Наталья Сидорова - Тайм-менеджмент, 24 часа – это не предел
В большинстве компаний ведется статистика об использовании рабочего времени. Но ни в одной не существует отчетности о качестве этого времени.
Итак, причину мы знаем в лицо – это всякого рода отвлечения, чаепития, разговоры, перекуры, выполнение чужих обязанностей, ненужные совещания (для галочки). Так КПД деятельности сотрудника становится вынужденно низким. Что можно порекомендовать для борьбы с подобного рода издержками? Время, расходуемое не на рабочие обязанности, можно искать в четырех возможных областях рабочей деятельности.
1. Административная деятельность поддерживающих служб компании. «Когда в товарищах согласья нет…», – стоит продолжать цитату из известнейшей басни Крылова? Конечно, нет. Она и так всем известна. Очень часто бывает, что разные службы и подразделения одной компании затормаживают работу друг друга, а то и вовсе мешают. В глаза эта проблема практически не бросается, а суть ее, как правило, сводится к разведению бумажной волокиты внутри организации и внутреннему недовольству сотрудников, а выходит наружу чуть позже, неблагоприятно отражаясь на финансовых результатах компании. Отделы стараются переложить часть обязанностей на другие подразделения, в итоге не успевают справляться ни те ни другие. Проблема легко решается сверху. Все обязанности и сроки исполнения должны быть строго определены, распределены и всем понятны.
2. Бюрократическая деятельность, связанная с проектным делопроизводством. Это просто бездонная пропасть, пожирающая время. Заполнение кучи лишних документов, бланков, листовок… О, даже объяснять это глупо. Это есть в каждой компании. При этом для эффективного расходования рабочего времени документация должна быть сведена к необходимому минимуму, а ее формы стандартизированы и упрощены. Это поможет сэкономить не только рабочее время, но и расходы на архивы и дополнительное обучение персонала, да и производительность непременно вырастет.
3. Рабочая обстановка самого офиса. Нет, нет. Речь пойдет не о цветовой гамме или фэн-шуй. Если сотрудники стараются приходить на работу к 8 ч или уходить в 1 ч ночи – это верный признак не трудоголизма или любви к делу, а того, что в офисе лучше всего работается, когда никого нет. В официальное же время стоит постараться свести к минимуму такие факторы, как скученность, телефонные разговоры, громкие обсуждения, духота.
4. Личные интересы сотрудников. Ни для кого не секрет, но достаточно много людей понимают работу как возможность на халяву заниматься любыми делами за счет своего работодателя. Прежде всего это бесплатный доступ в Интернет. Чаты, знакомства, форумы, поиск фильмов и музыки, онлайн-общение – вот далеко не полный список развлечений в рабочее время. Конечно, не надо путать пресное со сладким – форумы могут простимулировать профессиональный рост, коммуникаторы позволяют совещаться с коллегами из других городов, но во всем хороша мера.
Для сокращения напрасно потраченного времени есть много способов, обратить особое внимание стоит на эти четыре области. Эффективными часто являются следующие меры.
1. Разрешите своим работникам отвечать на все письма, не относящиеся напрямую к рабочей деятельности, в конце рабочего дня. Данная рекомендация больше всего относится к большим компаниям. Каждый пользователь Интернета, имеющий электронный ящик, ежедневно получает, как минимум, 2-3 письма типа «сообщите», «проголосуйте», «представьте данные». Да-да, и ваши сотрудники тоже, но это же не их вина. Однако все это мешает сосредоточиться и требует затрат времени, при этом не является критичным.
2. Требуйте использовать голосовую почту на рабочих и персональных рабочих телефонах. Во-первых, это значительно снизит уровень шума в комнате, а во-вторых, позволит людям меньше отвлекаться, так как они не будут отрываться на звонки. Голосовую почту можно прослушивать на перекурах или кофе-брейках, убивая двух зайцев.
3. Сядьте так, чтобы видеть мониторы членов вашей рабочей группы. После этого самым удивительным образом повышается количество времени, которое люди уделяют работе. Часто лучше всего поставить рабочие столы по периметру комнаты вплотную к стенам – это имеет сразу несколько плюсов. Доля облучения будет ниже, появится достаточное количество рабочего пространства, свободу передвижения ничто не будет ограничивать, да и дышать наконец-то станет легче.
4. Станьте брандмауэром перед вашими людьми. Защищайте их от неправильных действий руководства или других служб организации, любых попыток вовлечь их в ненужные совещания, начинания, замену мебели в середине рабочего дня, другими словами, от любых действий, которые могут помешать им работать.
Глава 7
О СТИЛЕ
У тебя есть возможность создать свой собственный и неповторимый стиль, стиль человека, который умеет владеть временем. И не только собственным. Создав свой неповторимый временной, жизненный стиль, ты имеешь возможность таким образом владеть временным пространством, что некоторые дела станут осуществляться, казалось бы, без особых усилий, и соответственно время станет работать на тебя. Экономия минут, часов, быстрейшее достижение поставленных целей освободит время для получения все больших результатов, что тебе и надо. Зачем тратить годы на то, что при определенном поведении и отношении можно получить за несколько дней? Естественно, для выхода на соответствующий уровень жизненно стильного человека необходима определенная школа и соответственно время. Как же без этого? Ты определенным образом станешь выстраивать свой собственный, имеющийся алгоритм времени, доводя его до такого, который создаст ауру преуспевающего, владеющего временем человека. Учись владеть временным пространством, используя все, что ты имеешь: свое тело, внешность, одежду, профессиональные навыки, собственный биоритм жизни. Чем больше ты знаешь о себе, тем мощнее ты сможешь продвигаться к поставленной цели, верно используя свои собственные ресурсы. Над чем-то придется работать ежеминутно, что-то видоизменится в процессе само собой, что-то придется менять кардинально. Перестань надеяться на то, что, просто научившись пользоваться выстраиванием рабочего времени в органайзере, ты станешь мастером тайм-менеджмента. Только система сдвинет и приведет тебя к тому успеху, к тем целям, которые ты запланировал в предыдущих главах. Только системный подход во всех жизненных направлениях и сферах твоей деятельности сможет обеспечить тебе гармоничную жизнь успешного человека, владеющего временем. Не буду более отвлекать предисловиями, давай перейдем к делу. В этой главе мы будем говорить только о тебе, только о том, что близко и окружает тебя. Не стану разговаривать с тобой о стиле в одежде (хотя, может быть, и придется). Возможно, поговорю о том стиле, который ты предпочитаешь. Главное, на чем мы сейчас с тобой остановимся, – это стиль жизни. Думаешь: при чем тут время и стиль жизни? Все, как обычно, очень просто. Стиль жизни – это твой временной ритм. Это время, по которому ты живешь. Это соотношение твоего индивидуального биоритма и непосредственно используемого тобой времени. Вот об этом мы сейчас и поговорим предметно. Оставим в стороне все то, что приходит извне. Остановимся на тебе, любимом, на твоем внутреннем мире, твоем личном комфорте и удовольствиях. В этой главе все будет посвящено твоей личности и индивидуальности. А все остальные пускай выйдут вон. Настал час твоей славы и твоего временного (поставь ударение на первом «о») триумфа. Сейчас ты возьмешь тетрадь и опишешь 1 день своей жизни. По возможности сделай описание максимально подробным. Во сколько ты встал и каким образом проснулся. Что тебя разбудило. Что раздражает с утра, а что нравится. Как ты пробуждаешь свой организм, что делаешь сразу после того, как встаешь с постели? Какие процессы для тебя привычны и повторяются каждый день? И почему подобные ритуалы для тебя имеют значение? В течение всего дня внимательно фиксируй все, что ты делаешь. Теперь сделать подобное станет намного проще, если ты, конечно, выполнял упражнения на осознанность происходящего. Описание его ты найдешь в одной из предыдущих глав. Могу тебе предложить несколько «полей», заполняя которые, тебе проще станет подробно фиксировать весь день. Если тебе действительно важно создать свой собственный стиль жизни, то, расширив описание и заполнив все предложенные поля, ты сможешь наиболее полно сделать анализ существующего положения и создать индивидуальный временной стиль.
Поле первоеМое пробуждение
Как обычно ты встаешь в будние дни? Что тебя будит, за сколько часов до выхода ты встаешь? Как долго ты проводишь времени в постели, прежде чем встать? Все подробно!
Поле второеМои утренние ритуалы
