессов нижних уровней.
Первый вариант предполагает, что бизнес-аналитики, проектирующие систему процессов организации, достаточно квалифицированны, чтобы выполнять декомпозицию/агрегирование как процессов, так и потоков ресурсов (информационных и материальных). Если в этом есть сомнения, то лучше оставлять ячейки с описанием входов/выходов для процессов верхнего уровня пустыми (вариант 2), заполняя их только для детальных процессов конкретными наименованиями документов/материалов. Третий вариант – наименее удобный, так как ведет к дублированию большого количества информации в таблице и усложнению ее восприятия.
Заполнение таблицы процессов вида 3.1.2 в MS Excel сопряжено с существенными затратами рабочего времени. Ее лучше всего использовать на начальной стадии проекта внедрения процессного подхода, пока нет возможности применить более эффективные инструменты (например, среду моделирования процессов). Перенос системы процессов из таблицы в среду моделирования требует незначительных трудозатрат.
Пример. Справочник процессов в среде бизнес-моделирования
При выполнении проекта была разработана система процессов в файле MS Excel. Для последующего моделирования процессов использовалась среда Business Studio. При помощи разработки и использования так называемого пакета импорта процессное дерево было импортировано в базу Business Studio, что исключило необходимость повторного ручного ввода информации о структуре процессов.
На первых стадиях внедрения процессного управления использование таблицы в MS Excel – самый простой и удобный вариант. Для небольших компаний дерево процессов в MS Excel вполне может использоваться постоянно, без переноса в какую-либо другую систему.
3.2. Цели разработки системы процессов организации
Практика показывает, что задача создания адекватной системы процессов актуальна для организаций различного масштаба: от крупных холдингов до небольших частных компаний. Приведу несколько примеров.
Пример. Один из крупнейших российских холдингов в конце 2011 года инициировал проект создания так называемого автоматизированного репозитория бизнес-процессов. Речь шла о создании архитектуры процессов для всех компаний холдинга с последующим постепенным описанием, регламентацией и частичной автоматизацией бизнес-процессов. Модели процессов, хранящиеся в репозитории, по сути, должны представлять собой базу знаний о деятельности организации. Их можно использовать для различных целей: анализа, регламентации, накопления данных по показателям процессов, привязки различной документации (нормативно-справочные документы, описания успешно реализованных проектов оптимизации, результаты аудитов и т. д.). Ряд моделей из репозитория могут использоваться для автоматизации.
Масштаб компании определяет сложность архитектуры бизнес-процессов, которая должна быть разработана, и ресурсы (персонал, программное обеспечение, серверы и т. п.), необходимые для решения этой задачи.
Пример. В одной из крупных частных компаний (производитель снеков) реализовали проект по созданию архитектуры бизнес-процессов. Частично был выполнен так называемый маппинг с APQC – сравнение между собой двух моделей процессов за счет наложения одной на другую. При разработке системы процессов преследовались следующие цели, согласованные руководством компании:
• создать уникальную процессную модель «ХХХ», которая бы за счет наличия четких связей с моделями APQC, CBM (Component Business Model), SAP, DocsVision, СМК (система менеджмента качества) и реестром нормативных документов компании обеспечивала возможность:
– осуществлять расширение бизнеса (как в России, так и в странах СНГ) за счет передачи знаний о процессах, используемых средствах автоматизации и соответствующих регламентирующих документах;
– системно осуществлять описание и регламентацию бизнес-процессов компании с использованием системы Business Studio 3.6;
– создавать систему управления знаниями о деятельности компании.
Одна из неформальных целей разработки системы процессов заключалась в снижении зависимости от конкретных личностей – их субъективного ви́дения состава и границ процессов, которые нужно выполнять для поддержания стабильного состояния и развития бизнеса.
Пример. В средней по величине и небольшой по численности торгово-производственной компании разработка системы процессов потребовалась руководству для обеспечения прозрачности деятельности при условии активного роста бизнеса. Комплексная процессная модель (система процессов) позволила руководителям по-новому взглянуть на модель бизнеса организации, усилить и реорганизовать ключевые направления ее деятельности.
