Джин Желязны - Бизнес-презентация: Руководство по подготовке и проведению
Используйте текстовые слайды по минимуму, только для того, чтобы показать структуру презентации или ее отдельного раздела и подчеркнуть важные моменты: результаты исследований, выводы, рекомендации, ближайшие действия. Текстовые слайды должны быть краткими — выражайте свои мысли словосочетаниями или простыми предложениями. Например:
Неправильно: Мы предполагаем, что в течение 1–2 лет компания А и компания Б будут конкурировать на одних и тех же рынках продаж, бороться за одних и тех же менеджеров по продажам, поставщиков и потребителей, причем проигравший понесет значительные убытки.
Правильно: Конкуренция между компанией А и компанией Б станет активнее.
По завершении работы над слайдами подготовьтесь к самому совещанию. На каждой странице своего экземпляра слайдов подчеркните или обведите слова, цифры и ссылки, на которые надо будет обратить внимание, и напишите заметки.
Проведение «настольной» презентацииНе забывайте: ваша роль состоит в том, чтобы поддерживать и направлять обсуждение. Поэтому будьте восприимчивы к мнениям участников, избегайте оценочных суждений типа «верно/неверно», внимательно слушайте, создавайте конструктивный настрой и ведите диалог с участниками, а не со слайдами.
Введение
Начиная совещание, станьте частью группы, включившись в разговор, и ищите подходящий момент, чтобы:
1. Достичь согласия относительно цели совещания, что вы должны получить в результате. Помните — повестка дня участников, возможно, отличается от вашей; дайте им время, чтобы высказаться;
2. Отметить, насколько важно совещание для каждого из участников и для обсуждаемого проекта;
3. Выступить с предварительным обзором повестки дня и предложениями по проработке материала. Можно упомянуть и о том, какой вклад вы ожидаете от каждого из участников.
Почти всегда вступление следует делать устно — перед тем, как раздать экземпляры слайдов. Этот подход позволяет сконцентрировать внимание на обсуждении, а не на слайдах, и утвердить вашу роль как ведущего. Кроме того, участники не начнут листать материалы до того, как вы договоритесь о наиболее эффективном плане и методе работы на совещании.
Основная часть
Будьте терпеливы. Помните: вы видели материал до встречи, а другие участники — нет. Сосредоточьте их внимание на том, что хотите им показать. Затем дайте им время прочитать и понять это. Не забывайте, что, в отличие от выступлений стоя, вы не можете указать присутствующим на требующий особенного внимания элемент; придется давать устные советы по просмотру слайдов.
1. Отошлите участников к конкретной странице.
«На странице… на следующих трех страницах…»
2. Объясните элементы диаграммы.
«На вертикальной шкале слева… На горизонтальной шкале внизу…»
«Вверху матрицы я обозначил шесть конкурентов. Слева по вертикали расположены четыре критерия».
3. Объясните, что и как вы выделили.
«Обратите внимание на три цвета: синий означает…»
«Как видите, сплошная красная линия обозначает… в то время как зеленая линия означает…»
4. Отметьте, в чем смысл данного слайда, что он должен иллюстрировать.
«Обратите внимание на диагональную линию из левого нижнего в правый верхний угол».
«Сравните стабильный путь развития вашего конкурента с колебаниями в развитии вашей компании».
5. Обозначьте выводы, которые можно сделать на основе слайда, если это необходимо для достижения вашей цели.
«Таким образом, нам требуется мотивировать торговых агентов, чтобы они искали способы увеличения прибыли».
Или спросите у участников, к каким выводам, по их мнению, можно придти.
«Вы согласны, что это предполагает необходимость изменений в системе стимулирования?»
6. Заканчивайте обсуждение каждой страницы логическим переходом к следующей странице или разделу.
Всегда задавайте все необходимые вопросы и записывайте ответы.
Время от времени можете брать свой экземпляр со стола и указывать на конкретный элемент слайда, чтобы все видели, о чем именно вы сейчас говорите.
Что касается текстовых слайдов, либо зачитывайте их вслух как есть, либо сохраняйте молчание, пока присутствующие сами читают текст.
Иногда вам потребуется заложить страницу карандашом, посмотреть на участников и включиться в дискуссию.
В течение всего совещания сохраняйте гибкость и восприимчивость к обсуждению. Пропустите те детали слайдов, с которыми участники явно согласились. Будьте готовы изменить последовательность пунктов. Перейдите вперед или пропустите тот или иной слайд в ответ на комментарии или вопросы.
Заключение
Как я отметил, цель использования «настольных» слайдов — инициировать взаимодействие. Обсуждение, возможно, будет идти дольше, чем ожидалось. Оставьте достаточно времени для заключительных комментариев, даже если для этого придется пропустить некоторые разделы презентации. Подведите итог дискуссии и заручитесь обязательствами слушателей в отношении:
• Областей, в которых достигнуто согласие.
• Нерешенных вопросов. Особенно это относится к тем вопросам, которые были подняты участниками.
• Следующих шагов. Сюда относится: план действий по решению вопросов, оставшихся открытыми, включая имена людей, с которыми требуется поддерживать рабочий контакт после совещания; источники данных, которые необходимо изучить в дальнейшем; время и место последующих совещаний. Также подтвердите то, что участники договорились сделать.
Как и введение, заключение лучше всего сделать устно, хотя вы, возможно, захотите записать план последующих действий, о которых договорились, на отдельном листе бумаги.
Как вести себя в ходе «настольной» презентацииКак и во время обычной презентации, используйте навыки подачи материала, чтобы создать нужный настрой — уверенность, убежденность и энтузиазм.
• Сядьте прямо; поставьте ступни всей подошвой на пол.
• Сохраняйте зрительный контакт с участниками как можно дольше.
• Используйте жесты, чтобы подчеркнуть свои слова.
• Говорите естественно; общайтесь с аудиторией, а не с раздаточным материалом.
• Будьте восприимчивы к языку тела участников.
Например, если человек сидит ссутулившись, говорите энергичней; если он нетерпеливо кивает, переходите к следующему слайду.
Подведем итог: «настольные» слайды — это интерактивное средство, которое позволяет достичь консенсуса. Цель подобных совещаний — вовлечь участников в дискуссию и побудить их внести вклад в решение обсуждаемой проблемы. Ваша роль заключается в том, чтобы направлять обсуждение к достижению его целей. Суть в том, чтобы обсудить основные тезисы, в то же время внимательно следя за тем, как идет дискуссия.
Указатель
[Отсутствует]
Примечания
1
Antony Jay and Ros Jay, Effective Presentation (London: Pitman Publishing, 1996)
2
Barbara Minto, The Pyramid Principle, Copyright 1998, Barbara Minto International, 19 Cadogan Place, Bell 3, London SWIX 9 SA, England
3
Посетите мой веб-сайт www.zelazny.com
