Коллектив авторов - Управление проектами. Фундаментальный курс
Далее на основе методологии управления знаниями разрабатываются следующие элементы системы управления знаниями проекта:
• план управления знаниями;
• карта знаний проекта;
• база знаний проекта;
• сообщество практиков.
1. план управления знаниями проекта. План управления знаниями проекта – это управленческий документ, целью которого является разработка принципов и методологии работы со знаниями в проекте. План управления знаниями проекта может содержать следующие разделы:
• анализ и выявление знаний, необходимых и критичных для успешной реализации проекта;
• структуризация знаний проекта;
• анализ и выявление источников (внешних и внутренних) необходимых знаний;
• принятие решений об использовании методов и инструментов управления знаниями в проекте;
• организационная структура управления знаниями проекта;
• процессы, процедуры и регламенты управления знаниями проекта, включая выявление, сбор, хранение и распространение знаний проекта.
Хотя состав и структура плана управления знаниями как методологического документа в достаточной степени инвариантны по отношению к предметной области проекта, хотелось бы отметить, что в рассматриваемом проекте по созданию и развитию сети федеральных университетов и системообразующих вузов особое внимание должно быть уделено организационному проектированию системы управления знаниями с четким определением участников системы, их ролей и функций как на уровне центра управления проектом, так и на уровне вузов/ университетов.
2. карта знаний проекта. Карта знаний представляет собой графическое представление местоположения знаний и информации, необходимых для реализации проекта. Карты знаний являются навигационным инструментом и позволяют:
• сократить время на поиски ресурсов и источников информации и знаний;
• создать возможность оптимального взаимодействия потребителей знаний и информации с их носителями (например, экспертами);
• обеспечить прозрачность и доступность ресурсов;
• создать целостную картину ресурсной базы проекта.
Структура карты знаний проекта создания и развития сети федеральных университетов и системообразующих вузов может включать такие разделы, как опыт по изменению статуса учебного заведения, опыт получения международной аккредитации образовательных программ и др. в соответствии с приоритетностью задач, поставленных перед участниками. Разделы карты знаний содержат ссылки на соответствующие элементы базы знаний (документы, интервью и т. д.) (рис. 18.1).
Крупномасштабный проект может быть декомпозирован на серию подпроектов, один из которых – подпроект внедрения системы управления проектом. Данный подпроект входит в состав любого крупномасштабного проекта. Для этого подпроекта может быть разработана своя карта знаний (рис. 18.2).
Рис. 18.1. Пример карты знаний проекта создания и развития сети федеральных университетов и системообразующих вузов
Рис. 18.2. Пример карты знаний внедрения системы управления проектом
3. база знаний проекта. База знаний проекта представляет собой систематизированное хранилище неструктурированной информации, включая шаблоны и примеры документов, нормативно-методические материалы и проч.
В числе ресурсов базы знаний и карты знаний данного проекта могут быть:
• ведомственные и отраслевые материалы;
• научные исследования по тематике проекта;
• материалы исследований в Интернете;
• внешние консультационные услуги;
• публикации;
• материалы конференций, семинаров, проводимых в рамках проекта и по тематике проекта;
• базы данных;
• мнения и комментарии экспертов, специалистов, участников проекта.
Одним из центральных элементов базы знаний проекта является база процессов, сформированная в ходе реализации проекта. Так, создание венчурных фондов, эндаументов, получение международных аккредитаций по различным направлениям подготовки могут быть описаны и представлены в виде процессов. Таким образом, может быть сформирована база «коллективной мудрости», в которой вузы, которые только начинают соответствующие работы, могут почерпнуть для себя бесценный опыт, полученный предшественниками.
4. сообщество практиков. Сообщество практиков – это самоорганизующаяся неформальная группа людей, которых объединяют профессиональные интересы и которые обмениваются знаниями по определенной тематике, общаются, чтобы вместе решать профессиональные задачи, обучаться друг и друга и находить новые решения и подходы. Термин «сообщество практиков» был введен в 1991 г. Этьеном Венгером, в наши дни это один из наиболее популярных инструментов, активно применяемых во всем мире.
При реализации проекта по созданию сети федеральных университетов и системообразующих вузов формирование соответствующей профессиональной сети или сообщества практиков является критически важным фактором, обеспечивающим возможность циркуляции идей, опыта, знаний в интересах достижения целей проекта. Информационно-технологической основой предлагаемых решений является портал знаний проекта.
Организационно управление знаниями – функция проектного офиса или центра знаний проекта. Вопросами разработки, внедрения и поддержания функционирования рассмотренных инструментов занимаются специально выделенные специалисты по управлению знаниями в проекте совместно со специалистами по информационным технологиям.
18.4. Диагностика организационного знания по управлению проектами
Важным вопросом проектного управления, также требующим интеграции с управлением знаниями, является диагностика знаний участников корпоративной системы управления проектами (КСУП). За последние годы рядом авторов подчеркивалось, что знания персонала об управлении проектами, программами и портфелями проектов – одна из движущих сил при разработке и внедрении КСУП. Более того, наращивание организационной зрелости в управлении проектами напрямую связано с совершенствованием соответствующего организационного знания, т. е. созданием организационных, технологических и коммуникационных условий, при которых знания и информация будут способствовать решению стратегических и тактических задач организации. При этом знания трактуются как совокупность профессиональных навыков, умений, способностей, жизненного опыта и мудрости, деловых и личных контактов, которые используются людьми для достижения поставленных целей. Согласно определению Gartner Group, управление знаниями является «дисциплиной, обеспечивающей интегрированный подход к созданию, сбору, организации и использованию информационных ресурсов предприятия и доступу к ним. Эти ресурсы включают структурированные базы данных, текстовую информацию, такую как документы, описывающие правила и процедуры, и, что наиболее важно, неявные знания и экспертизу, находящиеся в головах сотрудников». Организационным знанием по управлению проектами будем называть аккумулированные в организации знания по управлению проектами, программами и портфелями проектов, носители которых – сотрудники организации.
