Наталья Сидорова - Тайм-менеджмент, 24 часа – это не предел
Третий этап. Перед выступлением осуществи прогон именно в том помещении, где предстоит твое выступление. Тебе необходимо услышать, каким образом станет звучать твой голос. Постарайся, чтобы тебя послушали со стороны и дали комментарии по звучанию. Если возникли какие-то вопросы, то разрешай их по мере поступления. Для того и необходим предварительный прогон, чтобы во время презентации не возникало накладок.
Четвертый этап. Непосредственная подготовка. Этот этап начинается непосредственно за сутки до самого выступления. Предложу несколько рекомендаций, которые поддержат тебя и помогут избежать многих дискомфортных ситуаций. Начнем с твоего физического состояния.
За сутки до выступления исключи из рациона любые газированные напитки, горячие и холодные. От подобных напитков набухают твои связки, и если выступление длительно, то может дребезжать голос, или будет першить в горле. Холодная вода может спровоцировать некоторые заболевания, а это совершенно ни к чему. Для профилактики можешь включить в собственный рацион теплое питье с лимоном и медом (естественно, если у тебя на эти продукты отсутствует аллергия). Важно помнить то, что не следует пользоваться парфюмом с резким запахом, если ты выступаешь в небольшом помещении и планируешь личный контакт со слушателями. Никого не волнует отсутствие какой-либо воды в твоем доме. Так что будь готов со всех сторон. Очень внимательно отнесись к собственному гардеробу. Выбери то, в чем ты будешь выступать перед аудиторией. Важно создать гармоничный образ. Твоя тема, слушатели и твой типаж должны стать тем исходным материалом, от чего ты и станешь отталкиваться в подборе одежды для выступления. Обязательно учитывай все. Если ты станешь выступать перед серьезной и статусной группой слушателей, то просто непозволительно быть одетым неподобающим образом. Тебя просто не воспримут всерьез. Соответственно всегда исключается вечерний вариант одежды, кроме тех презентаций, когда вечерний наряд подразумевается по протоколу. Помни, что если твоя презентация планируется в молодежной группе, то нет никакой необходимости в молодежной стиле. Просто используй некоторые элементы из этого направления, а собственное выступление сделай несколько легче и непосредственнее. Исключи из собственной одежды все мелкие аксессуары, которые отвлекают внимание (яркие, гремящие, массивные), – все это абсолютно тебе не пригодится. И в то же время ты можешь использовать некоторые мелочи для того, чтобы отвлечь или привлечь внимание намеренно. Если во время выступления ты будешь располагаться на возвышении (например, на сцене), то продумай длину юбки (это относится ко всем дамам). Для мужчин важно обратить внимание на длину брюк. Она должна быть такой, чтобы во время сидения между нижним краем брючины и носка не было видно голой ноги. Всегда обращай внимание на то, как ты выглядишь, когда сидишь, стоишь, как ты смотришься, когда жестикулируешь. Попроси кого-нибудь посмотреть на тебя со стороны или еще лучше снять на видеокамеру. Потом просмотри и проанализируй свой внешний вид. Делай подобную вещь каждый раз. Со временем твой подход к выступлениям станет профессиональным, и постепенно ты сможешь довести свой внешний вид до совершенства. У каждого оно индивидуально. И все равно постоянно продолжай работу над собой! Нет предела совершенству. Время станет работать на тебя только тогда, когда ты будешь использовать его в полном объеме!
Пятый этап. Непосредственно исполнение презентации. Существует несколько важных вещей, которым необходимо уделить должное внимание в процессе ведения презентации. Ты просто обязан БЫТЬ ВОВРЕМЯ! Нет никаких причин и оправданий твоим опозданиям! Ты не имеешь никакого права на то, чтобы кто-либо тратил время на ожидание тебя. Будь точен. Начинай свое выступление именно в то время, которое было заявлено заранее. Этим ты, помимо всего прочего, покажешь уважение к присутствующей аудитории. Всегда начинай презентацию с приветствия. Обязательно поблагодари всех, кто пришел вовремя. Они ценят не только свое время, но и твое! В самом начале презентации объяви цель встречи и задачи, стоящие перед вами на время всей встречи. Каждому слушателю важно знать, что он сможет получить от вашего общения и с чем (с какой полезной информацией) он останется после мероприятия. Веди свою презентацию четко. Отвечай на вопросы именно в то время, в которое запланировал заранее. Благодари за каждый вопрос, соглашайся с мнением каждой стороны. Вернее, даже не с точкой зрения, а с тем, что каждый вправе ее иметь так же, как и ты. Ни в коем случае не позволяй себе вовлечься в диспут и тем более в перебранку. Результат может быть плачевным. В порыве праведного гнева ты отвлечешься от главного, можешь перейти на личности и провалить всю презентацию! Разве это было твоей целью? Совершенно верно. Твоя цель – предложить новую информацию, представить новый проект или идею. Конечный результат, как обычно, один – продать за максимальную цену (выбирай свой вариант):
1) себя;
2) свою идею, идею;
3) знания, информацию;
4) проект;
5) продукт или услугу.
Презентация, как всегда, просто красочное и развернутое представление чего-либо. Так и представляй – с удовольствием, ярко и неординарно. Стань Мастером презентаций любого уровня.
В процессе, если тебе необходимо привлечь внимание публики, используй следующие техники.
«Яркое пятно» – для акцента на какой-нибудь мысли. Этим пятном может стать любая яркая или необычная деталь: громкий звук, тетрадь в яркой обложке, смена цвета маркера. В процессе написания текстов во время презентации сразу же закрывай колпачок маркера. В противном случае слушателей станет мучить мысль: «Маркер же засохнет!» Не отвлекай их подобным образом от того, что ты им говоришь.
«Неожиданное согласие». Если среди слушателей есть настырный оппонент, который постоянно высказывает противоположное мнение, критикует все, что преподносится, то самый лучший выход – сказать ему, что он совершенно прав, и далее перевернуть его мысли таким образом, что ему станет понятно, что вы его услышали и просто согласны с тем, что он такой, считающий иначе, чем вы. Так можно исчерпать любые инциденты.
«Пинг-понг». Если тебе задают каверзные вопросы, на которые ты не можешь моментально ответить, воспользуйся данной техникой. Пусть вопрошающий сам отвечает на свои вопросы. Просто спроси его: «А вы как считаете?» Или подбери свой подобный вариант.
Обязательно хотя бы 1 раз в течение всего времени своего выступления посмотри в глаза каждому слушателю. Пусть каждый будет уверен, что все, о чем идет речь, ты говоришь именно ему. Так ты выстроишь доверительные отношения со всей аудиторией. Ни в коем случае не надо все время вещать только тому, кто тебя внимательно слушает. Перестань обделять вниманием других участников. Если зал занимает большую площадь, то обязательно поинтересуйся у тех, кто располагается на последних рядах, насколько хорошо им тебя слышно. В процессе своего выступления обязательно устраивай интонационные вариации. Если ты будешь монотонно бубнить в течение всего мероприятия, то через некоторое время слушатели заснут или разбегутся. А впоследствии тебя просто перестанут приглашать на выступления.
Напомню, что полезно вести аудио– и видеозапись собственных выступлений. Это очень важно! Постоянно анализируй все, что делаешь. Только так ты сможешь постоянно совершенствоваться. Выискивай что-то новое. Отслеживай, какие обороты оказались максимально эффективными, что, наоборот, стало ошибочным выбором. Все это станет той базой, которая откроет перед тобой возможность использовать время, отведенное на любое выступление, с максимальным эффектом.
Совещания. Планерки. Собрания. Да, обычно время на таких «посиделках» летит незаметно. Поэтому важно следующее.
Первое. Заранее озвучивать временные границы подобного мероприятия. Если твои совещания ежедневны, нет никакого смысла продолжать их более 30 мин. Это при том, что группа сотрудников достаточно велика. На каждый вопрос отводи не более 3-5 мин. Чем быстрее пройдет подобное общение, тем быстрее все приступят к решению поставленных задач. Это не относится к совещаниям, на которых рассматриваются глобальные или стратегические вопросы. Для подобных совещаний, естественно, понадобится гораздо больше времени. И здесь необходима подготовка. У каждого участника должен быть пакет документов по тем вопросам, которые стоят в программе совещания. Если информация конфиденциальна, то обязательно четко отслеживай, имеют ли право доступа к предлагаемой информации все участники совещания. Зачем тебе кормить конкурентов закрытой информацией? Курица кудахчет только тогда, когда снесет яичко. Поэтому, если совещание касается задач стратегического развития или вопросов диверсификации, задумайся и внимательно подойди к отбору участников. Чем меньшее количество сотрудников примут участие в обсуждении, тем больше шансов сохранить закрытую информацию.
