Сергей Готин - Логико-структурный подход и его применение для анализа и планирования деятельности
• Продолжая заполнять таблицу таким способом, вы перенесете в нее все расходы. В конце вы проставите сумму «Итого» по столбцам 3-7 и получите сумму, которую вкладывает каждый из источников в финансовом или нефинансовом виде, а также сумму, которую вы намереваетесь попросить у донора (колонка 3).
В результате получится простая и наглядная таблица, по которой любой заинтересованный человек сможет определить, на что пойдут деньги донора (колонка 3), сколько стоит каждый из ресурсов (колонка 8), кто еще «скидывается» на этот проект
– цифры в колонках 4-7. При этом он легко оценит свой собственный вклад в проект относительно общей суммы по колонке 3, и общую стоимость проекта – цифру в колонке 8, а также вклад других партнеров – колонки 4-7.
В ЧЕМ ЗАКЛЮЧАЮТСЯ МАЛЕНЬКИЕ ХИТРОСТИ И БОЛЬШИЕ ПРОБЛЕМЫ?
Повторимся еще раз: у каждого донора свои требования к составлению бюджета. Тем не менее, попробуем сформулировать некоторые, достаточно общие правила, которые позволят вам представить предварительный бюджет в достойном и наглядном виде.
1. Обязательно укажите в начале бюджета валюту, в которой ведется расчет, а также курс в валюте донора, если она не совпадает с вашей. Тот факт, что вы привыкли считать бюджет в долларах США или юанях, может являться очевидным не для всех.
Помните, что такая валюта, как доллар, существует не только в США, а фунты бывают не только в Великобритании. Напоследок – маленькая задача «для сообразительные»: в скольких государствах, когда-то входивших в состав СССР в качестве республик, национальная валюта называется «рубль»?
2. Постарайтесь логично сгруппировать статьи бюджета так, чтобы общая таблица не содержала более чем 10-15 бюджетных статей. Донора не будет интересовать количество шариковых ручек, которые вы приобретаете в рамках проекта, если рядом стоит бюджетная линия «автомобиль». Кроме того, бюджет из 200 статей сложно читать. Объедините группы расходов и назовите их общим словом: «канцтовары», «транспорт», «зарплата», «оборудование» и т.д. Часто правила группирования
предоставляет донор, в любом случае, стоит уточнить наличие таких требований.
3. Если какая-то бюджетная статья получилась крупной, неплохо приложить к бюджету таблицу, составленную в том же формате, что и бюджет, и расписать эту статью в деталях. Таким образом, в основном бюджете будут указаны общие суммы
– например, на канцтовары, а в приложении будет расписано, сколько шариковых ручек вам подарили, а сколько блокнотов вы собираетесь приобрести за средства донора. Если последний заинтересуется деталями – он посмотрит приложение.
4. Очень хорошо, если вы умеете пользоваться компьютерной программой электронных таблиц, например Microsoft® Exel. Если не умеете – обязательно научитесь! Тогда суммы и итоговые значения из детальных бюджетов и приложений легко собрать в общий бюджет, а сами они, что очень важно, будут рассчитываться автоматически. Такой расчет, в свою очередь, исключит ошибки и облегчит внесение изменений в бюджет. Указывайте в бюджете, в том числе и в его нефинансовой части, реальные суммы расходов на основе анализа рыночной стоимости товаров или услуг. Не старайтесь увеличить собственный вклад в проект за счет выбора более дорогих поставщиков товаров и тому подобных действий – наверняка донор произведет выборочную проверку указанных цифр, и вы попадете в неловкое положение, объясняя, почему вы покупаете такие дорогие тетради для проведения тренинга.
5. Включая в бюджет, например, использование офисного оборудования, вы должны указать стоимость его использования для проекта, а не стоимость оборудования.
Например, для проекта необходимо использовать 1 компьютер в течение в среднем 5 дней в месяц. Укажите стоимость использования компьютера в течение 5 дней, а не стоимость покупки нового компьютера. Ваш бухгалтер легко предоставит вам такой расчет. Или оттолкнитесь от простой оценки: в году 200 рабочих дней, гарантийный срок эксплуатации компьютера – 1 год, стоимость 1000$. Таким образом, стоимость 1 дня эксплуатации компьютера составит около 1000/200/1=25$, соответственно, 5 дней эксплуатации компьютера будет стоить 125$, а не 1000$. Нам приходилось видеть бюджеты, в которые в качестве нефинансового вклада указыталась стоимость офисные помещений, строительства дороги к социальному центру, автомобиля руководителя и т.п.
6. Оценивая нефинансовый вклад, сравнивайте оценки с рыночным предложением.
Например, если стоимость аренды компьютера на 5 дней в примере из предыдущего пункта составляет 50$ (что, согласитесь, меньше, чем рассчитанные 125$), то, возможно, стоит арендовать компьютер на стороне, а не использовать собственный?
7. Теперь, забегая вперед, скажем несколько слов об отчетности. Помните, что для подготовки отчета вам необходимо будет иметь подтверждающие документы на финансовый вклад согласно действующему законодательству – чеки, накладные и тому подобные документы. Причем правилом хорошего тона (а в большой части организаций – обязательным требованием) является предоставление отчета по всем видам финансовых вкладов всем без исключения донорам, участвовавшим в финансировании проекта: это соответствует принципу прозрачности и демонстрирует ваше ответственное отношение к партнерам.
8. Часть доноров может потребовать независимого аудита, а в случае международного финансирования – проведения его в соответствии с международными стандартами финансовой отчетности. Во-первых, вы должны помнить, что аудит должен покрывать весь финансовый вклад. Во-вторых, стандарты бухгалтерского учета в вашей стране могут отличаться от международных. В-третьих, стоимость аудита нужно будет также включить в бюджет: в случае международного аудита он может оказаться достаточно дорогим, особенно если потребуется перевод учетных документов в международные стандарты.
9. Не забудьте о расходах, которые у вас появятся в процесс получения и использования финансовых средств: налоги, НДС, банковские расходы, курсовые разницы и потери на конвертации валют, налоги на заработную плату и отчисления в фонд социальной защиты, налоги на имущество и т.д. Также стоит помнить о таких источниках доходов, как банковские проценты, которые могут появиться в крупных проектах.
10. В процессе реализации проекта вы наверняка столкнетесь с изменением тех или иных цен, курса валюты и тому подобными изменениями. В результате ваш бюджет и реальное его выполнение будут отличаться. Уточните у донора его политику относительно изменений в бюджете: обычно отклонения в размере не более 5-10% от величины бюджетной статьи считаются незначительными при условии сохранения общих цифр бюджета. Иными словами, вы можете перенести часть средств с одной статьи на другую (например, с канцтоваров на транспорт), однако не можете запросить увеличение общей суммы финансирования. Также большинство доноров позволяют резервировать несколько процентов бюджета на так называемые «прочие» или «непредвиденные расходы» – этим также полезно пользоваться.
