Саша Карепина - Искусство делового письма. Законы, хитрости, инструменты
К сожалению, законы рынка суровы. Бизнес должен оставаться рентабельным – если предприятие будет протягивать руку помощи всем нуждающимся, оно само вскоре пойдет по миру с протянутой рукой. От этого проиграют все.
Напрашивается и другая, более язвительная ассоциация: «Если будешь каждому протягивать руку, протянешь ноги», – но для нашего случая она вряд ли подойдет. Слишком явно в ней проглядывает раздражение – а, как известно, если ты сердишься, значит, ты неправ…
Глава 4
Факт наличия и наличие фактов.
Построение эффективных фраз
Допустим, мы четко структурировали наше письмо: все факты разложены по полочкам, в начале дано небольшое вступление, в конце есть яркое заключение. Но достаточно ли этого, чтобы письмо было понятным? Увы, не всегда .
Самая продуманная структура не спасет наш текст, если он будет состоять из таких фраз, как в следующем примере.
Уже сам факт написания мною письма в ваш адрес представляется достаточным и не требующим дополнительных объяснений. Наличие указанного факта может служить основанием для выражения Вами пренебрежения в мой адрес. Однако присутствие у Вас, по крайней мере в небольшом объеме, чувства жалости ко мне позволяет ожидать проявления внимания и сочувствия с Вашей стороны. Первоначально не планировалось посвящать Вас в мои чувства, и при наличии надежды на возможность хотя бы редкого, не чаще одного раза в неделю, Вашего присутствия в нашей деревне вышеуказанного удалось бы избежать.
Вам этот текст ничего не напоминает? Для тех, кто не вспомнил, скажу: вы только что прочли альтернативный вариант знаменитого письма Татьяны Онегину. Факты и порядок их изложения в нем сохранены – изменились только формулировки.
Я к вам пишу – чего же боле? Что я могу еще сказать? Теперь, я знаю, в вашей воле меня презреньем наказать. Но вы, к моей несчастной доле хоть каплю жалости храня, вы не оставите меня. Сначала я молчать хотела; поверьте: моего стыда вы не узнали б никогда, когда б надежду я имела хоть редко, хоть в неделю раз в деревне нашей видеть вас…
Оригинал намного понятнее, но большинство современных деловых писем больше похожи на альтернативный вариант. Судите сами.
Меняется в турфирме процедура приема документов на визу, и ее сотрудник пишет информационное письмо:
Изменение процедуры приема и проверки документов туристов на визу было произведено во избежание проблем с уже оплатившими тур туристами при обнаружении невозможности выдачи им посольством визы.
Хотя то же самое можно написать куда понятнее:
Турагентство изменило процедуру приема и проверки документов, чтобы избежать неприятных ситуаций, когда туристы оплачивают тур, а затем получают от посольства отказ в визе.
Или другой пример. У человека появляется необходимость обосновать изменения в программе обучения водителей, и возникает текст:
С учетом большой удаленности населенных пунктов нашего региона друг от друга и связанной с этим потребности в наличии навыков самостоятельного ремонта автомобиля в полевых условиях, имеется острая необходимость включения в программу обучения водителей занятий по устройству автомобиля.
И этот текст мог бы быть более удобоваримым:
Населенные пункты в нашем регионе расположены очень далеко друг от друга, и водители должны уметь самостоятельно ремонтировать автомобиль в полевых условиях. Поэтому программа обучения водителей обязательно должна включать занятия по устройству автомобиля.
В чем же ошибка? Почему вместо понятных текстов получаются непонятные? Чтобы ответить на этот вопрос, посмотрим внимательнее на структуру предложений в этих текстах.
Чему подлежит подлежащее?
Помните принцип дерева? Тому, кто читает письмо, удобно сначала понять суть, а потом постепенно наполнять эту суть деталями. Этот принцип действует не только для всего письма, но и для отдельных его предложений. Начиная читать предложение, мы первым делом хотим увидеть картину в целом. Нам важно понять, кто главный герой предложения и что этот герой делает.
Из школьного курса русского языка все знают, что о главном герое предложения чаще всего говорит подлежащее, а о действиях этого героя – сказуемое. Подлежащее отвечает на вопрос «кто?», «что?», а сказуемое – на вопросы «что делает предмет (или лицо)?», «что с ним происходит?», «каков он?», «что он такое?», «кто он такой?». Обычно подлежащее выражается существительным, сказуемое – глаголом или прилагательным, и вместе подлежащее со сказуемым называются главными членами предложения.
Вот эти–то главные члены мы и ищем всегда в новом предложении, чтобы понять, о чем речь. А что находим?
Изменение процедуры приема и проверки документов туристов на визу было произведено во избежание проблем с уже оплатившими тур туристами при обнаружении невозможности выдачи им посольством визы.
Турагентство изменило процедуру приема и проверки документов, чтобы избежать неприятных ситуаций, когда туристы оплачивают тур, а затем получают от посольства отказ в визе.
В первом, непонятном варианте подлежащее и сказуемое говорят нам только, что какое–то изменение было произведено. Во втором, понятном – что турагентство что–то изменило, чтобы чего–то избежать, а туристы что–то оплачивают и чего–то не получают.
Попробуем повторить операцию с текстами про обучение водителей.
С учетом большой удаленности населенных пунктов нашего региона друг от друга и связанной с этим потребности в наличии навыков самостоятельного ремонта автомобиля в полевых условиях, имеется острая необходимость включения в программу обучения водителей занятий по устройству автомобиля.
Населенные пункты в нашем регионе расположены очень далеко друг от друга, и водители должны уметь самостоятельно ремонтировать автомобиль в полевых условиях. Поэтому программа обучения водителей обязательно должна включать занятия по устройству автомобиля.
Первый, непонятный, вариант сообщает лишь о том, что имеется какая–то необходимость. Второй, понятный, говорит, что пункты расположены, водители должны уметь, а программа должна включать.
Выходит, что в понятном тексте главные члены предложения рассказывают историю, а в непонятном скрывают ее за обтекаемыми формулировками. В понятном тексте они конкретны, в непонятном – размыты, обезличены, обобщены. В понятном мы пишем, что «жильцы перевозят вещи за свой счет», а в непонятном что «перевозка вещей осуществляется за счет жильцов».
В этом месте меня обычно спрашивают: «А куда отнести вариант «Жильцы ОСУЩЕСТВЛЯЮТ перевозку»?» Хороший вопрос. И чтобы на него внятно ответить, надо вспомнить, что такое глагол. Глагол обозначает действие предмета. И для наших писем будет лучше, если одному действию будет соответствовать один глагол – например, «сделал», «допустил», «принес», «сказал» и т. д. В составном сказуемом «осуществляют перевозку» к глаголу «осуществляют» добавляется довесок «перевозку». Этот довесок забирает весь смысл, оставляя глагол пустым.
Читатель нашего предложения в поисках действия «тянется» за глаголом – и понимает, что жильцы что–то осуществляют. Но что именно? Чтобы ответить на этот вопрос, приходится продолжать поиск, то есть затрачивать дополнительные усилия. Если такие усилия требуются в одном–двух предложениях во всем тексте, не беда, а если в большинстве, то мы опять получаем трудный для восприятия текст. Значит, таких неполнозначных глаголов лучше избегать , чтобы не вносить лишней путаницы и не утяжелять фразы.
Какая же у нас получается программа–максимум? Если нам нужны действительно понятные тексты, то подлежащие и сказуемые в этих текстах нужно делать конкретными и информативными. И если мы говорим о действии, то суть этого действия в сказуемом должен передавать глагол.
Чтобы показать этот принцип в действии, немного перефразируем строчку из знаменитого стихотворения Агнии Барто «Идет бычок, качается».
А какова тогда программа–минимум? Подлежащие и сказуемые в наших текстах в принципе должны быть! Вы не обратили внимания, что во всех наших понятных текстах главных членов предложения больше, чем в непонятных? Вот результаты подсчетов.
Между количеством главных подлежащих–сказуемых и понятностью текста видна явная связь. И неудивительно. Попробуйте разобраться в нижеследующем предложении.
При наличии надежды на возможность хотя бы редкого, не чаще одного раза в неделю, Вашего присутствия в нашей деревне вышеуказанного удалось бы избежать».
Вы, конечно, справитесь с этой задачей, но сначала вам придется продраться через глухой текст, в котором никаких героев и действий нет. И вряд ли вам это понравится.
