Стивен Кови - Фокус: Достижение приоритетных целей
Итак, не будем отрываться от реальности. Ежедневно вы используете все время, которое у вас есть. Ход времени остановить нельзя… Но спасибо вам, что вы открыли эту книгу, чтобы ознакомиться с новым сокращенным курсом по тайм-менеджменту. Хочу все-таки сказать, что выражение «Тайм-менеджмент» – это оксюморон, т. е. это сочетание слов с противоположным значением. Мы, например, часто слышим выражение «“гигантская” или “слоноподобная” креветка». Можете привести еще примеры? «Мыслить по-военному»? Не уверен, что мне пришло бы это в голову, но хорошо, принимается. Я знал одного полковника, который как-то употребил это выражение… Что еще? «Сладкая печаль». «Горькая радость». «Страшно красивый». Как это можно себе представить? «Оглушительная тишина». «Нагреватель для горячей воды». На самом деле, если вода уже горячая, то зачем ее нагревать? Хорошо. Посмеялись и идем дальше. Да, тайм-менеджмент – это не вид деятельности, а скорее организация своей деятельности в рамках отпущенного на нее времени. Поговорим не о нем, а о том, как его можно использовать. Главное – определиться со своими пожеланиями. Я решаю, что буду делать, а время для этого нахожу потом. Правильно используя время, можно сделать жизнь гармоничной и добиться успеха в различных сферах. Теперь мы поговорим о том, что конкретно можно сделать. Рассмотрим некоторые полезные принципы, приемы и средства.
Речь пойдет об общем подходе, об имеющихся перспективах. Недостаточно просто прочитать эту книгу. Важно утвердиться в намерении применять полученные знания в жизни. Если в течение трех ближайших недель вы будете использовать приемы, о которых узнали из книги, и проведете своего рода трехнедельный эксперимент, обещаю, что вы ощутите явный рост личной и профессиональной эффективности. Ваши усилия скажутся не только на работе, но и на всех других сферах жизни, которые вам хотелось бы улучшить. Маленькое примечание: все это произойдет, если вы действительно будете делать то, о чем прочитали. Фактически ваша внутренняя работа начнется, когда вы закроете эту книгу. Она должна помочь вам делать то, что вы делаете.
Помните о лишнем часе в сутках, который нам подарили ученые? Один час каждый день – это семь часов в неделю, 28 или даже 31 час в месяц, 365 часов в год. Получается около девяти 40-часовых недель. Подумайте о 365 часах, которые можно использовать. Смогут ли они что-то дать? Сказаться на эффективности проектов, их планировании и качестве выполнения? Станете ли вы успешнее работать, если в сутках прибавится этот час? Конечно!
Но у нас его нет. Вам это известно, правда? В сутках по-прежнему только 24 часа. Однако, улучшая качество решений и делая то, о чем вы прочитаете в нашей книге, вы почувствуете, что лишний час у вас появился. Вечером, вспоминая прожитый день, вы испытаете большее удовлетворение… «То, что было сделано, соответствовало моим основным целям, как профессиональным, так и личным. Я достиг гармонии в жизни…» Вы сможете испытывать это чувство каждый день, каждую неделю. А я покажу, как этого добиться.
Пусть следующие три недели дела будут идти действительно успешно. Вы осуществите намеченное. Вы на самом деле будете чувствовать, как все хорошо на работе и в жизни. Предложите какие-нибудь слова, чтобы описать это состояние. Давайте их запишем.
«Гордость»… Высокая самооценка… Очень хорошо. «Радость от сделанного»… Приятно потом расслабиться?.. «Чувство, что контролируешь ситуацию»… Никто не сказал об удивлении… «Нечто хорошее»… Подходит. Наверное, что-то подобное мы будем ощущать, когда заставим новые приемы работать на нас.
Возвращаюсь к сказанному ранее: как этого добиться? На страницах нашей книги я смогу только поделиться с вами действительно важной информацией. Однако настоящий ключ к успеху – это то, как вы поведете себя в следующие три недели.
Нам нужно обсудить три основных вопроса. Первый – это «Матрица управления временем». Такая схема помогает лучше представить, на что мы тратим свое время. Кроме того, с ее помощью можно научиться грамотно его использовать. Поняв ход своих мыслей, мы пронаблюдаем их воплощение в действии. Для этого поработаем еще с одной схемой. Мы назвали ее «Пирамида эффективности». В ней четыре уровня. Немного поговорим о каждом. Вам нужно хорошо их прочувствовать…
Базовый уровень в основании пирамиды – это «Ценности», которые управляют нашим поведением. Далее идут «Цели», которые мы перед собой ставим, и «Планирование недели». Самый верхний ярус – «Планирование дня». Этими вопросами мы займемся в первую очередь.
Затем речь пойдет о системе планирования и использовании различных вспомогательных средств. Мы поговорим о записях на бумаге, и я покажу, как это делать. Мы также обсудим, как использовать компьютерную программу Outlook Express и карманный компьютер. Важно понять, как работать с различными инструментами планирования одновременно. Поэтому мы поговорим об органайзере, карманном компьютере и некоторых программах ПК как единой системе средств организации времени. Важны их интеграция, согласованное использование, а не работа с каждым инструментом в отдельности. Нужно почувствовать, как их можно применять в комплексе, а не просто выбрать подходящее средство.
Следующий вопрос – поступающая информация. Как я работаю с электронной почтой? Еще недавно такого рода переписка была проблемой. Сегодня же она является основным средством общения… Поговорим и о голосовой почте.
Существует еще две проблемы: когда мы отвлекаемся или переносим дела на другой срок. Нас огорчают непредвиденные разговоры. Иногда же мы сами откладываем выполнение какого-то задания, пусть даже только до следующего дня. Мы также поговорим о росте эффективности – качественном и количественном. Нужно работать над стилем мышления, сосредоточившись в первую очередь на собственных установках в отношении организации времени.
Матрица управления временем
Итак, перейдем к нашей главной теме. Сначала – два определения. Что такое «важное» и что такое «срочное»? Нужно отличать одно от другого. «Важное» – это то, что имеет значение, влечет за собой серьезные последствия, т. е. нечто весомое, ответственное, значительное. «Срочное» – это просто то, что давит на нас и принуждает к немедленным действиям. Итак, к важным относятся дела, которые действительно нужно сделать, а к срочным – те, что лишь представляются таковыми. Кажется, что это «нужно» сделать, даже если для нас это не важно.
Попробуем разграничить важное и срочное. Давайте посмотрим на матрицу управления временем (далее для краткости я буду называть ее просто матрицей времени). Эта схема помогает понять, как мы принимаем решения. Как видите, вся деятельность человека разбивается на четыре четверти, или квадранта: «Срочные дела»; «Не срочные»; «Важные дела»; «Не важные дела» (рис. 1).
Рис. 1. Четыре квадранта, из которых состоит матрица управления временем
Обратите внимание на левый верхний квадрант, в который попадают дела «срочные» и «важные», т. е. приводящие к определенным последствиям. Мы чувствуем, что их нужно сделать поскорее. Попробуйте привести примеры из своей жизни: что было для вас одновременно неотложным и важным. Правильно: поменять мокрую пеленку… Что еще? Например, звонит телефон. Вам еще неизвестно, насколько это важно, но ответить нужно немедленно… Мы не узнаем, насколько этот разговор для нас важен, пока что?.. Да, пока не поднимем трубку. Обратите внимание: этот разговор может попасть в любой из четырех квадрантов. Все зависит от ситуации… Что еще? Отчеты, которые нужно готовить, особенно если кто-то может позвонить вам и сказать: «Мерилин, принесите необходимые бумаги через пять минут». Не знаю, кто мог бы потребовать от вас такое; но, надеюсь, что вы сами так не делаете… Хорошо; еще несколько примеров из вашей жизни или работы… Что вы скажете по поводу техники? Например, компьютеров, которые вечно ломаются… Это и важно, и срочно.
Итак, эти примеры мы запишем в квадранте № 1, где совместились необходимые и срочные дела. Назовем его «Необходимость». Некоторые допускают ошибку, считая такие дела «плохими». Но они необязательно «плохие»; это просто жизнь.
Под квадрантом № 1 расположен квадрант № 3. Сюда попадают дела «срочные», которые в то же время нельзя назвать «важными». Нам только кажется, что их нужно сделать срочно. Сравните их с делами из квадранта № 1. Можно ли их считать одинаково необходимыми? Что происходит с вами в течение дня из того списка дел, которые должны попасть в квадрант № 3? Да, собрания… Вы не знаете, сколько это займет времени; вы сидите и говорите себе: «О господи, что я здесь делаю?» Что еще? Какие-то задания, которые начальство требует с пеной у рта, хотя от них мало что зависит.
Назовем квадрант № 3 «Разочарования». Почему? Да потому, что какие-то дела вы считаете неотложными просто потому, что в данный момент вам так кажется.
