Эрин Доланд - Упрости себе жизнь
Названия папок и файлов на компьютере
Создавая новую цифровую файловую систему, сохраняйте отсканированные документы в виде файлов с описательными именами, отражающими дату, название проекта и категорию. Это облегчит поиск нужной информации в дальнейшем. Рассмотрим пример.
080 507-boyd-evernote.txt
Этот документ опубликован 7 мая 2008 года в виде поста (сообщение в блоге или интернет-дневнике) Стоу Бойда (известная в Интернете личность — «социальный философ и вебтрополог», как он сам себя называет) о программном обеспечении Evernote. Какой бы стиль имен файлов вы ни избрали, неизменно придерживайтесь его (признак 6). Мне нравится система, использованная в примере, потому что она позволяет отыскивать документ тремя способами — по дате, имени автора и содержанию. В моей работе дата публикации сообщения отличается от времени его создания, но важна для нас именно первая. Если же вам нужна только дата создания, можете ограничиться ее кодом в начале имени файла, поскольку она сохраняется автоматически как его часть.
Во многих системах управления документами предусмотрена возможность тегирования (сопровождения данных тегами, или «ярлыками»). Это означает, что в документ вводятся несколько ключевых слов, которые не появляются в тексте на странице, но именно по ним его можно отыскать, а также создавать взаимные ссылки между разными файлами. Тегирование особенно полезно при работе с изображениями и другими нетекстовыми файлами.
Также рассортируйте цифровые файлы по тем категориям, которые вы использовали в ходе планирования. Вероятно, вам придется некоторые из них разбить на подгруппы (папки нижележащего уровня), отражающие ваш рабочий процесс. Фантастически удачным примером такой систематизации я считаю схему, построенную Брайаном Киффером, одним из учтивых программистов сайта unclutterer.com. На своем компьютере он организовал папки для каждого клиента (одна из его категорий), при этом каждая из них содержит три папки нижележащего уровня: «Активы», «Инкубатор» и «Проекты». В «Активах» находятся логотипы, корреспонденция и лицензионная информация по программному обеспечению, которое использует данный клиент. Папка «Инкубатор» предназначена для хранения идей и исследований, имеющих отношение к клиенту, но без деталей конкретных проектов. А вот в «Проектах» каждая папка нижележащего уровня имеет описательное название и содержит подпапки «Активы», «В работе» и «Завершенное». Например, в папке «Проекты» находится папка «Борцы с хламом», где собрана вся работа Брайана Киффера для нашего сайта.
Вы непременно обнаружите, что порой вынуждены работать с документами или файлами, не требующими длительного пребывания в вашем компьютере. В данном случае как нельзя кстати окажется папка «Временные» в каждом «Проекте». Установите периодичность ее чистки. Например, выделяйте на это пять минут в конце каждой рабочей недели. Следите за тем, чтобы файлы не задерживались в ней на неопределенное время, в установленный срок обязательно открывайте их и решайте, что с ними делать дальше.
Выше я уже говорила об одной очень полезной возможности цифровой файловой системы: один и тот же документ может появляться в разных местах. Такие ссылки легко создать, поместив ярлыки или псевдонимы в папки, которые не являются основным местом расположения файла. Вообще, ярлыки — самый удобный и одновременно наименее используемый организационный инструмент для незахламленного компьютера. Допустим, у вас есть проект, требующий применения логотипа клиента. Конечно, можно создать его копию, но в таком случае вам придется всякий раз при внесении в логотип изменений обновлять оба файла. Вот почему лучше поступить по-другому: для файла логотипа создать ярлык и поместить его на рабочий стол компьютера. Теперь один и тот же файл присутствует в двух местах одновременно.
Для создания ярлыка щелкните правой кнопкой мыши по файлу (для пользователей компьютеров Macintosh — щелкнуть мышью, одновременно удерживая клавишу «Control» или «Ctrl»). При этом на ПК Мае откроется выпадающее меню, в котором надо выбрать пункт «Создать псевдоним». Далее можете перетащить созданный псевдоним в любое место на вашем ПК. На компьютерах PC указывают пункт «Создать ярлык», а затем аналогичным образом перетаскивают его в нужное место.
Если вам не нравится использовать иерархическую файловую структуру или вы хотите повысить скорость доступа к информации, то лучше установить на компьютере поисковую машину для цифровых файлов.
Организация старых систем
Если у вас на компьютере есть масса старых файлов, сбросьте их все в папку «Архив». Это позволит начать все сначала, не потеряв старых данных. Если вдруг они вам понадобятся, у вас всегда будет к ним доступ, но в то же время они не помешают вам создавать новую файловую структуру. Когда же последняя заработает, вы сможете в свободное время рассортировать архивные файлы. Если же в вашей бумажной картотеке получился настоящий винегрет из старых папок и учетных карточек, то стоит их упорядочить, отсканировать и поместить уже в цифровом формате в новую компьютерную систему.
Защита системы
Упорядочив все свои документы, создайте резервные копии цифровых данных. Если в вашем в офисе есть локальная компьютерная сеть, то узнайте в отделе информационных технологий, не сделали ли они уже их сами. Если же вы работаете на дому или управляете собственным бизнесом, или просто хотите подробнее узнать, как делать резервные копии, то продолжайте читать этот раздел.
Жесткие диски имеют плохую привычку «умирать», и обычно это происходит в самый неподходящий момент. Чтобы не потерять данные, создавайте их резервную копию в двух местах — в онлайн-хранилище и на внешнем накопителе. Вы в полной мере осознаете достоинства первого метода, если пожар или какое-нибудь стихийное бедствие уничтожит ваш офис вместе с компьютером и подключенным к нему внешним носителем. Чтобы обеспечить безопасность, зашифруйте данные перед их загрузкой в Сеть. (Узнайте в ИТ-отделе компании, не нарушаете ли вы корпоративную политику, используя онлайн-резервирование.) Также не забудьте передать свои логин, пароль и ключ шифрования какому-нибудь доверенному лицу или в отдел кадров для помещения в ваше личное дело.
Что касается второго метода, то у меня к компьютеру постоянно подключен внешний накопитель, и я каждый вечер выполняю перекачку информации. Эта резервная копия нужна для быстрого восстановления данных на ПК, если я нечаянно удалю их в течение рабочего дня, а также на случай выхода из строя винчестера. Одновременное применение двух методов резервного копирования практически полностью исключает потерю важных цифровых данных.
Домашние задания существуют не только у школьников
Вернувшись домой и впервые насладившись порядком в прихожей, вы, я надеюсь, испытали прилив радости и облегчения после долгого трудового дня. Благодаря новым правилам, которым вы теперь следуете, переступив порог дома, в ваше жилье больше не проникают всевозможные рекламные рассылки и прочий хлам, и к тому же вы заранее готовите себе условия для легкого и беспроблемного выхода из квартиры в следующий раз. Вам больше не придется, опаздывая на работу, метаться по всем комнатам в поисках ключей. Вы уже никогда не будете выгребать из рюкзака ребенка испортившиеся бутерброды и не услышите, как гремит в стиральной машине забытая в карманах одежды мелочь. Но этот ритуал, выполняемый по возвращении домой, — лишь прелюдия к более спокойной, без стрессов, жизни. Сегодня вечером вы внедрите очередные правила, которые еще больше упростят и сделают комфортным ваше пребывание дома. Работа, запланированная на вечер вторника, призвана превратить вашу квартиру в место, куда хочется возвращаться.
Когда вы приходите вечером домой, вкусный ужин и просмотр телевизионных передач кажутся вполне заслуженной наградой после целого дня сканирования, уничтожения ненужных бумаг, сортировки документов и создания новой картотеки, — то есть всего того, чем вы занимались во вторник в офисе. Так что понятно, что вам банально хочется отдохнуть. Но поверьте, если каждый вечер вы будете выделять всего тридцать минут на рутинные домашние обязанности, наградой вам станут почти свободные выходные, когда вы сможете в полной мере отдохнуть и заняться тем, чего душа пожелает. Вам не придется тратить уик-энд на стирку, мытье горы посуды и генеральную уборку квартиры.
Создание сигналов
Я знаю учителей, которые, чтобы успокоить расшумевшихся учеников, на короткое время выключают, а затем включают свет. Когда в общественном месте раздается сирена пожарной сигнализации, люди покидают здание. Когда на светофоре загорается красный свет, водители жмут на тормоза. Сигнал — это первый этап условного рефлекса, который дает команду мозгу выполнить определенное действие. Я обнаружила, что специально созданные сигналы чудесным образом склоняют меня взяться за работу по дому.
