Елена Смирнова - Делопроизводство для секретаря
Пример резюме
Мини-резюме бухгалтера
Должность: Главный бухгалтер
Возраст: 36 лет
Телефон: 31-29-43 (дом.), 8-917-223-47-43, [email protected]
Образование: В 1992 г. окончила экономический институт факультет бухгалтерского учета и аудита, специализация – бухгалтер.
В 1995 окончила вечерние компьютерные курсы и получила специальность – оператор ПК.
Специальность: Бухгалтерский учет и аудит
Опыт работы:
06.1995-04.2005 ООО «Мир компьютеров»
Должность: бухгалтер
Обязанности: Начисление зарплаты
Работа с текущими счетами
Профессиональные навыки: Знание программ «Парус», «1С: Бухгалтерия», СПС «КонсультантПлюс»
Адрес: 410040, ул. Топольчанская, д.45/47, кв. 23
Дата составления резюме: 18 мая 2005 года
Для оформления документов какого-то определенного вида (приказа, письма и т. д.) используются определенные реквизиты. При чем, какие именно реквизиты следует оформлять на документах данного вида, и в какой последовательности они располагаются на страницах документа, строго определено стандартом.
Схема оформления большинства организационно-распорядительных документов строится по формуляру-образцу.
Формуляр-образец– это модель построения документа, устанавливающая область применения, форматы, размеры полей, требования к построению конструкционной сетки и основные реквизиты. Конструкционная сетка формуляра-образца определяет зоны расположения реквизитов организационно-распорядительных документов.
Следовательно, из этого, существуют формуляр акта, формуляр протокола, формуляр приказа и т. д. Например, формуляр акта включает следующий перечень и порядок реквизитов:
• акт оформляется на общем бланке;
• гриф утверждения;
• наименование вида документа;
• дата составления документа;
• место составления документа;
• заголовок к тексту;
• текст;
• отметка о наличии приложения;
• подписи членов комиссии, составивших акт;
• фамилию исполнителя и номер его телефона.
РАЗДЕЛ 4
ОСНОВНЫЕ ПРИНЦИПЫ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ
Глава 1. Документооборот
Под документооборотом понимается движение документов в учреждении с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или сдачи в архив. Сюда включают операции приема, распределения, регистрации, контроля исполнения, выдачи справок, формирования дел, предархивной обработки, хранения и использования документов.
От правильной, рациональной организации документооборота зависят быстрота прохождения документа, оперативность решения затронутого в нем вопроса, равномерность нагрузки подразделений и должностных лиц.
Работа с документами предприятия может быть представлена в виде следующей технологической цепочки операций:
• прием входящих документов;
• предварительное рассмотрение (разметка секретарем);
• регистрация документов;
• доклад руководителю о полученных документах;
• принятие решения руководителем;
• направление документов на исполнение;
• контроль исполнения документов;
• исполнение документов;
• формирование документов в дела;
• использование документов в справочно-информационной работе;
• определение сроков хранения документов (передача в архив, дальнейшее использование, уничтожение документов).
Степень совершенства технологической системы работы с документами определяется оперативностью перемещения и исполнения документов и эффективностью обеспечения руководства предприятия документированной информацией.
В документационном обеспечении предприятия можно выделить три основных группы документов: входящие документы (поступающие), исходящие документы (отправляемые), внутренние документы.
Регистрация может проводиться для всех групп документов, прежде всего для входящих документов. Многие предприятия не ведут регистрацию внутренних документов.
Работа по исполнению и контролю исполнения документов охватывает внутренние, входящие документы и только, как исключение, исходящие.
Со стадии формирования дел все группы документов проходят одни и те же операции, кроме входящих документов, которые, за редким исключением, не передаются на архивное хранение.
Для установления единого порядка составления документов и организации работы с ними на предприятии разрабатывается инструкция по делопроизводству, которая содержит образцы правильно оформленных документов и правила работы с ними.
Прием и обработка входящих документов осуществляется секретарем– референтом.
Поступившие документы проходят следующие этапы:
• первичную обработку;
• предварительное рассмотрение, разметку;
• регистрацию;
• рассмотрение документов руководством;
• направление на исполнение;
• контроль исполнения;
• исполнение документов;
• подшивку документов в дела.
Первичная обработка входящих документов заключается в проверке правильности доставки писем. Вскрываются все конверты, за исключением личной корреспонденции (с пометкой «лично»). Затем проверяется правильность адресования вложенного в конверт документа, количество листов документа, наличие приложений к ним. При отсутствии приложений или листов документа ставится в известность отправитель письма и делается отметка на самом документе и в журнале регистрации входящих документов в графе «Примечание».
• Нельзя вскрывать конверты с надписью «лично».
• Составьте акт, если текст документа поврежден или отсутствуют приложения.
• Отправьте один экземпляр акта вместе с полученными документами адресату.
• Перешлите по нужному адресу ошибочно доставленную корреспонденцию.
• Заказные письма принимаются под расписку.
• Проставьте время получения на документе, который имеет надпись «срочно».
Конверты, как правило, уничтожают, за исключением тех случаев, когда только по конверту можно определить адрес отправителя, дату отправки и дату поступления или когда на конверте имеются пометки «конфиденциально», «срочно».
Предварительное рассмотрение входящих документов проводится с целью распределения документов на регистрируемые и нерегистрируемые документы.
На регистрируемых документах проставляется входящий номер, дата поступления документа в организацию.
Далее входящие документы направляются руководителю. Руководителю предприятия передаются на рассмотрение наиболее важные и срочные, из поступивших, документы.
При предварительном рассмотрении выясняется также, не нуждаются ли документы, передаваемые руководителю, в подборе дополнительных материалов: предыдущей переписки, контрактов, нормативных документов и т. д. Эти документы подбираются секретарем-референтом и передаются вместе с входящим документом руководителю предприятия.
Без предварительного рассмотрения передаются по назначению документы, адресованные структурному подразделению или конкретно работнику фирмы.
Руководитель предприятия рассматривает входящий документ и с резолюцией, отражающей его решение и реальные сроки исполнения, направляет исполнителю через секретаря. Секретарь вносит резолюцию в регистрационный журнал. Если в резолюции указано несколько исполнителей, то документ передается первому в списке, который считается ответственным исполнителем.
Исполнитель, работая с документом, готовит ответ, который направляется руководителю на подпись (вместе с сопроводительными материалами, которые использовались при подготовке ответа).
Секретарь (при необходимости) осуществляет контроль за исполнением входящего документа.
Секретарь получает от исполнителя инициативное письмо и помещает его в соответствующее дело для дальнейшего хранения и использования, а ответ направляет адресату.
Отправляемые из фирмы документы называются исходящими документами. Обработка исходящих документов состоит из следующих операций:
• составление проекта исходящего документа;
• согласование проекта документа;
• проверка правильности оформления проекта документа секретарем;
• регистрация документа;
• проверка правильности адресования;
• отправка документа адресату;
• подшивка второго экземпляра (копии) документа в дело.
Проект исходящего документа составляется и оформляется исполнителем, а секретарь проверяет правильность его оформления.
Исходящие документы оформляются в двух экземплярах, за исключением факсов, составляемых в одном экземпляре.
Подготовленный проект исходящего документа передается на подпись руководителю. Вместе с ним могут быть переданы другие документы, на основании которых составлен проект исходящего документа (инициативные письма, контракты, акты, нормативные документы ит.д.).
