Наталья Сидорова - Тайм-менеджмент, 24 часа – это не предел
Первый шаг: найди «слона» (поставь большую цель).
Второй шаг: распредели его на «кусочки» (поставь промежуточные задачи, которые приведут к большой цели).
Третий шаг: собери команду единомышленников (сократи время воплощения плана путем организации наемного труда).
Четвертый шаг: бери на себя обязательства по выполнению больших дел, настолько больших, насколько сможешь себя вдохновить.
Пятый шаг: доводи каждое дела до завершения.
Даже если твой слон на первый взгляд огромен, перестань его бояться. Подойди к нему, как муравей, и действуй поступательно. В процессе ты поймешь, что «поедание слонов», особенно в компании других муравьев, очень увлекательное и результативное дело. Этот принцип подойдет тебе, если ты привык поддерживать других и согласен с тем, что для тебя важна поддержка единомышленников, если творческий подход для решения любых вопросов – то, что тебе нравится и вдохновляет тебя на подвиги. Так что пользуйся принципом муравья в свое удовольствие и достигай любых поставленных целей!
3.4. Принцип «AC»
Этот принцип ты одолеешь легко и просто. Он самый простой и доступный. Вероятнее всего, ты обычно им и пользовался (если, конечно, хоть когда-нибудь планировал собственное время). Но для начала я все равно расскажу тебе одну притчу. Встретился как-то молодой министр с мудрецом и пожаловался на то, что дел настолько много, что ему, самому молодому министру, совершенно ни на что не хватает времени. Дел становится все больше, и важных, и незначительных, а время не увеличивается. Как быть? Мудрец пригласил министра пройти в сад. Подойдя к садовой беседке, мудрец попросил принести ему большой стеклянный аквариум. Как только просьбу выполнили, мудрец предложил своему собеседнику внимательно смотреть за тем, что он делает. И вот что увидел наш министр. Мудрец положил в аквариум несколько больших камней. Больше ничего не поместить. И мудрец спрашивает: «Скажи, пожалуйста, можно ли что-нибудь еще положить в аквариум?» Молодой министр подумал и ответил: «Такие камни невозможно разместить в большем количестве. Если только взять камни меньшего размера?» Мудрец согласился, выбрал камни поменьше, положил их в аквариум и опять задал вопрос: «Можно ли еще что-нибудь разместить в этом аквариуме?» Министр задумался, покачал головой и ответил: «Более ничего, если только насыпать мелкие камешки». Мудрец взял горсть таких камней и насыпал в емкость. И снова повторил свой вопрос. «Там все еще осталось место, возможно, в аквариум поместится что-то еще?» Молодой министр подумал, взял бокал, зачерпнул им мелкий речной песок с садовой дорожки и высыпал его в аквариум. Все воздушные пространства заполнились, не осталось больше пустых мест. Мудрец посмотрел на аквариум, на министра и спросил: «Как ты думаешь, если бы ты сразу насыпал в емкость песок или мелкие камешки, смог бы ты положить большие камни?» «Конечно, нет», – ответил министр. «Совершенно верно, ты не можешь ничего изменить. Имеешь то, что имеешь». Министр задумался: «Что же, выходит, что я не могу изменить границы емкости, я не могу положить только один вид камней или песок?» «Да, – ответил мудрец, – и ты не можешь менять последовательность наполнения емкости. Как ты думаешь, министр, почему я показал тебе этот опыт?» Министр покачал головой и ответил: «Видимо, аквариум – это мой день, камни – важные и серьезные дела. Камни помельче – это второстепенные дела, а щебень и песок – это те мелкие дела, которые занимают все остальное время». «Совершенно верно, только запланировав несколько важных дел, ты можешь считать, что твой день состоялся. И не надо ничего менять. Поэтому всегда помни: только то, что является главным делом дня, может планироваться в первую очередь. Не разменивайся на мелочи, не ставь песок на первое место». Вот что ответил мудрец молодому министру. И с тех пор тот стал самым организованным и успевал сделать в течение каждого своего дня несколько важных и серьезных дел, несколько второстепенных, а между делом решал мелкие вопросы. В связи с этим молодой министр приобрел уважение среди коллег и населения своей страны. Вот такую притчу мне однажды рассказал один мой тренер. Добавить нечего. Надеюсь, ты разобрался в том, что хотел сказать мудрец, и в том, что понял министр. Ты ведь тоже стремишься к тому, чтобы разобраться с делами. Каждое утро, когда ты планируешь свой собственный день, определись с важностью запланированных дел. Сначала просто перечисли все дела. Затем разберись с тем, какие из них главные, какие второстепенные, а какие неважные. И проставь рядом с каждым делом индекс. Важные и срочные получат индекс «А1». Дела второстепенные получат индекс «А2». Дела, которые просто требуют твоего внимания, получат индекс «С». Есть еще дела, которые может сделать кто-нибудь другой. Подумай о них (о тех, кто сделает эти дела) и поставь напротив таких дел индекс «В». Теперь ты можешь расписывать все дела в органайзер в соответствии с тем временем, на которое их надо поставить. Помни о той последовательности, в которой мудрец наполнял свой аквариум. Сначала ты ставишь дела под индексом «А1». Затем планируешь и записываешь в органайзер дела под индексом «А2». И следом вносишь в расписание дела под индексом «С». Все остальное можешь записать только для того, чтобы напомнить исполнителю о том, что ему надо сделать, просто, чтобы вечером проверить исполнение. Да, самое главное. Достаточно запланировать два важных и срочных дела, выполнить их – и твой день можно считать успешным. Ты – великий организатор! Ты – вершитель великих дел! Точно таким же образом ты можешь индексировать все дела, которые планируешь выполнить в течение недели, месяца или ближайшего года. Сделав это, распределяй проиндексированные дела в расписании на неделю, месяц и год, естественно, начиная с важных срочных дел. Планирование и заполнение расписания необходимо выполнять в течение 90 дней без перерывов даже на выходные и праздничные дни. Только так ты выработаешь привычку своевременного планирования и приобретешь навык определять приоритетные задачи. Первое время, возможно, ты станешь уставать больше обычного. Подобный принцип заставляет работать, поэтому обязательно планируй отдых, только не как важное срочное дело. В исключительном случае можно использовать сон как оздоровительные процедуры. О здоровье тоже надо помнить. Знаешь, сделаю тебе подсказку для того, чтобы твоя жизнь не превратились в подобие движения белки в колесе: работа и больше ничего. Когда составляешь список дел на день, ставь задачи в каждой области жизни. Таких областей пять.
Первая область отвечает за твое физическое состояние, здоровье. Занятия фитнесом, спортом, одежда, гигиенические процедуры, приобретение, приготовление и потребление пищи – это все относится к данной области, ее можно назвать физической.
Вторая область – за твое личностное усовершенствование. Любое обучение, чтение, упражнения личностного роста можно отнести в эту область, назовем ее личностной.
Третья область затрагивает взаимоотношения – твое общение с близкими, родными, любимыми и друзьями, все виды общения, которые не приносят материального дохода. Называется эта область межличностной.
Следующая область – социальная. К ней относятся весь твой бизнес, вся твоя работа, в общем, все то, что приносит тебе материальные блага.
Существует еще одна область – универсальная. Она содержит в себе все то, что наполняет твою жизнь вдохновением: книги, кино, театр, живопись, медитацию, общение с животными, работу в саду и отдых на природе, общение с Богом или любыми Высшими силами, в которые ты веришь, твое пение под гитару и чтение стихов любимой, рассказывание сказок своему ребенку на ночь. Возможно, она самая интересная и вдохновляющая, но чаще всего ты забываешь об этих делах. Обязательно их планируй. Если ты их не делал раньше, то начни постепенно. И поймешь, насколько насыщенной и интересной станет твоя жизнь. Пользуйся делами из каждой области ежедневно, как минимум, в течение… верно, 90 дней.
Итак, как обычно, пройдемся по шагам принципа «АВС».
Первый шаг: составь список дел на день, неделю, месяц, год.
Второй шаг: воспользуйся каждой жизненной областью.
Третий шаг: проиндексируй каждое дело.
Четвертый шаг: перенеси в порядке важности все дела в расписание на день.
Пятый шаг: выполняй все дела в порядке временного графика – последовательно в намеченное время.
Воспользуйся данным принципом. Если ты привык все рассчитывать, если у тебя аналитический склад ума и ты любишь все анализировать, то принцип «АВС» специально для тебя. Он органично вольется в твою жизнь, позволит организовать каждый день твоей жизни и позволит разгрузить перенасыщенное делами жизненное пространство. Учи алфавит «АВС», разбирайся с областями жизни, вдохни в свою жизнь удовольствие, наслаждайся выполнением великих дел. Наполняй свой аквариум жизни большими камнями. У тебя все получится, и теперь ты точно разберешься со всеми делами.
