Павел Безручко - Без воды. Как писать предложения и отчеты для первых лиц
Предлагайте одобрить анализ, выводы, подход, план или конкретные действия
• Цель вашего обращения к первому лицу должна соответствовать текущему этапу решения того вопроса, о котором вы пишете.
• Когда ситуация не ясна, просите согласия на ее анализ, а затем предлагайте одобрить выводы, содержащиеся в отчете.
• Когда ситуация ясна и выводы сделаны, предлагайте одобрить подход, концепцию решения.
• Когда концепция согласована, предлагайте рассмотреть план действий по ее реализации (включая необходимые ресурсы).
• Когда план одобрен, согласуйте конкретные действия (если такое согласование необходимо).
Ставьте цели и создавайте документы, полезные адресату
• Создавайте своими документами «добавочную стоимость», вносите вклад в принятие решений – даже если это потребует дополнительной работы и вам не поручали это в явном виде.
• Формулируйте выводы и рекомендации конкретно, чтобы их можно было применить с пользой для дела.
• Запрос первого лица может относиться к одному из пяти уровней: 1) запрос на анализ; 2) запрос на выводы; 3) запрос на концепцию; 4) запрос на план; 5) запрос на конкретные действия.
• При составлении документа мыслите и предлагайте на один шаг дальше полученного запроса.
Часть 3. Как структурировать отчет или предложение?
Первым делом конкретизируйте мысли, затем выстраивайте пирамиду
• Структурирование – это определение главных мыслей, последовательности их изложения и способа детализации.
• Бессодержательные, «рыхлые» мысли нельзя хорошо структурировать. Подготовка к структурированию состоит из четырех шагов:
• Определите темы.
• Исключите темы, не имеющие отношения к цели документа.
• Определите типы высказываний по каждой теме (суть проблемы, причины проблемы, варианты решения и т. п.).
• Конкретизируйте содержание высказываний.
• После подготовительной работы используйте первый принцип пирамиды Барбары Минто: пункты – идеи или высказывания – верхнего уровня должны быть раскрыты при помощи пунктов нижележащего уровня.
Делайте немногочисленные главные мысли документа понятными с самого начала
• Напоминайте контекст в начале документа – но коротко.
• Большинство первых лиц быстро соображают и весьма умны. Они привыкли действовать и принимать решения молниеносно, уяснив главное и не вдаваясь во все детали.
• В отчетах и предложениях первым лицам лучше всего работает подход «от главного к второстепенному». Выделите главные мысли и сообщите их в начале текста. Озвучив главное, представьте пояснения.
• Главных мыслей не должно быть слишком много. Чтобы сфокусировать изложение, руководствуйтесь двумя принципами:
• Главные мысли должны работать на цель документа.
• Принцип МЕСЕ: главные мысли не должны пересекаться или дублировать друг друга, при этом ничто по-настоящему важное не должно быть упущено.
• Отражайте главные мысли в заголовках.
Пользуйтесь шаблонами
• Если у вас нет времени учиться изощренным методам структурирования, используйте один из шаблонов:
• Шаблон 1: «Предложение/запрос»
• Ситуация
• Возможное решение
• Цена вопроса и выгода решения
• План действий и ресурсы (требуется не всегда)
• Шаблон 2: «План – факт»
• Название плана или поручения в заголовке отчета
• Резюме
• Статус «план – факт»
• Шаблон 3: аналитический отчет «Выводы – рекомендации»
• Цель отчета
• Выводы
• Рекомендации
• Результаты исследования
• Методика сбора и анализа фактов и данных
• Информация в отчетах и предложениях может быть структурирована с помощью четырех подходов:
• объектного;
• сравнительного;
• процессного/хронологического;
• комбинированного (сочетание трех предыдущих).
Используйте логику ответов на вопросы первого лица
• Если цель и содержание документа не вписываются в готовый шаблон, хорошо работает метод структурирования с помощью ответов на вопросы.
• Запишите в верхней части листа бумаги цель своего сообщения, а затем мысленно представьте себе диалог на эту тему с первым лицом.
• Запишите важные вопросы, которые вы можете услышать от адресата.
• Расположите эти вопросы в логической последовательности – например, от главного к второстепенному.
• Своим документом (текстом, цифрами, фактами) дайте ответы на эти вопросы.
• Превратите вопросы в заголовки документа, заменив их утвердительными предложениями.
• Если есть такая возможность, на этапе подготовки расспросите адресата, на какие вопросы должен ответить ваш документ. Используйте эти вопросы для создания структуры документа.
Часть 4. Как написать текст с учетом особенностей первого лица?
Показывайте цену вопроса и размер отдачи, но воздерживайтесь от манипуляций
• Первые лица прагматичны. Поэтому они хотят знать цену вопроса, о котором пишет автор документа, и размер отдачи от предложенных решений.
• И цена вопроса, и отдача (выгода) бывает не только краткосрочной, сиюминутной. Цена вопроса может быть связана с рисками, которые еще не случились. А отдача в ряде случаев – это будущие перспективы и новые возможности.
• В тех ситуациях, когда возможны несколько различных вариантов решения, первые лица хотят понимать их цену и выгоду в сравнении друг с другом. При этом среди сравниваемых вариантов всегда есть вариант «ничего не менять».
• У любого варианта есть и плюсы, и минусы. Не манипулируйте, показывая только цену или только отдачу, и не злоупотребляйте «проблематизацией»: вы рискуете потерять доверие первого лица.
Будьте конкретны: опирайтесь на цифры, факты, бенчмарки
• Конкретность – одно из главных условий доверия к вашим выводам и рекомендациям.
• Для принятия решений первым лицам нужна точная, конкретная информация.
• Показать цену вопроса и отдачу от решения проще всего с помощью цифр, фактов, примеров.
• Смысл некоторых цифр и фактов невозможно понять, пока они не размещены в сравнительном контексте. Поэтому следует использовать бенчмарки.
• Правило «будьте конкретны» не означает «приводите больше подробностей». Используйте конкретику вместо оценочных суждений и обобщений, избегайте упущений информации.
Упрощайте по-умному
• Чтобы принимать решения и действовать, первым лицам необходима простая и ясная картина ситуации.
• Упрощайте сложные проблемы, выводы, концепции, планы и решения.
• Не бойтесь того, что первые лица сочтут вас «простаком». Им нет дела до вашей личности – их интересует результат.
