Эндрю Меллен - Избавь свою жизнь от хлама!
Административный: личное (ящик в картотеке)
Медицинские карточки (папка с файлами):
• Результаты анализов (10.11.1995) (самый давний документ на дне).
• Направление от участкового терапевта (УТ).
• Результаты анализов (02.02.1999).
• Результаты анализов (14.03.2002).
• Направление от УТ.
• Результаты анализов (16.01.2005).
• Направление от УТ.
• Результаты анализов (17.05.2009).
Теперь вы понимаете, что организация бумаг не трудна сама по себе, просто занимает время. Если документ не подшит, будет очень трудно его найти.
Архивация, возможно, не самое интересное занятие, но весьма простое и требует лишь концентрации и внимания к деталям.
Лучшие инструменты архивации
Я немного кривил душой, когда говорил, что не люблю архивировать документы. Я даже нахожу, что это несколько успокаивает: включаю музыку и начинаю разбирать коробку «документов для архивации», пока все не разложу. Здесь принципы «всему свое место» и «подобное к подобному» – ключевые. Они гарантируют, что важные бумаги никогда не будут валяться «без присмотра» и каждый вид документа легко найдется среди себе подобных.
Для архивации рекомендую использовать обычные двухдырные дыроколы и папки-регистраторы или скоросшиватели. Каждый документ крепится поверх предыдущего и хранится в папке. У этих папок есть металлические держатели или разделители. Вы наверняка видели такие папки в кабинетах врачей или адвокатов, хотя обычно у них отсчет идет с конца, а мы будем вести отсчет с начала.
Они бывают разных цветов, а в папках-регистраторах может быть несколько внутренних разделителей. Папки называют скоросшивателями, когда там нет внутренних разделителей, только крепления для бумаг внутри обложки. Регистраторы позволяют классифицировать содержание подкатегории в каждой папке, используя страницы для дальнейшего отделения различных типов документов друг от друга. В зависимости от количества подкатегорий подсчитайте, сколько разделителей (или страниц) вам необходимо.
Например, у вас пять различных кредитных карт, и вам присылают выписки для всех пяти. При использовании одной папки-регистратора с двумя внутренними разделителями (шесть возможных страниц) для хранения всех выписок каждый счет имеет свою страницу в папке.
Папка будет выглядеть следующим образом.
Кредитные карты 20XX (папка с файлами):
• American Express 21000 (страница 1):
▪ январский счет;
▪ февральский счет;
▪ мартовский счет;
▪ и т. д.
• Bank of America 4339 (страница 2):
▪ январский счет;
▪ февральский счет;
▪ мартовский счет;
▪ и т. д.
• Bank of America 7828 (страница 3):
▪ январский счет;
▪ февральский счет;
▪ мартовский счет;
▪ и т. д.
• Chase Continental 4399 (страница 4):
▪ январский счет;
▪ февральский счет;
▪ мартовский счет;
▪ и т. д.
• Discover 6004 (страница 5):
▪ январский счет;
▪ февральский счет;
▪ мартовский счет;
▪ и т. д.
Каждая отдельная страница хранит лишь один конкретный счет, и все выписки расположены в хронологическом порядке от самой старой на дне к самой новой наверху. Теперь, вместо того чтобы перерывать все пять папок в поисках выписки со счета, нужно вытащить лишь одну папку из ящика, и в одной опрятной папке найдутся все пять счетов. Совершенство!
Разработка и применение системы поиска файлов
Теперь займемся разработкой системы архивации. На отдельной странице в блокноте перечислите названия секций (или категорий) для картотеки. Возьмите за образец мою, если хотите.
Отлично. Теперь на отдельных страницах перечисляйте папки (или подкатегории), которые должны храниться в каждой секции. Не старайтесь соблюдать какой-то порядок, пока просто записывайте все в столбик. Когда у вас будут реальные папки с файлами, загрузите их в ящики в алфавитном порядке.
Это не бесполезная работа. Может, она и нудная, зато поможет сосредоточиться и получить удобную в использовании систему архивации. Она также позволит разработать и опробовать различные способы обозначения и организации папок, не тратя напрасно время и деньги на переименование папок и перепечатывание бирок.
Если у вас уже есть некая система архивации, соотнесите имеющиеся папки со списком, составленным ранее. Действительно ли данные папки охватывают все? Или они слишком специализированы?
Хотя совершенного способа обозначения нет, эти подсказки призваны помочь вам.
1. Ищите общее и уникальное в содержании каждой папки.
Принцип «подобное к подобному» подразумевает, что все папки по страхованию должны находиться вместе. Их можно разбить на следующие категории: «Страхование автомобилей», «Медицинское страхование», «Страхование домовладельца». Общее у них то, что они содержат страховые полисы. Используя общие признаки, объединяйте их, а по уникальным признакам разделяйте.
Страхование:
a) авто;
б) домовладелец;
в) здоровье.
Теперь мы знаем, что все они хранятся под буквой С в секции «Страхование», а внутри – в алфавитном порядке.
2. Давайте папкам простые и структурированные имена: категория, год или дата (если нужно), подкатегория, любая дополнительная информация.
Чем конкретнее название, тем лучше. Вместо того чтобы писать: «Наша поездка в Большой каньон с Бобом и Салли 20XX», попробуйте так: «Путешествие: 20XX, Большой каньон (Боб и Салли)».
Мы начинаем с категории «Путешествия». Затем год или дата: 20XX. Затем место назначения – Большой каньон. И любая дополнительная информация: здесь указаны попутчики Боб и Салли.
Старайтесь объединить однородные документы в одну папку.
Вместо того чтобы создавать серию отдельных папок, сделайте так:
Коммунальные услуги: 20XX: вода и канализация.
Коммунальные услуги: 20XX: газ и электричество.
Коммунальные услуги: 20XX: кабельное телевидение.
Коммунальные услуги: 20XX: мобильный телефон.
Коммунальные услуги: 20XX: телефон.
Используйте папку-регистратор с биркой «Коммунальные услуги: 20XX», в которой каждому коммунальному предприятию отведена своя страница. В качестве иллюстрации вернитесь к описанной выше папке «Кредитные карты 20XX».
Обретя уверенность, что на базе общих методов вы разработали логичную для себя систему, отправляйтесь в свой кабинет, чтобы разработать, сформировать и переименовать папки.
Возможно, использование скоросшивателей и дыроколов вас утомляет или отбирает слишком много времени. Но благодаря этой системе вам никогда не придется вытряхивать содержимое папки на пол и перебирать все бумаги. Документ, который вы положили в папку X, больше не найдется случайно в папке Y. Я сэкономил клиентам тысячи долларов и много времени, поскольку всегда настаивал на папках-скоросшивателях. Во-первых, ничего не потеряется, а дополнительное время, посвященное созданию системы регистрации, гарантирует, что вы никогда случайно не засунете документ в неправильную папку.
Если я вас еще не убедил, просто используйте обычные папки с файлами и будьте очень внимательны в процессе архивации. Эта не та работа, которую можно с чем-то совмещать. Хотя она и однообразна, но требует предельной концентрации, чтобы избежать самых простых ошибок. Мне будет не очень-то приятно закончить словами «я же говорил», если в конечном счете невнимательная регистрация повлечет за собой негативные результаты.
Структурные элементы офиса
Мебель
• Письменный стол.
• Офисное кресло.
• Дополнительные стулья и другие сиденья.
• Шкаф-картотека (офисный шкаф).
• Книжные полки.
• Доска объявлений (маркерная доска).
• Держатель для журналов (стеллаж).
• Несгораемый сейф или шкаф.
• Другое.
Папки с файлами
• Картонные простые папки.
• Папки с бумагодержателями.
• Скоросшиватели и папки-регистраторы (мои любимые).
• Другое.
Бумага: белая, формат А4
• Линованная с тремя отверстиями для подшивки.
• Линованная без отверстий.
• Нелинованная с тремя отверстиями для подшивки.
• Нелинованная без отверстий.
• Нелинованная без отверстий цветная.
• Нелинованная без отверстий других размеров.
• Другое.
Канцтовары
• Регистрационный журнал.
• Календарь.
• Лотки для писем (коробки, корзины для сортировки).
• Брошюровщики.
• Обложки для отчетов.
• Ручки (карандаши).
• Маркеры (фломастеры).
• Стикеры или любые листочки для заметок.
• Учетные карточки.
• Скрепки.
• Зажимы для бумаги.
• Пружины для переплета.
• Яркая тесьма.
• Клей-карандаш (ПВА, резиновый клей, жидкий клей).
