Владимир Репин - Бизнес-процессы. Моделирование, внедрение, управление
Еще аргументы за создание структурированных, стабильных и воспроизводимых процессов – это:
• возможность тиражирования процесса;
• возможность масштабирования процесса.
Для многих организаций задача тиражирования процессов весьма актуальна. Как правило, это компании, имеющие сетевые структуры различного вида:
• сеть магазинов;
• сеть филиалов;
• сеть представительств;
• группу производственных предприятий одного типа;
• прочее.
Если процессы четко структурированы, а их эффективность опробована на практике (в одном из подразделений), то их можно тиражировать в другие регионы и города. Вероятность создания прозрачной для управления и эффективной сети (группы предприятий) в данной ситуации будет значительно выше, чем в случае, когда новые территориально удаленные подразделения создаются отдельными яркими личностями без всякой регламентирующей документации по процессам.
Задача масштабируемости процессов возникает, как правило, в случае быстрого роста бизнеса. Например, количество сотрудников организации, выполняющих одни и те же процессы, увеличивается в несколько раз в течение года. При таких темпах роста для сохранения прозрачности и управляемости системы крайне необходимо структурировать и регламентировать процессы.
Постоянно выполняемая, основанная на самоорганизации и нечетких технологиях деятельность всегда менее эффективна, чем четко структурированная. Но, как я уже упоминал, если на систему (организацию, подразделение) постоянно оказывается давление, то работать по четким, регламентированным процессам становится сложно. Руководителям остается надеяться на самоорганизацию, но и она имеет ограничения. При чрезмерных внешних воздействиях самоорганизация:
• является дорогостоящим решением проблемы (требуется избыточность по ресурсам – высокооплачиваемые менеджеры и специалисты, большое количество рядового персонала и т. п.);
• не устраняет риска полной потери управляемости, не дает стопроцентной гарантии получения приемлемого результата.
Итак, можно предположить, что самоорганизация обходится дороже структурированного, стабильного и воспроизводимого процесса на относительно длительном интервале времени в случае умеренного давления со стороны внешней среды.
Подводя итоги, можно сделать следующие выводы:
1. Внедрение процессного подхода делает процессы организации структурированными, стабильными и воспроизводимыми. Это означает, что такая организация эффективнее, чем не внедрившая процессный подход.
2. При внедрении процессного подхода в организации обязательно должны появиться структурированные процессы[40], обеспечивающие гибкость и адаптивность самой системы процессов к изменяющимся условиям внешней среды. Иными словами, должны совершенствоваться не только процессы управления, но и процессы выполнения деятельности.
1.4. Концепция внедрения процессного подхода
1.4.1. Общее описание концепции «Совершенствование процессов»
Прежде чем приступить к внедрению процессного подхода, собственникам и руководителям организации необходимо разработать концепцию внедрения процессного подхода и закрепить ее документально. Концепция может, например, включать перечень элементов, которые должны быть реализованы в системе управления, построенной при внедрении процессного подхода. Также в рамках концепции могут быть сформулированы принципы процессного управления в компании.
С моей точки зрения, внедрение процессного подхода в организации означает, что:
• создана и постоянно совершенствуется система процессов; границы процессов и ответственность руководителей процессов четко определены;
• создана и постоянно совершенствуется система показателей (метрик) для управления процессами; целевые значения для ряда показателей[41] устанавливаются в рамках системы стратегического управления;
• руководители всех уровней осуществляют оперативное управление процессами на основе системы показателей; процессы управления регламентированы;
• процессы поддерживаются в стабильном и воспроизводимом состоянии;
• руководители всех уровней непрерывно совершенствуют свои процессы;
• создана и активно используется система регламентации процессов, исполнение регламентов контролируется; электронный репозиторий процессов и база НМД поддерживаются в актуальном состоянии;
• создана и постоянно совершенствуется корпоративная культура, ориентированная на совершенствование процессов и развитие; персонал организации вовлечен в деятельность по непрерывному совершенствованию процессов;
• постоянно внедряются новые, более эффективные технологии выполнения процессов, осуществляется автоматизация процессов (в том числе при помощи BPMS).
Приведенный перечень требований характеризует концепцию внедрения процессного подхода, которую можно условно назвать «Совершенствование процессов». Один из ее важнейших элементов – создание в организации культуры непрерывного совершенствования процессов, основанной на вовлечении руководителей и сотрудников всех уровней.
Практическая реализация перечисленных выше требований – непростая задача, предъявляющая к собственникам и руководителям организации высокие требования.
В первую очередь от них требуется уверенность в возможности трансформации организации на принципах процессного подхода.
Во-вторых, они должны быть не только администраторами, но и лидерами, готовыми повести за собой людей.
В-третьих, необходимо изменить отношение к персоналу, сделать организацию более социально ориентированной. Собственникам и руководителям желательно перестать рассматривать прибыль как единственную цель бизнеса. Организация становится системой, ориентированной на совершенствование людей, развитие общества в целом. Многим собственникам бизнеса эти требования могут показаться неадекватными. Те из них, кто рассматривает организацию лишь как источник доходов, как свою абсолютную собственность (вещь, с которой можно делать все что угодно), а людей – как бросовый, возобновляемый ресурс, никогда не будут заинтересованы во внедрении процессного подхода по концепции «Совершенствование процессов».
В-четвертых, руководители организации должны знать методики процессного управления.
Рассмотрим подробнее, какие изменения должны произойти в организации при внедрении процессного подхода по концепции «Совершенствование процессов». На рис. 1.4.1 показаны элементы (процессы), которые должны быть созданы или изменены. Сразу оговоримся, что предложенное на рисунке деление на объекты условно.
