Наталья Сидорова - Тайм-менеджмент, 24 часа – это не предел
Прием второй заключается в эффективной работе с информацией. Однако не надо впадать в крайность и впитывать, как губка, в себя всю входящую информацию. Понятно, что чем больше информации собрано для анализа руководителем, тем меньше вероятность пойти по неверному или нерациональному пути. И здесь нужно сохранять чувство меры, потому что существует определенный объем информации, который можно получить и подвергнуть анализу. Фильтруй информацию, смело отбрасывая неважную и незначительную.
Кроме того, помни о том, что сознание и внимание человека могут эффективно концентрироваться и работать только с одним объектом: заданием, мыслью или документом. Всегда выделяй и четко представляй тот объект, на который в данный момент и в данное время направлено твое внимание. Хорошо бы было еще и научиться осознанно переключать свое внимание. С одной стороны, каждый перенос внимания с задачи на задачу требует потери времени и сил. С другой стороны, одно и то же занятие быстро надоедает, а концентрация усилий на одном деле утомляет. Поэтому специалисты советуют направлять свое внимание следующим образом: больше крупных переходов, меньше мелких.
На основе собранной информации обычно принимается то или иное решение. Принятие решения не должно становиться трудным и затяжным процессом. Необходимо просмотреть данные, выявить все плюсы и минусы, сформулировать возможные пути решения проблемы, выбрать наиболее приемлемый из них и… выполнять! Специалисты по тайм-менеджменту говорят: «Лучше грамотно претворить в жизнь не самое лучшее решение, чем долго и нудно метаться в поисках самого оптимального, т. е. если делать, то делать, или лучше вообще не начинать».
Прием третий: готовность выполнять неприятные дела. Каждому из нас время от времени приходится сталкиваться с вопросами, которые нам неинтересны или же вовсе противны. Многие стараются дела эти отодвинуть как можно дальше, отложить в дальний ящик и всячески отлынивают, что еще больше увеличивает затраты времени на их исполнение! Можно попробовать использовать следующий механизм, чтобы преодолеть отвращение к таким делам:
1) взгляни неприятности прямо в лицо;
2) признай, что еще большей неприятностью становится промедление и ожидание момента, когда все же придется приступить к этому делу;
3) пробуди в себе энтузиазм, чтобы справиться с неприятием данного дела.
Действительно, рано или поздно все-таки придется решать эту самую неприятную проблему. Кроме того, если возникшая проблема не исчезнет сама собой, объем работы, который необходимо выполнить, может увеличиться с течением времени. Нерешенный вопрос будет преследовать тебя, пока ты совсем не избавишься от него, а мысли о нем будут вызывать все большее раздражение.
Прием четвертый: изменение общения с окружающими. Имеется в виду следующая ситуация: у людей определенного склада характера может появиться желание, а потом и привычка обращаться с просьбой выполнить те или иные дела, сбагривать их тебе. Почему? Потому что ты сам приучил их к этому. Конечно, желание нравиться всем и вся присуще каждому, но не следует забывать и о своих интересах. Если можно удовлетворить этих людей, не жертвуя при этом своими интересами, тогда вперед! Если можно найти компромисс и исполнить их просьбы частично и без ущерба для себя, тоже, в принципе, нормально! Но, если подобные обращения становятся системой и серьезно осложняют тебе жизнь, отнимая драгоценное время, – научись говорить «нет»! Еще один совет специалистов тайм-менеджмента: «Не стоит даже пытаться переубедить людей». Их убеждения – их личное дело, и тебя это не касается. Тратить время на элементарное сотрясание воздуха бессмысленными разговорами и спорами просто глупо. Всегда нужно высказывать собственное мнение, соглашаясь с теми аргументами, которые признаешь, и отвергать те, которые не признаешь. После разговор сам подойдет к своему логическому завершению. Чаще всего у собеседников не возникает больше вопросов.
Прием пятый: умелое чередование работы и отдыха. Чем сильнее загружен, тем больше нужно отдыхать! Самое главное здесь: к началу нового рабочего периода организм должен восстановить силы. Поэтому не стоит пропускать полноценные перерывы, сон и отдых, даже если очень много дел. Каждому человеку присущи в течение суток подъемы и спады энергии, жизненного тонуса и умственной активности, т. е. суточные биоритмы. Про них нельзя забывать: в периоды подъема биологической активности следует заниматься творческой работой, требующей умственного напряжения и внимания. Промежутки времени, в которые наблюдается спад биологической активности, напротив, лучше посвятить рутинным задачам, административной деятельности, работе с корреспонденцией или проведению совещаний.
Кроме всех перечисленных приемов, можно и нужно использовать важнейший принцип тайм-менеджмента: «Все может быть усовершенствовано!», отталкиваясь от того, что резервы эффективности и развития ничем не ограничены.
Обязательно нужен тайм-менеджмент, если на следующие вопросы можно ответить «да».
1. Задержки на работе бывают хотя бы раз в неделю более чем на 1 ч?
2. На работе и дома бесконечный аврал?
3. Подчиненные спешат и суетятся, при этом ничего не успевают сделать?
4. В твоем отделе пять человек еле-еле справляются с работой, которую в аналогичном отделе могут легко выполнить трое?
В распределении личного времени важнее не общие правила, а индивидуальный стиль, который у каждого человека свой. Его просто нужно отыскать. Таким образом, рационально распределять свое время человек может только сам, конечно, опираясь на те общие приемы, которые описаны ранее. Успехов в этом нелегком деле!
А ты никогда не задумывался, сколько времени тратишь впустую на ненужные разговоры и задания, выполнение которых тебе не просто внапряг, а, говоря культурно, даже не входит в твои рабочие или какие-то другие обязанности? Может быть, даже просто в данный момент ты тратишь его на поиски нужной бумаги? Прикинь навскидку, и полученный результат может крайне неприятно удивить и даже шокировать. Теперь умножь его на число рабочих дней и ты поймешь, почему до сих пор, к примеру, ты не стал начальником, или тебя недооценивают, или не платят столько, сколько ты того заслуживаешь или положено сотрудникам соответствующей категории, или почему ты так горячо желаешь сменить место работы. А ведь время – это тот потрясающий капитал, которым каждый обладает от рождения… И, как хороший хозяин, ты можешь его приумножить или пустить по ветру…
Конечно, сегодня многие рабочие процессы можно значительно сократить во времени благодаря, например, тому же компьютеру. Здесь, конечно, можно и помечтать. Представь себе, как здорово было бы дать монитору задание, просто в устной форме его озвучив, которое дало тебе твое многоуважаемое руководство, и по прошествии нескольких минут получить на экране необходимый отчет с нужными данными о выполненной работе с готовыми обоснованиями и выкладками, а потом, придя к шефу, отчитаться и получить заслуженную похвалу, т. е., как говорится, взять с полки пирожок… Когда-нибудь, наверное, это случится, и прогресс сделает нашу жизнь легкой, светлой и беззаботной, но пока твое рабочее место потому и существует, что без тебя, такого-растакого, как специалиста в фирме не обойтись. Всему свое время, а пока мы еще живем здесь и сейчас. Как сказал поэт советских времен Александр Кушнер: «Времена не выбирают, в них живут и умирают». Поэтому давай вместе с тобой подумаем, чего нам не хватает для того, чтобы грамотно, не отягощая себя излишне, управлять своим временем. На это опять-таки требуется выделить время. Но подобные вложения всегда окупаемы.
Очень часто, например, бывает, что для ничего не значащей беседы ты способен (хотя чаще способна) все бросить, а для выполнения ответственного задания нет? Конечно, потому что пустая болтовня не только не требует твоих усилий, но и может приносить удовольствие, а дело требует особой концентрации внимания. Итак, спокойно подумав, как сэкономить на работе стремительно убегающее время, можно прийти к следующим выводам.
1. Отделять первоочередное от второстепенного, срочное – от того, что может еще подождать. Сразу расставляй приоритеты. Сделал важное задание – пожалуйста, извергай словесные фейерверки столько, сколько необходимо. Так нет же, и у тебя, и у меня обычно всегда наоборот! Такова уж человеческая природа. Хотя, честно говоря, это просто лень! Далее у большинства появляется еще одна неприятная проблема: ты не можешь заставить себя просто-напросто решиться, сесть и сделать. Если определить, в чем конкретно состоит загвоздка, то ее можно будет как-нибудь устранить, и дело сдвинется с мертвой точки: не знаешь, как приступить к заданию, с чего начать; не понимаешь и возмущаешься, как его можно выполнить за столь короткий срок; жалеешь себя, что ввязался по глупости в подобное дело; просто ленишься или испытываешь ужас от всего этого. Ха-ха! Да, не зря говорят, что у страха глаза велики или не так страшен черт, как его малюют.
