Светлана Бестужева - Институт благородных читателей
Если вы - новый начальник, то должны представиться своим подчиненным сами. Краткие характеристики сотрудникам должен дать ваш заместитель.
Следует быть открытым в общении, держаться уверенно, быть корректным, внушать симпатию. Американские исследования в области менеджмента показали, что идеальный руководитель должен быть:
твердым, но одновременно гибким;
серьезным, но с чувством юмора;
дружелюбным, но уметь держать дистанцию;
преданным своему делу, но не терять головы при успехах и поражениях;
мечтательным, но с сильно развитой волей;
готовым идти на риск, но основательно все досчитывать.
Добавлю уже от себя: считается дурным тоном делать замечание одному подчиненному в присутствии других. Для этого и существует небольшой кабинет начальства, куда он может (и должен) вызывать по мере надобности своих сотрудников.
Когда руководитель входит в отдел, он всегда здоровается первым. Сотрудники отвечают но не встают. В идеале подчиненные при встрече должны первыми приветствовать своего начальника. Но если вы - мужчина вы просто обязаны приветствовать первым женщину и мужчину намного старше себя. Кроме этого, вы должны пропускать женщину при входе в лифт, на лестнице, помочь открыть дверь и так далее. Раньше считалось хорошим тоном снимать шляпу в лифте, если там находятся или входят туда женщины, но то ли правило устарело, то ли шапки носить стали реже. А жаль: красивый был обычай. Помните, в фильме "В джазе только девушки" все бандиты как один снимают свои шляпы, при появлении двух переодетых женщинами музыкантов.
Если с одним из сотрудников у вас дружеские отношения, не следует это подчеркивать. Начальство не склонно поощрять дружбу на работе, так как она, по их мнению, отвлекает сотрудников от прямых обязанностей. Наверное, они правы, да и не слишком тактично обсуждать с другом тему предстоящей рыбалки в присутствии других сотрудников.
Но вот свершилось: вы прошли собеседование и вас приняли на вожделенное место работы. Вас, как нового сотрудника, должен представить руководитель или начальник отдела кадров. Если это не сделано, что в принципе совершенно неправильно и недопустимо, можете сами представиться коллегам, но это уже крайняя мера. В любом случае, показать вам рабочее место должен ваш непосредственный начальник. В первое время лучше больше слушать и меньше говорить о себе. Не следует первому проявлять инициативу.
Женщина-сотрудник - явление столь же распространенное, сколь с парадоксальное. С одной стороны, являясь равноправным партнером, женщина в то же время не перестает быть женщиной. Об этом следует помнить. Мужчины должны соблюдать все правила приличия по отношению к женщине-сотруднице (пропускать вперед, встречая в дверях или у лифта, первыми приветствовать и так далее), но они не должны выполнять за нее часть работы. Мужчины также могут разговаривать с женщиной-сотрудницей, не вставая со своего места, но ни в коем случае не разваливаясь при этом в кресле и не укладывая ноги на стол. Такое возможно только в американских боевиках, да и то - не самых умных.
Иногда мужчины пользуются своим служебным положением: сексуальные домогательства со стороны начальника не так уж редки. Как же поступать женщине в таком случае? Самое главное - это быть максимально вежливой. Разговаривая с начальником, не забывайте, что ваш тон должен быть нейтральным. Помните, что информацию о вас несут не только слова, но и жесты, поза, выражение лица...
Никогда не забывайте о дистанции. Вы должны находиться друг от друга на расстоянии одного-двух метров. Если ваш начальник не соблюдает эту дистанцию и при разговоре начинает приближаться к вам, постарайтесь немного отступить назад или в сторону так, чтобы это не вызвало подозрения или раздражения. И еще: женщины склонны к бессознательному кокетству, что мужчины расценивают вполне однозначно с выгодой для себя. Поэтому бдительность, бдительность и еще раз бдительность! И помните о том, что "служебный роман" - это в жизни не только признак чрезвычайно дурного тона, но и причина массы проблем и осложнений. Оно вам надо?
В наш век ультрамодных личных сотовых телефонов незаменимым другом и помощником остается старый рабочий телефон. Кто, как не он, выручит вас в трудную минуту, сократит длинный рабочий день или вызволит из кабинета начальника. Самое же ценное качество рабочего телефона - это его безвозмездность. Сколько по нему не говори, в вашем кошельке от этого не убавится.
Специалисты рекомендуют запомнить несколько правил общения по служебному телефону.
Надо помнить, что рабочий телефон не следует использовать для продолжительных личных разговоров.
Только в исключительных случаях можно воспользоваться телефоном в личных целях.
Если телефон находится в комнате, где работают несколько человек, говорить по нему надо приглушенным тоном, чтобы не мешать остальным сослуживцам.
Если вы чувствуете, что разговор затягивается и ваш собеседник на "том конце провода" не торопится прощаться, вы должны сами закончить разговор, тактично объяснив ему, что телефон нужен другим сотрудникам.
Оказавшись невольным свидетелем приватного разговора, не задавайте вопросов по поводу его содержания, даже если вам очень любопытно.
Если вы первым взяли трубку и согласились позвать к телефону вызываемого сотрудника, не спрашивайте, кто звонит, конечно, если вы - не секретарь и это не входит в ваши обязанности.
Если вы по ходу работы должны общаться с клиентами, то помните, что к ним нужно относиться с еше большим уважением и тактом, чем с коллегами или даже начальником. В конце концов, именно от них зависит наличие у вас работы, именно они приносят фирме прибыль и следовательно, нужно накрепко усвоить, что это они вам нужны, а не наоборот, и что существует такая малоприятная штука, как конкуренция. Следовательно, к каждому человеку, приходящему в ваше учреждение, нужно проявить максимум уважения и готовности помочь, тем более если это входит в ваши непосредственные обязанности.
Выслушивать клиента надо терпеливо, даже если вам непонятно, чего он хочет, поскольку очень возможно, что именно вы ему это и расскажете. Другими словами, нужно, чтобы клиент остался доволен работой вашей фирмы и не только сам начал к вам наведываться, но и рекомендовать вас своим знакомым и друзьям. Такая репутация дорогого стоит - дороже самой "крутой" рекламы.
Перед тем как расспрашивать клиента, надо предложить ему сесть, вручить свою визитную карточку (не удивляйтесь, есть люди, которые патологически не запоминают со слуха имена и фамилии и испытывают от этого огромную неловкость). И вот уже после этого начинать деловой разговор.
Кстати о визитных карточках, которые теперь есть у любого уважающего себя человека. Беда заключается только в томя. Чтоь далеко не все отчетливо понимают, что с этой карточкой делать и просто раздают направо и налево. А это совершенно неправильно, поскольку, дав свою визитку, вы уже как бы анонсируете и обязательное продолжение каких-то действий с вашей стороны.
Тут необходимо сделать небольшое историческое отступление:
Первые визитные карточки появились в Китае в эпоху расцвета Сунской культуры. Они получили широкое распространение во Франции во время правления Людовика XIV. В XVIII веке каждый французский дворянин имел по несколько разных видов визиток.
Форма, цвет, формат визитной карточки должны были отвечать определенным правилам. Так, параметры визитки строго отражали социальное положение хозяина. Каждая новая визитка становилась все больше и пышнее предыдущей.
К концу XIX века резко меняется функциональное назначение визитной карточки. В моду входит деловой стиль, и визитки выполняют строго информативные функции. На них указываются фамилия, титул, род занятий и точный адрес владельца. В наше время визитная карточка вручается человеку, с которым хотят познакомиться поближе или собираются продолжить деловые отношения.
Сейчас предпринимателю рекомендуется всегда иметь при себе не менее десяти визитных карточек. На стандартной визитной карточке печатается прописным шрифтом фамилия, имя, отчество; строчными буквами - должность. Указывается адрес фирмы и телефон, иногда телекс и факс.
На некоторых визитках указывается только адрес и телефон фирмы - это так называемые карточки фирмы. При знакомстве первым вручает визитную карточку тот, чей ранг или чье должностное положение ниже. Если партнеры занимают приблизительно одинаковые должности, то первым визитку должен вручить младший по возрасту. Если и должность возраст одинаковы, то большого значения не имеет, кто первым вручит визитную карточку.
Во время деловой встречи с иностранными партнерами в вашей фирме первыми должны вручить визитную карточку вы. Когда вы находитесь за рубежом, то первыми визитные карточки вручают ваши партнеры.
