Инна Алексеева - PR высокого полета. Как сделать из топ-менеджера звезду
Идеальный доклад длится 10—15 минут (потом все начинают засыпать), при этом треть времени мы советовали бы отвести на вопросы и ответы. Презентация должна быть яркой, необычной по содержанию, а по оформлению – простой, не надо летающих заголовков и фона в крапинку. Тезисы должны быть краткими, но емкими.
Полезный прием: пусть в содержании будут очевидные пробелы, тогда у аудитории неизбежно возникнут вопросы, это оживит монолог, привлечет внимание слушателей. С другой стороны, в аудитории всегда найдутся коллеги-активисты, которым до всего есть дело. Таковые постоянно прерывают спикера, не только задают вопросы, но и высказывают свое мнение. Что делать? Можно предложить поговорить на тему более подробно после презентации или же в кулуарах после доклада. Если же активист слишком навязчив, спикер может предложить залу: «Давайте выслушаем мнение нашего коллеги по данному вопросу». От такого неожиданного предложения коллега, как правило, тушуется и, наспех изложив свою позицию, умиротворенно присаживается.
Запись выступленияОбязательно организуйте видео– и фотосъемку вашего топ-менеджера во время выступления, потом фото можно будет использовать для СМИ, а также для внутреннего издания компании. Необходимо также записывать доклад топ-менеджера на диктофон. Зачем? Во-первых, чтобы иметь подтверждение для цитат медиа (кстати, напоминайте топ-менеджерам, что на профессиональных и отраслевых конференциях всегда есть журналисты, чтобы не наговорили лишнего!). Во-вторых, файл можно отправить сотрудникам офиса или в региональные представительства, если вы считаете, что он поможет работе. В-третьих, выступление желательно разобрать по косточкам, обратить внимание топ-менеджера на допущенные им ошибки, если они были. Так что без записи никак не обойтись.
Своя конференция ближе к топуПомните также, что у вас всегда есть возможность заняться организацией собственных конференций. Если все получится, возможно, в скором будущем кто-нибудь из серьезных организаторов конференций предложит вам провести столь значительное для отрасли мероприятие вместе. И это будет ваш успех и заслуга!
Обязательно пригласите выступить аналитиков, конкурентов, партнеров и представителей СМИ. Сделайте программу действительно интересной для специалистов вашей отрасли, а само мероприятие, например, ежегодным. Не пожалейте средств на удобный зал, вкусные обеды и кофе-брейки. Не забывайте рассылать благодарственные письма участникам конференции после мероприятия (образец такого письма вы найдете в Приложении 12).
НапоминанияОтправьте вашему топу памятку о предстоящей конференции. Она может включать следующие пункты:
– название конференции, дата и место проведения (точный адрес);
– организаторы и их контакты;
– спикеры: ФИО, названия представляемых ими компаний;
– аудитория (описание: города, позиции, общее число участников);
– время и тема выступления топ-менеджера;
– информация о поездке (схема проезда, время пути, время пребывания на мероприятии);
– информация о предоставленных организаторам материалах о топ-менеджере и его выступлении;
– отзывы о предыдущих конференциях;
– сама презентация (либо информация о том, где на диске она хранится).
Приготовьте также указку, флешку и/или диск с презентацией, ноутбук, диктофон, фотоаппарат, визитки, корпоративную визитницу.
Жизнь после конференции естьАрхив
После выступления топа занесите данные о его докладе в специальный файл-архив и сохраняйте их в течение года. Архивные материалы помогут вам определить наиболее интересные для СМИ темы, подготовиться к будущим конференциям, а также проанализировать типичные ошибки топ-менеджеров, чтобы затем отработать их на тренинге.
Архив может включать в себя те же пункты, что и приведенная выше памятка для топ-менеджера, но желательно добавить еще две позиции:
– отзывы о докладе топ-менеджера (особое внимание ошибкам!);
– фотография топа, сделанная во время его выступления.
Благодарности
Не забудьте поблагодарить организаторов конференции за то, что они любезно пригласили вашего топ-менеджера выступить, напишите им несколько слов о том, как замечательно все было организовано, отметьте детали, особенно впечатлившие вашего топа. Похвала должна быть искренней, а не натянутой. Предлагаем один из вариантов благодарственного письма в Приложении 13.
Претензии топ-менеджеров и ваши ответыНе секрет, что иногда после выступления на конференции топ-менеджеры предъявляют пиарщикам претензии по поводу того, что не все было так, как им хотелось бы. Мы собрали наиболее распространенные высказывания и подготовили ответы.
«Мало слушателей»
Ответ топу: зато это была наша целевая аудитория; учтите и другие плюсы: общение со СМИ, партнерами, сообществом, новые знакомства.
Ответ самому себе: в следующий раз отправить топа на популярную конференцию с высоким уровнем посещаемости; поставить его выступление в числе первых в первый день конференции.
«Уровень остальных спикеров заметно ниже моего» Ответ топу: да, вы задали тон всему мероприятию, организаторы вас очень благодарят (показать благодарственное письмо), по результатам опроса слушателей ваше выступление самое яркое.
Ответ самому себе: не верить списку заявленных спикеров, а верить списку подтвержденных. То, что организаторы пригласили Котлера или Портера, еще не значит, что они действительно приедут на мероприятие.
«Мне не задали ни одного вопроса»
Ответ топу (зависит от того, как он выступал, вариантов много): «Увы, не хватило времени», «Разве? Мне пришли вопросы для вас по электронной почте от трех журналистов, они были удивлены высоким уровнем представленной вами аналитики», «Вас было очень плохо слышно, в следующий раз говорите, пожалуйста, в микрофон».
Ответ самому себе: включить в презентацию топа спорные моменты, отослать организаторам несколько вопросов на тему и просить модератора сессии задать их, если не будет вопросов из зала.
«Слушатели не понимали и половины сказанного мной»(вариант:«Я думал, в зале будут руководители, а там сидели рядовые специалисты»)
Ответ топу: большая часть участников конференции – руководители (представьте список, его можно взять у организаторов, а чаще всего он есть и в материалах конференции). Если топ-менеджер все же прав – скажите, что его опыт и знания впечатлили слушателей и именно его доклад был наиболее полезен и интересен для них.
Ответ самому себе: не верить списку заявленных участников, а только списку тех, кто оплатил.
